Rola archiwów państwowych przy przejmowaniu kat. A z archiwów zakładowych

[GAP1]

Mam pytanie do koleżanek i kolegów archiwistów, w tym też z archiwów państwowych i NDAP - czy nie uważacie, że archiwa państwowe mają zbyt duże możliwości określania warunków przejmowania od archiwów zakładowych materiałów archiwalnych kategorii "A"? Czy nie uważacie, że od decyzji dyrektorów archiwów państwowych (czasami zupełnie od czapy) powinno obowiązywać jakieś odwołanie?

[Berserc]

Podaj jakiś przykład bo tak to Twoje twierdzenie wygląda na zupełnie "od czapy".... Ja tam się z niczym takim nie spotkałem, przynajmniej przy przekazywaniu

[metricisRegninotarii]

I w jakim konkretnie zakresie są "zbyt duże"? Mi na to nie wygląda, chyba że poprostu AP pod które podlegam nie jest "wredne"   

Pierwszy post wygląda tak, jakby jakieś AP kazało sporządzić indeks osobowy do przekazywanych akt mieżących sobie 10 metrów biężacych zapisanych drobnym maczkiem - bo to byłoby z "czapy" niewątpliwie

[GAP1]

Znam taki przypadek, ale z pewnych względów nie mogę podać szczegółów. Powtórzę raz jeszcze - moim zdaniem, powinna istnieć możliwość odwołania od takich decyzji dyrektora AP. A głosy przedstawicieli AP i NDAP rozumiem doskonale, gdyż ich to dotyczy bezpośrednio.

[Bolek]

Kto powinien podpisać jako odbierający spis zdawczo-odbiorcy akt do archiwum państwego skoro przekazując powinien być kierownik jednostki. Czy powinno być analogicznie? Czy może być to osoba upoważniona?

[Marcin Kapała]

Znam taki przypadek, ale z pewnych względów nie mogę podać szczegółów. Powtórzę raz jeszcze - moim zdaniem, powinna istnieć możliwość odwołania od takich decyzji dyrektora AP. A głosy przedstawicieli AP i NDAP rozumiem doskonale, gdyż ich to dotyczy bezpośrednio.

Archiwa państwowe posiadają prawo do kształtowania zasobu archiwalnego, co oznacza że do nich należy decyzja co jest materiałem archiwalnym, a co nie. Trudno sobie wyobrazić procedurę odwoławczą w sytuacjach, o których piszesz. W odwołaniu musiałoby się znaleźć uzasadnienie, dlaczego dokumentacja nie jest materiałem archiwalnym, a sąd administracyjny w ramach postępowania odwoławczego musiałby przeprowadzić wartościowanie dokumentacji.

[Kajka]

Marcinie ja też postulowałabym jakąś procedurę odwoławczą np do CKAOD  ponieważ w tej chwili wartościowanie dokumentacji opiera się na subiektywnych odczuciach archiwisty z nadzoru który przeprowadza ekspertyzę i zdarzają się przypadki przekwalifikowania na materiały archiwalne dokumentacji której klasyfikacja nie budzi wątpliwości a kategoria archiwalna zgodna z wykazem akt to B5 lub B10. Jeśli archiwiści najpierw zatwierdzają wykaz akt określając kategorię jako B5 a po kilku latach nagle doszukują się tam niezwykle istotnych i cennych historycznie informacji to chyba coś jest nie halo. Należy zwrócić uwagę, że dokumentacja o krótkim okresie przechowywania (do 10 lat) może być przekazywana do archiwum zakładowego w takim układzie w jakim została wytworzona i nie ma obowiązku usuwania części metalowych. Przekwalifikowanie dokumentacji nakłada na archiwistów zakładowych dodatkowe obciążenia w postaci konieczności porządkowania akt. Więc albo ustalmy jeden tryb postępowania z dokumentacją niezależnie od kategorii (w teczkach papierowych, bez części metalowych i plastikowych, w teczkach papierowych wiązanych nie grubszych niż 5 cm) lub przekwalifikowujmy tylko dokumentację BE lub materiały powyżej B15. Pamiętajmy też, że magazyny archiwalne nie są z gumy.

