Pytanie dotyczące postępowania z dużymi plikami w EZD

[Grzesiek]

Mam pytanie do osób pracujących w systemie EZD zwłaszcza w tzn. podlaskim:

Jakie pliki uznajecie za zbyt duże, żeby je umieszczać w systemie? Tutaj mogą być różne ograniczenia np. związane z bazą danych. Chodzi mi jednak o takie zwykłe codzienne postępowanie. W instrukcjach kancelarycjnych dla systemów EZD są zapisy dotyczące postępowania np. z plikami na nośnikach, które nie są odwzorowane w EZD, w takiej sytuacji w systmeie jest zapis o miejscu skłądownia nośnika w składzie nośników itd. Zasadę znam Pytanie jak określić tę wielkość, od której takich plików nie opłaca się pakować do systemu i jak to regulujecie....

z góry dziekuję za sugestie.

[Paweł z ...]

Pytanie jak określić tę wielkość, od której takich plików nie opłaca się pakować do systemu i jak to regulujecie....

Chyba raczej jest tendencja by wszystko pakować do EZD, bo to się bardziej opłaca Jak nie zapakujesz to musisz to przechowywać na osobnym nośniku lub w innym miejscu serwera, po 5 latach przegrywać na drugi nośnik itp.
Wielkość rzecz względna o jakich wielkościach myślisz?

[Grzesiek]

Pliki o wielkości 60-80 MB - korzystamy z dużej ilości akt przesyłanych przez inne jednostki - akta są zeskanowane w dość wysokiej rozdzielczości (jak na dokumenty do zapoznania się rzecz jasne bo nie są to kopie do archiwizacji) i dość obszerne stąd wielkości plików....
Wiem, że można by popracować nad ich optymalizacją i chciałbym w tym kierunku iść ale to nie do końca zależy ode mnie. Ponadto jeśli to będzie tak wyglądało, że wszystkie pliki trafią do mnie celem optymalizacji (a jest takie niebezpieczeństwo ) to ja dziękuję .

[Paweł z ...]

Pliki o wielkości 60-80 MB

a myślałem, ze chodzi o jakieś filmy liczone w GB.  Ja bym się zastanawiał gdyby chodziło o coś większego. Pytanie gdzie leży problem. W pojemności Waszych serwerów? Jeśli tak to niech informatycy oszacują ile mogą przeznaczyć na pliki z EZD. A może obawiasz się, że sprawy w EZD nie będą się otwierały?
Jeżeli dopiero zaczynacie z EZD to ja bym się wstrzymał z decyzjami np. na pół roku i po tym czasie zbadał ile jest takich plików i czy to rzeczywiście jest problem, żeby sobie zaprzątać tym głowę.
Ja nie przypominam sobie bym słyszał o takim problemie w którymś z urzędów.

[Marcin Buczek]

W przypadku dużych plików cyfrowych mamy coś takiego jak SIND P/N (Skład Informatycznych Nośników Danych Pełny/Niepełny) zawsze tam można umieścić płytki z tego typu plikami a urzędnik zawsze może sobie zamówić ze składu płytkę do wglądu. Dla przykładu swego czasu nasz dyrektor został koordynatorem z ramienia NDAP roku Jana Długosza przez co większość AP zaczęło przysyłać do nas skany w formacie TIFF materiałów związanych z osobą lub powiązanych wydarzeń. Często płytki DVD z GB skanów więc skorzystaliśmy z tej możliwości i umieściliśmy je w SIND N. W pierwotnej procedurze użytkowania systemu EZD PUW zapisaliśmy że pliki do 15 MB są wgrywane do systemu reszta ląduje w SIND N, było to podyktowane tym że im większy plik tym większe obciążenie dla systemu. Zresztą każdy z nas pewnie miał do czynienia z dużymi plikami np pdf i ich obsługa przez przeglądarki często potrafią np je zawieszać drenując RAM komputera. Z czasem jednak pojawił się problem wniosków na brakowanie bardzo dużych np sądowych i tutaj już poległem gdyż Nadzór tak rozochocił się wersjami elektronicznymi że w końcu wymógł skanowanie ich w całości za pomocą skanera przelotowego zakupionego na potrzeby digitalizacji. Oczywiście staramy się by robić to w niskiej rozdzielczości by te pliki pdf były jak najmniejsze. I nie chodzi tu o powierzchnie do przechowywania gdyż od 1 stycznia 2014 roku do dnia dzisiejszego całość przechowywanych dokumentów w formie cyfrowej na macierzy obsługującej EZD PUW wynosi 50 GB, a jesteśmy AP które posiada jak dotychczas największe system EZD PUW w sieci archiwalnej. Wszystko zależy od pracowników którzy muszą się liczyć z tym że duże pliki to mniej stabilny i wolniejszy system. Po za tym problem trzeci duże pliki nie dają się przesyłać zintegrowanym ePUAP-em z poziomu EZD PUW. Przez ePUAP  w ramach e-pisma możemy przesłać plik do 2,5 MB co więc z większymi. Rozwiązaliśmy to przesyłając w ramach e-pisma jedynie pisma przewodniego z hasłem do zaszyfrowanego pliku który idzie tradycyjnie pocztą e-mail. Liczymy że w przyszłości nie będzie limitów i będziemy wysyłać duże pliki przez ePUAP w całości.

