Likwidacja dokumentacji niearchiwalnej

[peter7712]

Witam. Nie podlegam pod rozporządzenie z 2011 o instrukcji kancelaryjnej. Moje wewnętrzne przepisy kancelaryjne w dalszym ciągu przewidują powołanie komisji i sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej i protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej. Do tej pory ze względu na małą ilość likwidowałem tylko kategorię B i Bc, na jednym spisie, kategorii BE miałem niewiele, więc to odwlekałem. Obecnie trochę się tego nazbierało, dodatkowo rozporządzanie z 2015, wydzieliło kategorie BC na oddzielny spis.
Obecnie przygotowałem sobie spisy dokumentacji do likwidacji. Przy dokumentacji B potrzebuje wielu kierowników komórek organizacyjnych lub ich przedstawicieli w komisji, przy Be i Bc po kilku.
Czy zarządzeniem powołujecie jedną komisję (kierownicy podpisują się pod wszystkimi spisami nawet pod tymi, gdzie nie ma ich dokumentacji), czy rozwiązujecie to w inny sposób?

[Asmund]

Witaj,

BE jeszcze nie brakowałem. Podejrzewam, że wysłałbym do AP jej spis z prośbą o zgodę na brakowanie lub o przeprowadzenie ekspertyzy, ew. zadzwonił wcześniej i zapytał o to.

Co do Bc i B, to oczywiście nie ma sensu powoływać do komisji kierowników komórek, których dokumentacja nie jest brakowana. Trzy spisy = trzy komisje, każdemu wedle potrzeb

[peter7712]

Dzięki za odzew.
Że nie ma sensu powoływać do komisji kierowników których akta nie będą brakowane  zdaję sobie sprawę. Chodzi mi właśnie o to jak powołać te 3 komisje:
opcja 1) 3 zarządzenia w roku do brakowania dokumentacji niearchiwalnej - dziwnie wygląda
opcja 2) w 1 zarządzeniu powołuję komisję  do przeprowadzenia brakowania dokumentacji niearchiwalnej której okres przechowywania w jrwa uplynął:
- dla dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym - kat B,
archiwista, przełożony, kierownik1, kierownik2, kierownik3, kierownik4, kierownik5
- dla dokumentacji niearchiwalnej wtórnej lub posiadającej krótkotrwale znaczenie praktyczne - kat. Bc
archiwista, przełożony, kierownik1, kierownik 3, kierownik5
- dla dokumentacji która po upływie okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe - kat. BE
archiwista, przełożony, kierownik1, kierownik2, kierownik
i ewentualnie opcja 3) 1 duża komisja do likwidacji dokumentacji niearchiwalnej, podpisuje 3 spisy.

Najbardziej trafna wydaje mi się opcja 2, ale czy tak napisane zarządzenie ma sens.

[muniekdm]

Po co osobne komisje dla każdej kategorii dokumentacji? Powołuję się jedną komisję oceny dokumentacji niearchiwalnej. Członkowie komisji dokonują oceny, podpisują protokół i tyle moim zdaniem.

[peter7712]

Podpisują protokół i podpisują spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę i zniszczenie , co wynika z obowiązującej ciągle instrukcji archiwalnej, jak również wzoru druku z normatywów kancelaryjnych. oddzielne dla dokumentacji B, Bc, BE - co wynika z rozporządzenia z 2015.
Chodzi tylko o to że powołując jedną komisję  zmuszam większą część kierowników do podpisywania spisów, na których nie ma ich dokumentacji. kat. B mają wszyscy, ale BE i Bc już nie. Dlatego zanim zacznę powoływać komisję chciałem się poradzić, żeby nie zrobić tego pochopnie.

[metricisRegninotarii]

Nie ma żadnego ograniczenia względem ilości powoływanych komisji do spraw brakowania i czasami nawet lepiej powołać kilka do roku, jeśli posiada się różnorodną dokumentację lub znaczne jej ilości.

[aleksandra.nina]

Jeszcze jak musiałam powoływać kilka komisji do brakowania robiłam to na jednym zarządzeniu. Dokumentację do brakowania dzieliłam na wydziały (zresztą tak przyjmuje się dokumentację do az. Każdy wydział na oddzielnych spisach. Potem w ramach wydziału dzieli się kat. A na oddzielny spis kat. B i BE na tym samym spisie.
Jeżeli były brakowane akta np. z 4 wydziałów to powołuję się 4 komisje. Tak samo ze spisami, jeżeli masz tylko B to będą to 4 oddzielne spisy na brakowanie, podpisany każdy odpowiednio przez Ciebie i tylko kierownika k.o., . Jeżeli masz B i BE to będzie 8 spisów, i też każdy podpisany odpowiednio przez Ciebie i kierownika k.o., którego akta będą brakowane.

[peter7712]

Jeszcze jak musiałam powoływać kilka komisji do brakowania robiłam to na jednym zarządzeniu. Dokumentację do brakowania dzieliłam na wydziały (zresztą tak przyjmuje się dokumentację do az. Każdy wydział na oddzielnych spisach. Potem w ramach wydziału dzieli się kat. A na oddzielny spis kat. B i BE na tym samym spisie.
Jeżeli były brakowane akta np. z 4 wydziałów to powołuję się 4 komisje. Tak samo ze spisami, jeżeli masz tylko B to będą to 4 oddzielne spisy na brakowanie, podpisany każdy odpowiednio przez Ciebie i tylko kierownika k.o., . Jeżeli masz B i BE to będzie 8 spisów, i też każdy podpisany odpowiednio przez Ciebie i kierownika k.o., którego akta będą brakowane.

To raczej odpada. Po pierwsze spis dokumentacji już przygotowałem (ponad 1000 pozycji kat. B). Powołanie kilkunastu komisji tez nie wchodzi  w grę (byłoby ponad 30 spisów do wysłania do AP), to już chyba lepiej 4 dla różnych kategorii.
Choć przy przedsiębiorstwie składającym się z 4 czy 5 działów to by był dobry pomysł.

[Asmund]

Cóż, jak dla mnie najsensowniejsza jest opcja nr 2.

Ma ona 3 zalety:
1) dzielimy akta na spisy wg rodzajów (B, Bc, BE), a więc wedle sztuki i ku uciesze właściwego AP,
2) w skład komisji oceniającej spisy wchodzą wyłącznie odpowiednie osoby,
3) największy spis, kat. B - już masz gotowy.

Pozdrawiam.

[aleksandra.nina]

dla mnie układanie spisów wg komórek organizacyjnych jest przejrzystsze. Czy to chodzi o brakowanie czy o przyjęcie do az. Wiadomo po prostu kto za jakie dokumenty odpowiada.

... Jeżeli były brakowane akta np. z 4 wydziałów to powołuję się 4 komisje. ...

AP wtedy przesyła zgodę na brakowanie na każdy wydział i jak coś to robi wyłączenia. Dla mnie jest łatwiej się odnaleźć. Ten wydział zbrakowany, przy drugim mamy wyłączone niektóre akta z brakowania.

Ale jak masz już wszystko gotowe do przesyłaj wszystko do AP, a jak coś będzie nie tak to odeślą.

A w ogóle to czy podlegasz pod któreś AP, bo coś pisałeś o przedsiębiorstwach.