RP-7 a AZ

[krzysiekp]

WITAM
Mam następujące pytanie: czy archiwum zakładowe ma prawo lub obowiązek wydawać na podstawie zgromadzonych w zasobie archiwum dokumentacji osobowo-placowej za

[krzysiekp]

WITAM
Mam następujące pytanie: czy archiwum zakładowe ma prawo lub obowiązek wydawać na podstawie zgromadzonej w zasobie archiwum dokumentacji osobowo-placowej zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku RP-7? Czy jednak w tym przypadku do zadań archiwum  należy jedynie udostępnienie tej dokumentacji pracownikom działu personalnego i finansowego, które w imieniu pracodawcy wydadzą takie zaświadczenie byłemu pracownikowi.

[Kajka]

Archiwum nie wydaje RP7 taki dokument może wydać jedynie pracodawca (nie pamiętam w tej chwili dokładnej podstawy prawnej). Archiwum przechowujące dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy może najwyżej wydawać poświadczone za zgodność z oryginałem kopie kartotek płacowych lub wypisy z list płac. Tego typu dokumentacja jest jak najbadziej honorowana przez ZUS.

[Kajka]

w tym przypadku do zadań archiwum  należy jedynie udostępnienie tej dokumentacji pracownikom działu personalnego i finansowego, które w imieniu pracodawcy wydadzą takie zaświadczenie byłemu pracownikowi.

Dokładnie.

[krzysiekp]

Kajka to oznacza, że skoro pracodawca funkcjonuje jako instytucja to archiwum zakładowe nie powinno wydawać wypisów z list płac.

[Kajka]

Archiwista nie ma wiedzy i kompetencji zeby oceniać od których składników wynagrodzenia była odprowadzanie składka emerytalna. Od tego jest dział finansowo księgowy lub kadry. Nie słyszałam aby w przypadku istniejącego pracodawcy archiwista robił wyciągi z list plac, zwłaszcza w sytuacji gdy były pracownik wyraźnie prosi o RP7, którego to archiwista sporządzić nie może.

[Filip Kwiatek]

Akurat miałem podobne doświadczenie, ale z perspektywy użytkownika. Szukam potrzebnej dokumentacji (kadrowo-płacowej) w dużej państwowej uczelni, jestem odsyłany do różnych osób (na szczęście telefonicznie), ale w końcu ktoś mi mówi: "lata 70? to do archiwum!". Zdziwiłem się, że archiwum wydaje tam RP-7 i kopie świadectw pracy, ale łączę się. Sympatyczna pani z archiwum oczywiście tłumaczy mi, że ona owszem posiada dokumentację, ale zaświadczenie to wystawi mi dział kadr, na podstawie udostępnionych przez nią dokumentów. I z powrotem do poprzedniej pani z kadr, gdzie wreszcie udało się dogadać. 

[EwelinaP]

U nas wniosek o wydanie Rp-7 trafia do wydziału finansów. Wydział zgłasza się po udostępnienie akt z archiwum i na tej podstawie wystawia zaświadczenie. To wszystko.

[Forumowicz]

A jaki numer nadajecie Państwo tym zaświadczeniom? W mojej instytucji zaświadczenia jako numery mają znak sprawy i nie wiem czy to prawidłową praktyka

[KasiaKatarzyna]

U nas wygląda to tak, że takiemu petentowi wydaje się kserokopię dokumentacji za zgodnością z oryginałem (dodatkowo zamazuje się dane innych osób z listy płac), i z tego co mi wiadomo to czy ZUS czy KRUS takie dokumenty jak najbardziej honorują. Takie prośby o wydanie tej dokumentacji znajdują się u nas w teczce 1633 Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym Kat. B5.

[Forumowicz]

Aaa w poprzednim poście nie doprecyzowałam, że chodzi o zaświadczenia dla osób bezrobotnych, które kiedyś pobierały zasiłek, zasiłek szkoleniowy albo stypendium. U nas zaświadczenia mają numer identyczny jak znak sprawy, ale jeśli np. ZUS przesyła nam zapytanie, czy zasiłek był wypłacony należnie i odpisujemy to jest sprawa, więc gdyby zaświadczenia traktować jak sprawy, odpowiedź do ZUSu jako kolejna sprawa zaburzylaby numerację zaświadczeń. Dlatego mam wątpliwości i wydaje mi się, że numery zaświadczeń powinny być inne, tj zaświadczenie powinno mieć nadany znak sprawy, którą wszczął wniosek o jego wydanie a oprócz tego zwykły numer. Czy dobrze zakładam?

[KasiaKatarzyna]

A nie prościej było by założyć podteczkę na takie zaświadczenia. Nie zaburzy kolejności spraw, a dodatkowo wszystkie zaświadczenia będą w jednej osobnej teczce.

[Forumowicz]

Tak, jest wydzielona podteczka, ale jeśli np. ktoś złożył wniosek o wydanie zaświadczenia RP-7 a nie pobierał żadnych świadczeń to odpisuje się że nie ma możliwości wydania zaświadczenia. Chyba że ta sprawa nie byłaby w podteczce tylko w teczce macierzystej?

[Rovan]

Wasz problem wynika z tego, próbujecie spisem spraw zastąpić ewidencje zaświadczeń, podczas gdy znak sprawy nie ma na celu zastępowania innych identyfikatorów i nie musi się z nimi w żaden sposób pokrywać.
Chcecie mieć numerowane zaświadczenia RP-7, to prowadźcie ich rejestr.

[Forumowicz]

Dziękuję za odpowiedź. A jeśli wprowadzimy teraz rejestr to jak postąpić z dotychczasowymi zaświadczeniami? W rejestrze i spisie spraw uwzględnić dotychczasowe, czy tę teczkę rzeczową zamknąć i rozpocząć nową?