[Paweł z ...]

Cóż to kwestia indywidualna urzędu. Najczęściej chyba jest rzeczywiście 15 MB, ale w najnowszym zarządzeniu nr 130/2016 Wojewody Podlaskiego jest 100 MB.!
http://bip-archiwum.bialystok.uw.gov.pl/Show_Item.aspx?ID=39322

Z czasem jednak pojawił się problem wniosków na brakowanie bardzo dużych np sądowych i tutaj już poległem gdyż Nadzór tak rozochocił się wersjami elektronicznymi że w końcu wymógł skanowanie ich w całości za pomocą skanera przelotowego zakupionego na potrzeby digitalizacji.

  To mi się podoba. Najlepszym chyba rozwiązaniem tego problemu jest by wnioski na brakowanie składane były elektronicznie. Czy zachęcacie do tego? Choć z sądami to może być problematyczne 

[Marcin Buczek]

Tendencja jest taka by zachęcać nieraz wymuszać pracę tylko w elektronice. Świetnym rozwiązaniem jest integracja ePUAP-u z EZD PUW dzięki czemu szybko i sprawnie kontaktujemy się z urzędami. Obecnie nie ma dnia by nie było kilku wpływów rejestrowanych przez system z ePUAP-u a i wysyłek tą samą drogą jest sporo. Dzięki ostatniej aktualizacji Udało mi się skonfigurować opcję wysyłki korespondencji e-mail z poziomu EZD co pozwoli na szybsze i sprawniejsze korzystanie z systemu przez punkty kancelaryjne.

[Paweł z ...]

Świetnym rozwiązaniem jest integracja ePUAP-u z EZD PUW dzięki czemu szybko i sprawnie kontaktujemy się z urzędami. Obecnie nie ma dnia by nie było kilku wpływów rejestrowanych przez system z ePUAP-u a i wysyłek tą samą drogą jest sporo.

Pewnie integracja spowodowała też, że korespondencja wychodząca przez e-puap jest częstsza niż przy papierze,  Jest jednak różnica  miedzy wysyłaniem pism papierowych do kilkudziesięciu lub więcej podmiotów tradycyjnie pocztą a przez epuap, Z jednej strony parę godzin pracy a z drugiej kilkanaście sekund na wczytanie listy seryjnej i naciśnięcie przycisku wyślij

[Marcin Buczek]

Testowałem to pod koniec roku gdy Nadzór wysyłał do wytypowanych urzędów zapytanie dotyczące stosowania EZD. Dobrze mieć też własne konto na ePUAP gdyż wykaz skrzynek na stronie internetowej ePUAP nie zawsze jest aktualna a urzędy oczywiście wszystkie na BIP twierdzą że posiadają skrzynki ePUAP i linkuj do strony głównej systemu. Dzięki posiadaniu własnej skrzynki można podglądnąć aktualny adres epuap instytucji. Przyjąłem również w swoim AP że wszystkie adresy epuap-owe to SkrytkaESP jednolitość to podstawa.