Współczesne kancelarie - czy grozi nam totalny kataklizm?

[Kajka]

W tytule wątku pozwoliłam sobie umieścić temat wystąpienia Pawła Pietrzyka (poprzednio Dyrektor DKN aktualnie w MKiDN). Pytanie o aktualną sytuację kancelarii i archiwów zakładowych a także rolę nadzoru archiwalnego w kształtowaniu współczesnego zasobu archiwalnego jest niezwykle istotne. Archiwiści przez lata udawali, że tematyka dokumentacji elektronicznej ich nie dotyczy. Nie dostrzegano faktu, funkcjonowania mieszanego (papierowo-elektronicznego) sposobu prowadzenia spraw. Nadal pozostanie nieuregulowany status składów chronologicznych, które pęcznieją w tępie którego twórcy instrukcji kancelaryjnej chyba nie przewidzieli. Niezrozumienie i niechęć do systemów EZD i brak kompetencji cyfrowych powszechne w środowisku archiwistów państwowych. Nieuchronnie zbliża się moment gdy archiwa będą musiały przejmować dokumentację elektroniczną a ADE jak nie było tak nie ma. Dokumentacja przyrasta z roku na rok w tempie geometrycznym a archiwiści zamiast wartościować dokumentację na podstawie wykazów akt zaczynają doszukiwać się niezwykle wysokiej wartości wśród materiałów o kat B5. Jak może wyglądać "totalny kataklizm" archiwalny w przypadku nagłej likwidacji urzędu można się było przekonać na przykładzie Ministerstwa Skarbu Państwa. Jednak archiwiści zdają się wychodzić z założenia, że jakoś to będzie.

[homo novus]

A ja bym wzięła archiwistów państwowych w obronę Zarzut może dotyczyć paru decydentów; a tak naprawdę dotyczy osób na najwyższych stanowiskach. Rzeczywistość u nas jest jaka jest i trudno wymagać by ktoś zawalony codzienną pracą z papierami, kwerendami itd. czy teraz wpisywaniem pomocy, myślała o  zdobywaniu nowych kwalifikacji, zapoznawał się  z różnymi EZD  i  nie wiem czy z własnej pensji  odkładał na zakup odpowiedniego sprzętu i zatrudnienie fachowców.
Zawaliła "góra" podejmując decyzje i nie myśląc realnie  o technicznej stronie ich wykonania - to tak jak ktoś tu już zwrócił uwagę na sprawę archiwizacji dokumentacji likwidowanych gimnazjów. czy ktoś podpisując ustawę myślał o tym? każdy z nas może sobie odpowiedzieć - że nie.   To takiej polskie "jakoś to będzie"....

[metricisRegninotarii]

Takoż trochę wezmę w obronę szeregowych archiwistów z APów bo jakoś wątpie aby to rzeczeni odpowiadali za nonsesowne kategorie archiwalne typu BE5 czy BE10 w rozporządzeniu z 2011 roku.
Ktoś to napisał, ktoś skonsultował, ktoś "przepchnął" przez cały proces ustawodawczy i teraz zamiast robić coś pożytniejszego oddziały nadzoru będą robić ekspertyzy zastanawiając się czy "kształtowanie postaw proekologicznych" to kat. B10 czy jednak trzeba to do A albo czy "ustalanie miejsc postoju i opłat za parkowanie" to B5 czy już A... I kiedy mają sie zająć zdobywaniem nowych kwalifikacji z zakresu dokumentacji w formie elektornicznej przy założeniu, iż nie chcą poświęcać sowjego prywatnego czasu.

[Bolek]

Ze swojej strony dodam, że nikt na górze nie pomyślał przy okazji reformy edukacji aby wydać ujednolicone przepisy kancelaryjno-archiwalne dla szkół (może przedszkoli i żłobków) dla całego kraju. A tak każda szkoła sobie. W jednej gminie te same szkoły mogą mieć różne przepisy kancelaryjno-archiwalne.

