Daty skrajne, brakowanie akt

Alicja87 · Styczeń 14, 2018,

Witam!
Jestem na tym forum od dziś i czytając niektóre wypowiedzi dochodzę do wniosku, że trafiłam na grupę specjalistów w temacie archiwum i archiwizacji.

Mam kilka wątpliwości i pytań i myślę, że może ktoś będzie w stanie mi pomóc...

Zacznę jednak od początku:
Niedawno przejęłam prowadzenie sądowego archiwum zakładowego. Praca byłaby fajna gdyby nie fakt, że spotkałam się tam z ogromnym bałaganem i brakiem organizacji. Mam do wykonania masę postanowień pokontrolnych (oczywiście na wczoraj), nie wiem w co włożyć ręce więc zaczynam od początku. I tu pojawia się kilka wątpliwości:

1. Jak to jest w końcu z tymi spisami zdawczo-odbiorczymi - dokładnie chodzi mi o daty skrajne. Jak to funkcjonuje w Waszych archiwach? Czy na spisie umieszczane są całe daty np. dzień, miesiąc i rok (daty skrajne od 1.01.2016 do 1.05.2017 ) czy może na spisach wystarczy tylko umieszczać roczne daty skrajne np. daty skrajne od 2016 do 2017? Przyznam, że na jednych spisach mam roczne a na innych dzień/miesiąc/rok. Czy mogę więc wymagać od zdających umieszczania samych dat rocznych? Archiwum Państwowe nie przyczepi się do tego?

2. Oprócz ogarnięcia spisów zdawczo odbiorczych mam przed sobą jeszcze brakowanie. Po części już kończę je przygotowywać, ale tu też mam istotne pytanie. Z kategorii B przeznaczonej do brakowania muszę wybrać akta, które zostaną przekształcone na kategorię A i tu pojawia się pytanie - jak to wygląda? Kto może mi przekształcić kat. B na kat. A i na jakiej zasadzie powinno to być przeprowadzone?

Będę mega wdzięczna za pomoc - to pozwoli mi ruszyć z pracą do przodu ponieważ na chwilę obecną siedzę w stercie akt i różnych dokumentów i nie wiem co i jak robić.

Rovan · Styczeń 15, 2018,

1. Wystarczą daty roczne
2. Przekwalifikowanie do kategorii A może nastąpić albo z mocy samego prawa (np. zmiana JRWA), albo w ramach ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej przez właściwe Archiwum Państwowe.
Procedura zmiany kwalifikacji w ewidencji AZ została w 2011 r. opisana przez NDAP:
https://archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF

paniarchiwistka91 · Styczeń 15, 2018,

1. A czy na spisach zdawczo - odbiorczych może być tylko jedna data ? Ostatnio kierowałam wniosek o brakowania do AP wraz ze spisem akt, na którym miałam daty skrajne np. 2000-2001, a akta były wytworzone w 2000 r. to kazali mi skreślić 2001 r. i tylko wpisać 2000 r. (że jako za rok 2000 r.).

2. A czy to nie jest tak, że samemu wydziela się tzw. akta typowe, celem przekwalifikowania ich na kat. A. Ja np. jak miałam oddać na brakowanie cały rocznik K za 1988 to wydzieliłam jedne akta typowe np. II K 24/88 i zostały u nas

paniarchiwistka91 · Styczeń 15, 2018,

ad2. Ja to przekwalifikowałam po porozumieniu z asystentem Przewodniczącego Wydziału Karnego

i jak wysyłałam spis na brakowanie to napisałam, że takie akta zostały wydzielone.

muniekdm · Styczeń 15, 2018,

Generalnie akta do kategorii A powinien wydzielać sędzia

No ale w praktyce to ja np. wybieram zawsze jakieś nietypowe sprawy karne. Z cywilnych też zawsze te ciekawsze, czasami związane z historią miasta.

Rovan · Styczeń 15, 2018,

Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 15, 2018,
A czy to nie jest tak, że samemu wydziela się tzw. akta typowe, celem przekwalifikowania ich na kat. A. Ja np. jak miałam oddać na brakowanie cały rocznik K za 1988 to wydzieliłam jedne akta typowe np. II K 24/88 i zostały u nas

Nie wiem jaka procedura obowiązuje w sądach (może jakaś szczególna), ale standardowo to AP decyduje o tym, czy i co wydzielić jako przykładowe akta "typowe" z danego rocznika.

paniarchiwistka91 · Styczeń 15, 2018,

No u mnie to przeszło. Ja też sama wybrałam akta do kategorii A, oczywiście za porozumieniem jak już wspomniałam Sędziego, w karnych to przeważnie jakieś głośnie sprawy, lub tam gdzie jest np. duży materiał poglądowy, cywilne również te najciekawsze.