[Marcin Kapała]

Myślę, że procedura odwoławcza to tylko piętrzenie niepotrzebnej biurokracji. Tak na marginesie, proszę nie dokładać pracy CKAOD  Oczywiście rozumiem problem zmiany kwalifikacji archiwalnej, który mam miejsce podczas ekspertyzy archiwalnej i trudności, które się z tym wiążą dla archiwistów zakładowych. Moja propozycja idzie w kierunku większego odbiurokratyzowania procesu brakowania dokumentacji. Rozwiązanie jest w samej unza w art. 5 ust 2 pkt 2 -

Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia może określić rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której brakowanie nie wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, kierując się krótkotrwałym znaczeniem tej dokumentacji oraz tym, że nie stanowiła ona dotychczas materiałów archiwalnych.

Mam nadzieje, że zapis ten nie pozostanie martwy i rzeczywiście doczekamy się rozporządzenia, które określi typy i rodzaje dokumentacji, dla których możliwa jest uproszczona procedura brakowania. Wydaje mi się, że CKAOD może się tym zająć   

[Śpioszek]

Jeśli chodzi o warunki dotyczące przekazywania materiałów archiwalnych do ap'ów- zgodzę się, że stwarza to sytuacje problematyczne.
Przyczyna- częsty brak jednolitego stanowiska pomiędzy oddziałami nadzoru i opracowania, brak komunikacji wewnętrznej w apach się kłania...
Przyjeżdża nadzór na kontrolę, wydaje zalecenia odnośnie przygotowania ewidencji i uporządkowania jakiegoś rodzaju dokumentacji, umawiamy się potem na termin przekazania... a człowiek z opracowania przyjmujący materiały zaczyna "wymyślać"- ma do tego prawo, a i owszem, ale już raczej nie w takim momencie, po uzgodnieniach wcześniejszych z nadzorem, nieprawdaż?

Nie chcę tu generalizować, bo na pewno są archiwa w których ludzie pracują w grupie i gdzie idzie to bezproblemowo, ale nie jest tak wszędzie...

Rozwiązanie? Żądać na piśmie od właściwych miejscowo ap zaleceń odnośnie porządkowania i przygotowania różnego rodzaju materiałów archiwalnych. Zmusi to nadzór do współpracy z opracowaniem i może większej refleksji nad wskazówkami...?

Pytanie tylko, czy gdy już dostaniemy dane wskazówki na piśmie, czy po np. 5 latach nie okaże się na miejscu w ap, że zmienili zdanie i nas cofają... co wtedy? do kogo się odwołać?

Ja stoję przy zdaniu, że to ap jest od kształtowania nza i powinno zawsze mieć pierwszeństwo w swoich racjach, ale trzeba też pomyśleć na drugą stroną medalu. Kilkadziesiąt metrów dokumentacji uporządkowanej wg zaleceń i nagle wszystko "psu na budę", bo zmienił się kierunek wiatru lub przyszedł ktoś ze świeższą głową...

[Marcin Kapała]

Przyjeżdża nadzór na kontrolę, wydaje zalecenia odnośnie przygotowania ewidencji i uporządkowania jakiegoś rodzaju dokumentacji, umawiamy się potem na termin przekazania... a człowiek z opracowania przyjmujący materiały zaczyna "wymyślać"- ma do tego prawo, a i owszem, ale już raczej nie w takim momencie, po uzgodnieniach wcześniejszych z nadzorem, nieprawdaż?

Takie sytuacje nie powinny się zdarzać. Ich odbiór w instytucjach, które przekazują materiały archiwalne, może być tylko jeden. Pracownicy w AP-ach nie są konsekwentni. Wizerunkowo to katastrofa.

[Ewap]

Myślę, że warto wrócić do tego wątku, bo pomieszano w nim kwestie przejmowania materiałów archiwalnych i wartościowania dokumentacji.

Skoncentrujmy się na problemie, który zasygnalizował GAP1, czyli możliwości odwołania od działań archiwów państwowych w sprawach przejmowania materiałów archiwalnych.

Jest to jak najbardziej zasadne już teraz i nie trzeba na to dodatkowych procedur czy zmian w przepisach prawa. Archiwa państwa podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, który ma prawo działać wobec nich władczo (wydawać zarządzenia, polecenia) oraz kontrolować działania archiwów. Jest też organem nadrzędnym w rozumieniu KPA, więc rozpatruje też skargi na ich działania.
Jeżeli chodzi o przejmowanie materiałów archiwalnych, to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt  1 i 4, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych koordynuje działalność archiwalną (tu zgodnie z art. 23 mieści się gromadzenie materiałów archiwalnych) oraz sprawuje nadzór nad gromadzeniem materiałów archiwalnych. Jak dobrze wiemy nadzór to pojęcie szersze niż tylko kontrola.
Podmioty, które są więc niezadowolone z działań archiwów państwowych lub też uważają, że te działania są niezgodne z prawem, mogą jak najbardziej napisać w tej sprawie do NDAP, czy to w trybie skargi, czy to w trybie zwykłego pisma z prośbą o sprawdzenie prawidłowości działania archiwum.