[Marcin Kapała]

W polskiej administracji starano się zrobić rewolucję cyfrową. Już Georges Danton powiedział, że rewolucja pożera własne dzieci. Mam wrażenie, że z taką sytuacją mamy do czynienia obecnie. Jak widać na przykładzie Ministerstwa Skarbu Państwa, będą "ofiary". Chyba będziemy musieli pogodzić się z faktem, że po okresie wprowadzania e-administracji będziemy mieć archiwalne "białe plamy". Wprowadzone instrumenty prawne, którym daleko do doskonałości, rzutują dziś na proces wdrażania EZD. Można wymienić kilka aspektów, które się na to złożyły, to m.in. problem składów chronologicznych, niepełne odwzorowania cyfrowe, odwzorowania cyfrowe bez uwierzytelnienia, okres przechowywania materiałów archiwalnych w formie elektronicznej, który nie odpowiadają terminom ustawowym (w Polsce mamy hierarchię aktów prawnych i konsekwencje, które z tego wynikają dla ważności przepisów). Trzeba to oczywiście posprzątać ale niezbędne do tego są zmiany legislacyjne. Proces stanowienia prawa kieruje się własnymi zasadami i zawsze jest długotrwały. Zastanawiam się, abstrahują już zupełnie od projektu ADE, czy obecne systemy EZD dają możliwość zapisu materiałów archiwalnych we właściwej strukturze (przed ich przekazaniem do AP). Nie jest to z mojej strony złośliwość, tylko czysta ciekawość. Jeżeli mają taką możliwość, to sprawa nie jest do końca stracona.

[Jarek]

Tak, archiwistom grozi totalny kataklizm, istni jeźdźcy apokalipsy czyhają u progu archiwów, a imiona ich - EZD, records managment, continuum i zarządzanie bezpieczeństwem informacji. Ale nie lękajcie się - ten pierwszy jest tak samo groźny jak excel, drugi nie istnieje, trzeci sprowadza się do rejestracji spraw a czwarty dotyczy tylko minimalnych wymagań dla systemów.

[Kajka]

W polskiej administracji starano się zrobić rewolucję cyfrową. Już Georges Danton powiedział, że rewolucja pożera własne dzieci. Mam wrażenie, że z taką sytuacją mamy do czynienia obecnie. Jak widać na przykładzie Ministerstwa Skarbu Państwa, będą "ofiary". Chyba będziemy musieli pogodzić się z faktem, że po okresie wprowadzania e-administracji będziemy mieć archiwalne "białe plamy". Wprowadzone instrumenty prawne, którym daleko do doskonałości, rzutują dziś na proces wdrażania EZD. Można wymienić kilka aspektów, które się na to złożyły, to m.in. problem składów chronologicznych, niepełne odwzorowania cyfrowe, odwzorowania cyfrowe bez uwierzytelnienia, okres przechowywania materiałów archiwalnych w formie elektronicznej, który nie odpowiadają terminom ustawowym (w Polsce mamy hierarchię aktów prawnych i konsekwencje, które z tego wynikają dla ważności przepisów). Trzeba to oczywiście posprzątać ale niezbędne do tego są zmiany legislacyjne. Proces stanowienia prawa kieruje się własnymi zasadami i zawsze jest długotrwały. Zastanawiam się, abstrahują już zupełnie od projektu ADE, czy obecne systemy EZD dają możliwość zapisu materiałów archiwalnych we właściwej strukturze (przed ich przekazaniem do AP). Nie jest to z mojej strony złośliwość, tylko czysta ciekawość. Jeżeli mają taką możliwość, to sprawa nie jest do końca stracona.

B przypadku MSP nawalilo zarówno archiwum zakładowe jak i nadzór archiwalny oraz DKN. Wystarczyło by przestrzegać i egzekwować przepisy a skala problemu była by znacząco mniejsza, lub w ogóle można by było to uniknąć. Znam przypadek resortu znacznie większego niż MSP gdzie w ramach reorganizacji trzeba było w trybie pilnym uporządkować i przekazać do archiwum zakładowego ogromne ilości dokumentacji zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej. Przy ogromnym wysiłku zarówno po stronie pracowników komórek organizacyjnych jak i archiwistów z powodzeniem udało się przeprowadzić całą operację. I co można? Można! Trzeba tylko chcieć, a nie wychodzić z założenia ze się nie da się.

[Kajka]

Czy ktoś wie jak wygląda sytuacja z dokumentacją wytworzoną i zgromadzoną w systemie EZD przez MSP. Ktoś ją porządkuje poprawia matadane , przejmuje do archiwum, czy dokumentacja nadal jest nieuporządkowana i pozostała w stanie niezmiennym po likwidacji ministerstwa.