e-mail rejestracja i dołączanie do akt sprawy

[krzysiekp]

Dzień dobry

w IK znajduje się często zapis, ze e-maile, które dotyczą spraw służbowych należy rejestrować. Czy taki e-mail powinien spełniać określone wymogi aby można było go uznać za pełnoprawny dokument (np. skan pisma z podpisem nadawcy)

[Jarek]

Mail to mail, skan dokumentu papierowego to skan dokumentu papierowego. Mail nie stanie się nagle "ważny" bo dołączono do niego skan, liczy się ewentualna informacyjna zawartość takiego skanu, równie dobrze to samo może być w treści maila. Jeśli niezbędny jest podpis nadawcy maila, to dołączony do maila skan podpisu odręcznego NIE JEST żadnym podpisem.

[Jarek]

Dodam może jeszcze, że generalnie należy rejestrować te maile które są istotne dla spraw. To właściwie jedyne kryterium, można przyjąć że na pewno ważne są np. te maile które wszczynają sprawy. Forma załączników jest wtórna, liczy się znaczenie treści całej przesyłki mailowej dla sprawy.
Sposób postępowania z mailami opisałem w króciutkim rozdziale 3.4.2 (s. 93) tej publikacji: https://www.archiwa.gov.pl/files/dokument_elektroniczny_-_przewodnik_i_katalog_dobrych_praktyk.pdf

pozdrawiam

[krzysiekp]

Dzieki za wyjaśnienia. Mozna także wymagać aby wnoszony e-mail spełniał wymogi określone w art. 63 KPA.

[Jarek]

Krzysiek, nie bardzo. Spróbuj to porównać z rejestracją przesyłek papierowych - punkt kancelaryjny zasadniczo nie ocenia czy wpływające pisma papierowe uchybiają jakimś wymogom formalnym czy nie, to zadanie referentów. Powtórzę - o rejestracji maili jako wpływów decyduje zasadniczo treść.

[Jarek]

Jeszcze jedna, zasadnicza rzecz - instrukcje kancelaryjne odrębnie opisują traktowanie przesyłek przez punkty kancelaryjne (przesyłki na adresy mailowe wskazane przez instytucję) od przesyłek adresowanych na skrzynki mailowe pracowników. Jeśli coś trafia na adres mailowy instytucji, to o ile nie jest spamem, powinno być rejestrowane jako przesyłki wpływające. Zastanawiać się nad tym czy rejestrować, czy nie może ewentualnie pracownik, który dostaje maile na swoją mailową skrzynkę pracowniczą. Wtedy w ogóle Kpa nie ma zastosowania, do oceny pracownika pozostaje istotność maila dla prowadzonych spraw.