Filia/magazyn archium zakładowego

[Adrian Kuczowicz]

Witam,

Czy ktoś ma sytuację, że filia/magazyn archiwum zakładowego Urzędu Gminy mieści się w podległej jednostce?
Chcemy zrobić filie lub sam magazyn archiwum zakładowego Urzędu Gminy ( z powodu braku miejsca w budynku Urzędu) w Przedszkolu, które mieści się w budynku gminnym oddanym w trwały zarząd. Jakim sposobem tego dokonać żeby wszystko było prawidłowo.

[archug]

My jako Urząd Gminy mamy taki magazyn dodatkowy w Przychodni /inna miejscowość niż urząd/, to znaczy w budynku należącym do Gminy. Mieści się tam magazyn, który wyposażony jest w odpowiednie pomieszczenie, regały drzwi. Mamy tak od 10 lat nie ma z tym żadnego problemu. Tylko to pomieszczenie należy do nas.

[paco1987]

My jako Urząd Gminy mamy od 3 miesięcy główne pomieszczenie archiwum zakładowego zlokalizowane 1km od naszej siedziby, w naszej jednostce podległej. Wejście do tego pomieszczenia jest przez biuro kierownika, oczywiście dostęp jest strzeżony - klucz mam tylko ja, i kierownik mojej jednostki. Miałem nawet w zeszłym tygodniu kontrolę z AP i nie było zastrzeżeń do takiego rozwiązania.

[Adrian Kuczowicz]

A jak prawnie to zostało zrobione? Zmiana trwałego zarządu? Umowa użyczenia lokalu, dzierżawa?

[paco1987]

W moim przypadku to jest budynek, który jest własnością Gminy. Zatem została wydzielona część na magazyn archiwum. Podczas kontroli nawet o to nie pytali...Dla nich najważniejsze są warunki dla przechowywanej dokumentacji.

[Bolek]

Gminy różnie sobie radzą. Jeśłi nie ma możliwości powiększenia lub przeniesienia lokalu AZ we własnym budynku, to przeznacza się dodatkowe (wydzielone) pomieszczenia np. w szkole, OPS-ie, zakładzie komunalnym, itp.

[paco1987]

Proszę o pomoc. Czy drzwi archiwum mogą być oznakowane naklejką:
ARCHIWUM
NIEUPOWAŻNIONYM WSTĘP WZBRONIONY!
Mam główny magazyn archiwum w naszej jednostce organizacyjnej...klucze od innych drzwi pasują do drzwi zamka od archiwum... Boję się, że ktoś może tam wchodzić bez mojej wiedzy. Nie mogę się doprosić o zmianę zamków.

[Pogórzanin]

Ja mam taką wywieszkę, ale i tak nikt tam nie wchodzi. Zawsze staram się by wchodzić z "klientem" tzn. pracownikiem. Jedynie dwie osoby mam zaufane, którym mogę bez obaw dać klucze. Podczas nieobecności zastępuje mnie koleżanka, która wydając dokumenty notuje kto i co pobrał. Odbiór potwierdza w tzw. książce wypożyczeń. Za to co jest w archiwum niestety ponosisz pełną odpowiedzialność.