Konferencja "Dokument elektroniczny w archiwum", X 2017

[Grzesiek]

Wykaz akt - jako stary problem Według mnie szczególnym problemem jest konieczność zatwierdzania wszystkich (niemal) zmian we właściwym AP - trwa to długo, a czasem trzeba reagować szybko...

[Anna Sobczak]

Czy na konferencji poza archiwistami pojawili się przedstawiciele innych zawodów? Czy informacja o konferencji była również wysłana do przedstawicieli administracji, np. MC?

[Karol Dowgiało]

Przedstawiciel MC (Kazimierz Schmidt) był jednym z referentów

[Marcin Buczek]

Chyba najtrafniejszym podsumowaniem sporu dotyczącego składów chronologicznych niech będzie ten fragment jednego z odcinków popularnego serialu

https://www.youtube.com/watch?v=RvCdKyN1AdU

[Paweł z ...]

Tylko, ze ja żadnego sporu nie słyszałem na konferencji  , chyba, że w kuluarach był, panelisci prezentowali zgodne stanowisko.

[Anna Sobczak]

 Bardziej mi chodzi o auditorium?

[Anna Sobczak]

W nawiązaniu do konferencji powstał bardzo ciekawy tekst: http://o-archiwum.pl/wykazy-akt-a-tagowanie-oraz-pare-slow-o-kwalifikowaniu/

[Hanna Staszewska]

 Pora na krótkie podsumowanie.
Konferencja bardzo potrzebna i bardzo udana, wielkie brawa dla organizatorów.

1. Świetny 1 dzień z wystąpieniami gości z zagranicy, zobaczyliśmy, w którym miejscu jesteśmy.

2. Wysłuchaliśmy niezwykle ciekawej prezentacji profesora z Chorwacji (nie był to archiwista) o technologii blockchain i możliwościach jej wykorzystania w archiwach. Dla mnie bomba

3. W wielu krajach europejskich (w Holandii od 20 lat) istnieje prawo, które zezwala na zniszczenie wersji papierowej dokumentu po jego zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu.
Przedstawicielka norweskiego Ministerstwa Dzieci, Młodzieży i Rodziny używała uroczego określenia:  makulaturyzowanie. U nich odbywa się to po 3 miesiącach od wprowadzenia pisma do systemu.
Oczywiście to wszystko dzieje się pod ścisłym nadzorem procedur. I są wyjątki.

4. W Estonii mają UAM Universal Archiving Module, dzięki któremu dokumenty trafiają z przedpola arch. do archiwum, jednak nie dzieje się to tak dynamicznie, jakby archiwiści tamtejsi sobie tego życzyli:  ubiegłych 5 latach dokonano tylko 20 transferów z systemów EZD.

5. Jak zmienić mentalność ludzi wychowanych w kulturze papieru? Celulozę mamy w genach, mówi w administracji papier jest zbędny (to Kajetan Wojsyk).

6. Nowoczesne techniki podnoszą zabezpieczenie dokumentu, w tym jego wiarygodność, wielu mówców podkreślało, że dokument papierowy można podmienić bez pozostawienia śladu, dok. elektroniczny nie.

7. Nasz znakomity kolega Jarek podkreślał, że nadzór archiwalny powinien być odpowiedzialny za wdrożenie ezd w archiwach oraz za szkolenia i poradnictwo dla administracji.

8. Do końca 2020 r. w NDAP ma powstać system teleinformatyczny ADE (Archiwum Dokumentu Elektronicznego) do gromadzenia dokumentacji elektronicznej. ADE, ZoSIA i SWA mają być ze sobą powiązane.

9. Potrzebna zmiana mentalności, jak przekonać do innowacji?  Największym problemem w archiwach nie jest technologia, ale przełamywanie utartych schematów. I to mówili wszyscy, zarówno zagraniczni goście jak i nasi prelegenci i dyskutanci.

10. Najczęściej słyszałam wyrazy: wyzwania i skład chronologiczny

11. Na konferencji zaprezentowano pierwszy w Polsce poradnik dla archiwistów dot. dokumentacji elektronicznej. Jest dostępny online https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4615-%E2%80%9Edokument-elektroniczny-przewodnik-i-katalog-dobrych-praktyk%E2%80%9D-pierwszy-poradnik-dotycz%C4%85cy-dokumentu-elektronicznego-dla-archiwist%C3%B3w
Brawo znakomici autorzy: Sebastian i Jarek!!!

