wysyłanie oryginałów do jednostki zwierzchnej

[szerka]

Dzień dobry,
W mojej instytucji oryginały dokumentacji (przed zdaniem ich do archiwum zakładowego) z zakresu kontroli przeprowadzanej przez naszych pracowników (mniej więcej co dziesiąta kontrola - decyzje administracyjne), kwalifikowane jako BE10, są wysyłane do jednostki zwierzchniej. Zwyczaj jest podyktowany wygodą i dwuinstancyjnością postępowania odwoławczego.
W efekcie, tradycyjny dokument konkretnej kontroli występuje w formie elektronicznej (odwzorowania cyfrowe wysłanej dokumentacji). Jestem archiwistką i koordynatorką czynności kancelaryjnych w urzędzie.

Moje pytanie:
1. Czy dotychczasowa praktyka jest słuszna, czy ja odpowiadam za taki stan rzeczy ?
2. Jeżeli procedura jest zła, to na podstawie jakich przepisów mogę wystąpić o zarzucenie tej praktyki (wysyłanie dokumentacji w formie tradycyjnej) i przywrócenie zasady wysyłania tylko skanów akt ?

szerka

[MarcinP]

Jeśli macie system papierowy, to u Was dokument musi być w papierze (chyba, że wyłączyliście klasę rzeczową z systemu papierowego, jeżeli podlegacie pod rozp. z 18 stycznia 2011 r.).

[szerka]

Marcinie, podlegamy pod rozp. z 18 stycznia.
Zadałam jednak konkretne pytania i bardzo proszę o odpowiedź lub wskazówki. To wszystko się dzieje na stanowisku pracy - przed zdaniem akt do az.
Pozdrawiam
szerka

[ArchiwistaMOPS]

§ 58 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej:
"Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy".

[MarcinP]

Tak, jak napisałem - jeden egzemplarz musi zostać u Was w formie papierowej (w oryginale).

1. Czy dotychczasowa praktyka jest słuszna, czy ja odpowiadam za taki stan rzeczy ?
Ad. 1 Nie. Za pozbywanie się oryginałów odpowiada po pierwsze dyrektor komórki organizacyjnej i pracownik, który dokument wysyła nie zostawiając oryginału u Was. Koordynator powinien podjąć kroki, aby zaniechać tej praktyki.
2. Jeżeli procedura jest zła, to na podstawie jakich przepisów mogę wystąpić o zarzucenie tej praktyki (wysyłanie dokumentacji w formie tradycyjnej) i przywrócenie zasady wysyłania tylko skanów akt ?
Ad. 2 - odpowiedź udzielona powyżej.

[szerka]

Marcinie - ślicznie dziękuję
szerka