Witam,
Mam pytanie odnośnie formy prowadzenia ewidencji udostępnionych materiałów archiwalnych w czytelni archiwum państwowego. Prowadzona ona jest w większości AP do tej pory w tradycyjnej formie papierowej - niezwykle czasochłonnej w wypełnianiu.
W zarządzeniu NDAP nr 24/2017 z 18.05.2017 r. w sprawie organizacji i udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych podano w § 5 ust. 8: Dyrektor archiwum może ustalić, że środki ewidencyjne, które służą dokumentowaniu procesu udostępniania materiałów archiwalnych, będą prowadzone w formie elektronicznych baz danych I teraz pytanie, czy możliwa jest taka interpretacja tego zapisu, że zwykły plik excel mógłby być taka bazą danych?
Oczywiście prowadzimy dla własnej wygody taką ewidencję w formie pliku excel, ale tylko dodatkowo obok papierowej, która jest tą jedyną obowiązującą (niepotrzebne dublowanie pracy). Nie ma natomiast możliwości stworzenia takiej bazy danych (tj. zapewniającej m.in. indywidualną dostępność danego rekordu, gwarancję integralności danych, pewnie też rejestrację dostępu do bazy) własnymi środkami archiwum. Trzeba by znaleźć środki na zlecenie stworzenia takiej bazy, co jest nierealne. I tak, zmuszeni jesteśmy w XXI w. do pozostawienia tradycyjnych zeszytów w czytelniach i codziennego wypełniania poszczególnych pozycji.
Ciekawe jak jest to rozwiązane w innych AP? Czy można oczekiwać na stworzenie np. przez NAC narzędzia do elektronicznej ewidencji udostępniania akt?