Niezależnie od powyższego znalazłam wizerunkową katastrofę (sprzeczność z prawem) i to na stronach Archiwum Narodowego w Krakowie, które od ponad 15 lat, jako jedno z nielicznych archiwów państwowych, kontynuuje zamieszczanie szczegółowych informacji z zakresu tak zwanego nadzoru archiwalnego. Tym bardziej więc mi przykro, że muszę im to wyciągnąć.
Chodzi o procedurę przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do tego Archiwum, na dodatek wprowadzoną zarządzeniem Dyrektora Archiwum http://ank.gov.pl/sites/default/files/files/2016_nr_11_zal.pdf

W szczególności o par. 2 tej procedury. Wynika z niego, że Archiwum oczekuje by z pierwszym zawiadomieniem przesyłać spisy materiałów archiwalnych, co jest sprzeczne z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 2015 r. To rozporządzenie wyraźnie określa tryb postępowania:
1)   przesłanie zawiadomienia o chęci przekazania materiałów archiwalnych i sposobie ich planowanego porządkowania, ewidencjonowania i zabezpieczania (bez spisów)
2)   uzgodnienie z dyrektorem archiwum sposobu przygotowania materiałów archiwalnych
3)   bieżące ekspertyzy z archiwum państwowego by sprawdzić, czy prace są prowadzone prawidłowo
4)   zawiadomienie o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania wraz z ewidencją materiałów archiwalnych
5)   przekazanie fizyczne materiałów i ich przyjęcie przez archiwum.
Wygląda to tak jakby Archiwum Narodowe nie mogło się pogodzić z nowymi zasadami i za wszelką cenę ? swoim zarządzeniem ? wymusza inne działania i to sprzeczne z prawem. Ciekawe kto odpowiada za przygotowanie tej procedury w takim brzmieniu ?  Dlaczego też do tej pory nie zostało to zauważone przez NDAP ?

[Marcin Kapała]

Mam pytanie do koleżanek i kolegów archiwistów, w tym też z archiwów państwowych i NDAP - czy nie uważacie, że archiwa państwowe mają zbyt duże możliwości określania warunków przejmowania od archiwów zakładowych materiałów archiwalnych kategorii "A"? Czy nie uważacie, że od decyzji dyrektorów archiwów państwowych (czasami zupełnie od czapy) powinno obowiązywać jakieś odwołanie?

Warunki przejmowania materiałów archiwalnych określone zostały w rozporządzeniu MKiDN w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Opisany w rozporządzeniu standard porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych stanowi warunki progowe, które powinny zostać spełnione podczas przejmowania akt do archiwum państwowego. Dodatkowe "żądania" dyrektora archiwum powinny zostać uzgodnione, zgodnie z § 5 ust. 1, brak tu możliwości działania władczego. Władcze działanie możliwe jest jedynie w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia przekazywanych materiałów archiwalnych (patrz opis standardu ) - § 7 ust. 2. Procedura skargowa, o której pisze Ewap, to ostateczność, tak mi się przynajmniej wydaje. Myślę jednak, że w uzasadnionych przypadkach może okazać się koniecznością.

[Bilfrost]

Kwestie dodatkowych wymagań AP dotyczą również wniosków o wydanie zgody na brakowanie. Docierały do mnie wyrazy niezadowolenia, ale nie widziałem takowych na papierze. Najwyraźniej pracownicy archiwów zakładowych boją się, że z archiwistą/tką państwową, na którą napiszą skargę, spotkają się na następnej kontroli.

Ogólnie odnoszę wrażenie, że do nadzorów archiwalnych trafiają przypadkowi ludzie, którzy nie zawsze potrafią interpretować przepisy prawa, a przecież to w tej pracy jest najważniejsze. Ciekawą lekturą są ukazujące się na BIP ogłoszenia: wymagania formalne dla kandydatów na pracowników nadzoru niewiele różnią się od wymagań na stanowiska dot. porządkowania czy udostępniania. Powszechne jest zatrudnianie na stanowisko młodszego archiwisty (nawet jeśli zakres obowiązków niewiele różni się od starszego archiwisty), co w przypadku oddziałów reprezentujących AP na zewnątrz - a do takich należy nadzór archiwalny - jest autodestrukcją wizerunkową.