metricisRegninotarii · Styczeń 15, 2018,

Konieczność wydzielania akt przykładowych reguluje rozporządzenie z 2004 roku: Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (t.j. Dz.U. z 2014r. poz. 991).
konkretnie zaś - § 26.2 określa kto może wydzielać "akta przykładowe". Oczywiście termin 5 letni jest niepraktyczny, w szczególności dla akt spraw wykroczeniowych, które w większości są przechowywane przez 3 lata, stąd dosyć powszechne jest wydzielanie "akt przykładowych" podczas brakowania.
Archiwista może, a nawet powinien moim zdaniem, zaproponować listę "akt przykładowych" albowiem to archiwista bierze do ręki każdą teczkę i jeśli ktoś może zauważyć coś wartego wydzielenia to jest to własnie archiwista.
Pamiętać jednakoż należy, iż jeśli wydzielamy akta spraw "głośnych" czy "czasami związanych z historią miasta" to raczej będzie tutaj miał zastosowanie inny paragraf, np. dla akt spraw karnych § 6.8 a nie § 7.

CytatA czy na spisach zdawczo - odbiorczych może być tylko jedna data ? Ostatnio kierowałam wniosek o brakowania do AP wraz ze spisem akt, na którym miałam daty skrajne np. 2000-2001, a akta były wytworzone w 2000 r. to kazali mi skreślić 2001 r. i tylko wpisać 2000 r. (że jako za rok 2000 r.).

tutaj nie ma szczególnej filozofii - jeśli masz akta sprawy II K 100/95, gdzie pierwsze pismo jest z 1995, ostatnie pismo z 1996 to daty skrajne to 1995-1996, jeśli w teczce masz pisma tylko z 1995 roku to datą skrajną będzie samo 1995.

zważając na powyższe owo polecenie ze strony AP brzmi dosyć... dziwnie. Chyba że chodziło tylko o tytuł spisu a nie o poszczególne pozycje na spisie?

paniarchiwistka91 · Styczeń 16, 2018,

Nie o tytuł, tylko autentycznie o pozycje w spisie, chcieli żeby byłą jedna data, a nie daty skrajne akt.

trąbka · Styczeń 17, 2018,

czy na pewno chodzi o daty skrajne, a nie o daty rozpoczęcia i zakończone sprawy? To nie jest to samo.

paniarchiwistka91 · Styczeń 17, 2018,

Daty skrajne od do.

Jaca · Styczeń 17, 2018,

Jedna data roczna (RRRR) - najprawdopodobniej chodzi o rok założenia teczki

W przypadku brakowania ważne są jednak daty skrajne dokumentacji (RRRR-RRRR) - okres przechowywania liczymy w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.

mitch · Styczeń 19, 2018,

Cytat: muniekdm w Styczeń 15, 2018,
Generalnie akta do kategorii A powinien wydzielać sędzia No ale w praktyce to ja np. wybieram zawsze jakieś nietypowe sprawy karne. Z cywilnych też zawsze te ciekawsze, czasami związane z historią miasta.

Przede wszystkim witam bo to mój pierwszy post.

A w temacie akt przykładowych (typowych) to mnie również długo wydawało się, że są to tzw. sprawy "ciekawe". Tymczasem zamysł jest taki, żeby przeglądający te akta za 100 lat wyrobił sobie opinię o orzecznictwie w okresie dot. przeglądanych akt. Chodzi więc o sprawy jak najbardziej typowe, powtarzające się, rzekłbym nudne. Inną sprawą są wspomniane sprawy ze "względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące osoby" - tutaj można poszaleć

paniarchiwistka91 · Styczeń 22, 2018,

Zaczęłam dziś robić spis na brakowanie akt, sąd, wydział karny, rok 1989. Otóż na niektórych aktach widnieje kat. A. Jest ich dość sporo, teraz moje pytanie czy wszystkie akta z A zostawiać, pomimo tego że są to przeważnie sprawy o niepłacenie alimentów i np. o kradzież paszy. Czy dla kat. A zrobić odrębny spis ?

Dory · Styczeń 22, 2018,

Cytat: paniarchiwistka91 w Styczeń 22, 2018,
Zaczęłam dziś robić spis na brakowanie akt, sąd, wydział karny, rok 1989. Otóż na niektórych aktach widnieje kat. A. Jest ich dość sporo, teraz moje pytanie czy wszystkie akta z A zostawiać, pomimo tego że są to przeważnie sprawy o niepłacenie alimentów i np. o kradzież paszy. Czy dla kat. A zrobić odrębny spis ?

Przepraszam, chcesz brakować kategorię A...?

Czy ja tu czegoś nie rozumiem?

Aktualności:

Daty skrajne, brakowanie akt