12. Konferencja była transmitowana online (w szczytowych momentach ponad 400 osób oglądało), teraz można zapis odtworzyć. https://www.youtube.com/channel/UCn9lEEVP3PSfmZZ3XQVeJoA  Super!

13. Kto ciekawy, może zobaczyć posty i tłity z konferencji, hasztag #edok2017

14. Prawdopodobnie prezentacje z konferencji będą dostępne na stronie NDAP. Świetnie, niektóre z nich to ogrom ciekawego materiału (ja na pewno jeszcze raz zobaczę prezentację Jarka, to było niezwykle archiwistyczne ).
Jeszcze raz wielkie brawa i podziękowania dla organizatorów!

PS. Ale minus za wyjątkowo podłą kawę, brrrr

[crash0]

Na profilu AarchiwaPanstwowe dostępne są już nagrania z transmisji online
w opisie każdego wideo zamieszczono oznaczenia czasowe, które ułatwiają poruszanie się  po wielogodzinnym nagraniu

https://www.youtube.com/user/ArchiwaPanstwowe

[Kajka]

A czy jest szansa na oryginalne nagranie pierwszego dnia w wersji angielskiej? Tłumaczenie jest koszmarne ?

[Michał Kaca]

11. Na konferencji zaprezentowano pierwszy w Polsce poradnik dla archiwistów dot. dokumentacji elektronicznej. Jest dostępny online https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4615-%E2%80%9Edokument-elektroniczny-przewodnik-i-katalog-dobrych-praktyk%E2%80%9D-pierwszy-poradnik-dotycz%C4%85cy-dokumentu-elektronicznego-dla-archiwist%C3%B3w

Mam pewne zastrzeżenia co do formy:
- PDF został wygenerowany w taki sposób, że wyświetlić równocześnie można co najmniej 2 strony. Jest to bardzo niewygodne w czytaniu (i raczej niezrozumiałe).
- PDF - brak jakiejkolwiek nawigacji wewnętrznej. W podręczniku to dosyć istotne. Można pokusić się nawet o "linki wewnętrzne" (proszę zerknąć np. na "Starość aksolotla" Dukaja, choć to nie podręcznik:), które znakomicie ułatwiają zrozumienie tego typu tekstów

[sirsilis]

fakt ciężko czyta się pdf a przy wydruku jest mała czcionka ;/

[Grzesiek]

mobi na czytniku działa dobrze

[Jarek]

Pora na krótkie podsumowanie.
Konferencja bardzo potrzebna i bardzo udana, wielkie brawa dla organizatorów.

1. Świetny 1 dzień z wystąpieniami gości z zagranicy, zobaczyliśmy, w którym miejscu jesteśmy.

2. Wysłuchaliśmy niezwykle ciekawej prezentacji profesora z Chorwacji (nie był to archiwista) o technologii blockchain i możliwościach jej wykorzystania w archiwach. Dla mnie bomba

3. W wielu krajach europejskich (w Holandii od 20 lat) istnieje prawo, które zezwala na zniszczenie wersji papierowej dokumentu po jego zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu.
Przedstawicielka norweskiego Ministerstwa Dzieci, Młodzieży i Rodziny używała uroczego określenia:  makulaturyzowanie. U nich odbywa się to po 3 miesiącach od wprowadzenia pisma do systemu.
Oczywiście to wszystko dzieje się pod ścisłym nadzorem procedur. I są wyjątki.

4. W Estonii mają UAM Universal Archiving Module, dzięki któremu dokumenty trafiają z przedpola arch. do archiwum, jednak nie dzieje się to tak dynamicznie, jakby archiwiści tamtejsi sobie tego życzyli:  ubiegłych 5 latach dokonano tylko 20 transferów z systemów EZD.

5. Jak zmienić mentalność ludzi wychowanych w kulturze papieru? Celulozę mamy w genach, mówi w administracji papier jest zbędny (to Kajetan Wojsyk).

6. Nowoczesne techniki podnoszą zabezpieczenie dokumentu, w tym jego wiarygodność, wielu mówców podkreślało, że dokument papierowy można podmienić bez pozostawienia śladu, dok. elektroniczny nie.

