Problem z klasyfikacją

[łucja]

Drodzy Archiwiści, mam problem z dokumentacją , która została zaklasyfikowana do hasła:"021 - Nawiązywania kontaktów i określanie zakresu współdziałania organów rządowej administracji zespolonej w województwie z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym", które ma kat. A. Większość tej dokumentacji stanowią pisma przekazujące mylnie skierowane do urzędu sprawy, które urząd wysyła do bratnich urzędów w innych województwach (wg właściwości). Każda sprawa to wysłanie takiego pisma z oryginalną mylnie skierowaną dokumentacją, z której często wykonano kopie. Nie wiem czy to powinno mieć aż taką rangę. Przecież urząd, do którego odesłano tę dokumentacją, ma te akta sprawy i sam je prowadzi. Może ktoś rozwieje moje wątpliwości.

[Rovan]

Skoro przedmiotowa dokumentacja nie dotyczy nawiązywania kontaktów i określania zasad współdziałania, niewątpliwie nie powinna zostać zaklasyfikowana do klasy rzeczowej 021, niezależnie od przypisanej do tej klasy kategorii archiwalnej.

Przekazywanie do właściwego urzędu mylnie skierowanych pism powinno być w waszym JRWA klasyfikowane jako 1411 "Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia wg właściwości", kat. BE5.
Nie jest to idealna klasa (nie każde takie pismo będzie miało charakter skargi lub wniosku), ale lepszej w tym wykazie akt nie widzę.

Być może w przyszłości należałoby rozważyć rozbudowę JRWA o dodatkową klasę - wzorując się w tym zakresie na przykładowym wykazie akt typowych NDAP, w którym istnieje klasa "Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom" przewidziana właśnie dla przesyłania błędnie skierowanej dokumentacji.

[łucja]

Bardzo dziękuję za  Twoją odpowiedź. Co mogę zrobić z tak zaklasyfikowaną  dokumentacją? Czy muszę ją przyjąć tak archiwum, tak jak została sklasyfikowana (na pismach i w spisie spraw jest także taka klasa), z adnotacją, iż zastosowano niewłaściwą klasę? Niestety, przyjęłam już jeden rocznik takiej dokumentacji, ufając, że była ona w ubiegłych latach właściwie klasyfikowana Jak z tego wybrnąć?

[Danutka]

Ja proponowała bym złożyć wniosek o ekspertyzę archiwalna tej dokumentacji. Wtedy archiwum państwowe ma możliwość zmienić jej kategorie archiwalną po uznaniu że faktycznie pisma mylnie przekazane nie są w Waszej jednostce kat. A i każe przekwalifikować na kat. B.
Po to jest ekspertyza.archiwalna żeby rozwijać wątpliwości nie tylko akt o kat. BE - które odgórnie wymagają ekspertyzy, ale także tych akt które z innych powodów budzą wątpliwości co do właściwej kwalifikacji archiwalnej.

[łucja]

Danutko, a czy jest jakiś formularz takiego wniosku? Czy należy zaznaczyć w spisie zdawczo-odbiorczym wątpliwości co do właściwej kategorii archiwalnej akt?

[Bolek]

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150001743/O/D20151743.pdf
masz opisane w paragrafie 2.2

[Danutka]

Wniosek o ekspertyzę robi się na formularzu wniosku o brakowanie ( na pewno na stronie archiwum państwowego będzie formularz do pobrania - na stronie Archiwum Narodowego w Krakowie jest taki), tylko z tą różnicą że wpisujesz że jest to wniosek nie o brakowanie tylko o ekspertyzę.  I myślę że możesz spokojnie w uwagach dopisać że akta zarejestrowano pod hasło o kąt. A, natomiast teczka zawiera jedynie pisma mylnie przesłane, które powinny trafić do innych instytucji.

[łucja]

Bardzo dziękuję

[Forumowicz]

A mylnie skierowany wniosek o wydanie zaświadczenia należy zaklasyfikować do zaświadczeń czy do spraw odesłanych innym podmiotom do załatwienia?