Rzeczowy wykaz akt - błędna klasyfikacja

[saren1985]

Przygotowując dokumentację do przekazania do archiwum zakładowego natknełęm na pewien problem, mianowicie w urzędzie w którym pracuję (Starostwo Powiatowe) funkcjonowały w ostatnich latach 2 wykazy akt.
Do 1998 roku funkcjonował Urząd Rejonowy a od 1 stycznia Starostwo Powiatowe. Pracownicy pozostali ci sami, prawdopodobnie z przyzwyczajenia nadali dokumentacji z lat 1999 i 2000 symbole klasyfikacyjne z wykazu akt urzędu rejonowego. Problem jest taki, że nowy wykaz akt dla powiatu ma takie same hasła dotyczące tej dokumentacji i o takiej samej kategori archiwalnej, lecz o innym symbolu klasyfikacyjnym.
Wgląda to tak że mam roczniki z lat 1990,91,92,93,94,95,96,97,98,99,2000  które są zaklasyfikowane według wykazu akt urzędu rejonowego o symbolu np 7220, i roczniki 2001,02,03,04,05,06,07 zaklasyfikowane wedłg JRWA dla organów powiatu o symbolu np. 7223. Wszystko ma te samo hasło klasyfikacyjne, ale symbole się różnią. Sprawdzając kompletność roczników okaże się że nie mam  dokumentacji 7223 z lat 1999 i 2000
Co w takiej sytuacji powinienem zrobić?
Czy zmienić symbole i nadać im nowe - te z obowiązującego w tamtych latach wykazu akt (czyli nowego )?
Dodam że są to materiały archiwalne z wydziału geodezji...

[Jarek]

Znak sprawy raz nadany, nie może być potem zmieniany, nawet jeśli jest błędny. Na spisie zdawczo odbiorczym trzeba dodać informację, że te konkretne teczki oznaczono niewłaściwym symbolem i wskazać jaki powinien być właściwy.
W moim urzędzie też zdarzały się takie sytuacje 

[saren1985]

Wielkie dzięki Pozdrawiam

[stany]

Znak sprawy raz nadany, nie może być potem zmieniany, nawet jeśli jest błędny. Na spisie zdawczo odbiorczym trzeba dodać informację, że te konkretne teczki oznaczono niewłaściwym symbolem i wskazać jaki powinien być właściwy

Dodam jeszcze, że taką informację umieszczamy też na teczce i taką teczkę przechowujemy na regale z kat. A - jeżeli niewłaściwa klasa była kat. B, a po zweryfikowaniu jest kat. A.                      Następnie w zależności od sposobu układania akt na regałach, a w przypadku magazynowania akt komórkami i układania wg. RWA, to taką teczkę umieszczamy na półce w kolejności pierwotnego symbolu ( błędnego), a nie właściwego.  Proszę o uwagi do tematu.