7. Nasz znakomity kolega Jarek podkreślał, że nadzór archiwalny powinien być odpowiedzialny za wdrożenie ezd w archiwach oraz za szkolenia i poradnictwo dla administracji.

8. Do końca 2020 r. w NDAP ma powstać system teleinformatyczny ADE (Archiwum Dokumentu Elektronicznego) do gromadzenia dokumentacji elektronicznej. ADE, ZoSIA i SWA mają być ze sobą powiązane.

9. Potrzebna zmiana mentalności, jak przekonać do innowacji?  Największym problemem w archiwach nie jest technologia, ale przełamywanie utartych schematów. I to mówili wszyscy, zarówno zagraniczni goście jak i nasi prelegenci i dyskutanci.

10. Najczęściej słyszałam wyrazy: wyzwania i skład chronologiczny

11. Na konferencji zaprezentowano pierwszy w Polsce poradnik dla archiwistów dot. dokumentacji elektronicznej. Jest dostępny online https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4615-%E2%80%9Edokument-elektroniczny-przewodnik-i-katalog-dobrych-praktyk%E2%80%9D-pierwszy-poradnik-dotycz%C4%85cy-dokumentu-elektronicznego-dla-archiwist%C3%B3w
Brawo znakomici autorzy: Sebastian i Jarek!!!

12. Konferencja była transmitowana online (w szczytowych momentach ponad 400 osób oglądało), teraz można zapis odtworzyć. https://www.youtube.com/channel/UCn9lEEVP3PSfmZZ3XQVeJoA  Super!

13. Kto ciekawy, może zobaczyć posty i tłity z konferencji, hasztag #edok2017

14. Prawdopodobnie prezentacje z konferencji będą dostępne na stronie NDAP. Świetnie, niektóre z nich to ogrom ciekawego materiału (ja na pewno jeszcze raz zobaczę prezentację Jarka, to było niezwykle archiwistyczne ).
Jeszcze raz wielkie brawa i podziękowania dla organizatorów!

PS. Ale minus za wyjątkowo podłą kawę, brrrr

Skoro już Hania wspomniała o kawie, to łatwiej mi będzie wytłumaczyć się ze spóźnienia (dobrą kawę mieli piętro niżej).
Bardzo interesujące wystąpienia gości zagranicznych, sporo ciekawych rzeczy do powtórnego oglądnięcia i przeczytania.
Tak gwoli wyjaśnienia i uzupełnienia - nie uważam, że "Nadzór archiwalny jest odpowiedzialny za wdrożenie ezd w archiwach, szkolenia i poradnictwo dla administracji". Uważam że na miejscu dyrektorów ap, stając wobec wyzwania wdrożenia EZD, szukałbym kadr do tego wdrożenia właśnie wśród pracowników nadzoru, ale to tylko moja luźna sugestia. Znam pracowników nadzoru archiwalnego którzy świetnie czują tematykę dokumentacji elektronicznej, ale przecież wśród archiwistów państwowych o innych specjalizacjach są też znawcy tematyki dokumentu elektronicznego i jego miejsca w bieżącym obiegu dokumentacji. Szkolić trzeba wszystkich tak czy tak.
Powtórzę też przy okazji swój postulat - dajmy szansę archiwom państwowym by przedstawiły swoich ekspertów od dokumentu elektronicznego - np. w ramach seminarium lub spotkania o podobnym charakterze.
Jeśli chodzi o składy chronologiczne - jedyny prawdziwy problem dotyczący składów to konieczność zmiany przepisów. Brakowanie składów było od początku zaprojektowane w przepisach dla EZD, tu nie ma o czym dyskutować, wystarczy przeczytać to:
https://pl-pl.facebook.com/archiwizjoner/posts/1267215280055783

Co do metadanych i ewentualnej zmiany rozporządzenia w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (nowy NES), o czym mówił Kazimierz Schmidt - zwróćcie proszę uwagę na propozycje zawarte w pliku w załączeniu, pobranym z Portalu Interoperacyjności. To są bardzo konkretne metadane, bez nich nie będzie żadnych paczek archiwalnych ani dokumentacji w ADE.

Jarek

[Paweł z ...]

W nawiązaniu do wystąpienia chorwackiego o blockchainie http://jagiellonski24.pl/2017/06/21/polski-raj-administracyjny-propanstwowy-pomysl-na-blockchain/