Archiwum zakładowe - pierwsze kroki

[elza]

Dobry wieczór.
Właśnie zaczynam pracę w archiwum zakładowym, ale wcześniej nie miałam do czynienia z tą tematyką. Niestety rzeczywistość zdecydowanie odbiega od teorii, którą poznałam na kursie archiwalnym. Właśnie przejmuję archiwum, w którym są dokumenty spisane, ale są i takie, które pracownicy zostawili bez żadnego spisu. Nikt przede mną nie zajmował się etatowo archiwum - część dokumentów uporządkowała firma archiwizacyjna a resztę sami pracownicy. Nikt tego nie pilnował - jedne działy oddały w miarę porządnie "zrobione", natomiast inne pożal się Boże...
Zupełnie nie wiem od czego zacząć? Dodatkowo od jednej z pracownic usłyszałam, że będzie oddawała dokumenty tak jak ona uzna za słuszne tzn. nie uporządkowane, nie mówiąc o takich wymysłach jak paginacja. Stwierdziła, że od tego jest archiwista. I pewnie miała rację 
Proszę, pomóżcie 

[Asmund]

Mam dobrą wiadomość: nie, nie miała

Po pierwsze poproś przełożonego (kto nim jest?) o instrukcję kancelaryjną i archiwalną. Z nich powinien wynikać Twój zakres obowiązków. Z tym się zapoznaj i ściśle się trzymaj.

Pamiętaj, że masz prawo odmówić przyjęcia dokumentacji, która nie została uporządkowana zgodnie z przepisami.
Archiwista musi porządkować wyłącznie tą dokumentację, która już znajduje się na stanie/w magazynie AZ. Dlatego właśnie nic teraz nie przyjmuj w postaci nieuporządkowanej, broń się rękami i nogami, odwołuj się do przełożonych i właściwego AP. Na razie i tak będziesz musiała rozeznać się w swoim zasobie:

1) zorientować się co do przynależności zespołowej akt,
2) ogarnąć ewidencję, tj. znaleźć wykaz spisów zd.-odb. i spisy,
3) zobaczyć w magazynie co rzeczywiście obejmują spisy, a co będziesz musiała sama spisać z natury,
4) sprawdzić, które akta w AZ masz uporządkowane i spisane, a które będziesz musiała sama spisać i uporządkować.

Jeżeli Twoja instytucja jest pod nadzorem Archiwum Państwowego, to przejrzyj protokoły z dotychczasowych kontroli. Dzięki temu zorientujesz się jakoś w sytuacji...

[Grzesiek]

Sam to przerabiałem kilka lat temu ale miałem na szczęście doświadczenie i wiedzę więc było mi łatwiej. To co "zrzucono" bez ewidencji, właściwego porządkowania itd. niestety będziesz musiała sama ogarnąć. Na razie faktycznie trzeba zacząć od zapoznania się ze stanem faktycznym . Jeśli jesteś pod nadzorem AP to masz łatwiej - zawsze można argumentować - takie są wymogi, przepisy itp .... Zaproponuj szkolenie archiwalne dla wszystkich pracowników. Jeśli dotąd był problem to na pewno się przyda. Wielu usłyszy coś nowego . Szkolenie u Was na miejscu nie powinno być jakoś szczególnie kosztowne, ważne, żeby wzięli w nim udział wszyscy pracownicy wraz z kadrą kierowniczą - a może właśnie w szczególności z kadrą. Można zamówić sobie szkolenie dedykowane np. obowiązki kierownictwa w zakresie nadzoru nad czynnościami kancelaryjnymi,  tworzeniem i zabezpieczaniem dokumentacji. Lepiej brzmi i łatwiej przekonać szefostwo - to akurat z doświadczenia . O szkolenie możesz zapytać w swoim AP. Ważne, żeby poprowadził jakiś praktyk. U mnie to przyniosło dobry efekt tyle, że akurat to mogłem poprowadzić sam... Generalnie przygotuj się dobrze z przepisów, wykuj je na blachę i zrób z nich tarczę . Miękkie serce archiwisty nie sprawdza się i czasem kończy się kopem w cztery litery podczas kontroli z AP. To brutalne ale niestety zaobserwowane. Dużo zależy od kierownika jednostki jeśli zrozumie, po co to wszystko to na pewno jest łatwiej. Powodzenia i pytaj - pewnie pomożemy .

[elza]

Dziękuję Wam serdecznie 
]Asmund[/b] Nie miała racji?
Pytałam o instrukcję kancelaryjną i archiwalną - czym bardzo rozbawiłam pytanych. Podobno nikt jej nie widział, nawet ci bardziej przychylni. Ale coś mi się wydaje, że znajdę ją na stronach AP (podlegam - jednostka samorządowa). To samo z podstawowym wyposażeniem archiwum - jak mówię, że coś jest potrzebne, to patrzą na mnie jak na idiotkę.
Mówisz Grzesiek o zorganizowaniu szkolenia. Sama o tym myślałam, ale to dopiero jak się trochę w tym odnajdę. inna sprawa, że jestem nowa  i czuję opór na każdym kroku. Mimo, że postępuję bardzo delikatnie to ciągle daje się mi do zrozumienia, że nie mam żadnych praw i mam się nie wychylać. W mojej jednostce pracownicy nie lubią zmian a szef, raz, że się nie orientuje w sprawach archiwum a dwa, ma co innego na głowie. To typ jednostki, w której wszyscy są bardzo ważni a słowo "kontrola" działa tylko na mnie
Powoli poznaję zespoły, mam wykaz i spisy (oprócz wielkiego "zrzutu" - przed nim archiwizację przeprowadziła firma zewnętrzna). Czy dobrze zrozumiałam? To, na co nie ma spisu mam przeprowadzić spis z natury? Ja zaczęłam na te uporządkowane akta robić spis zdawczo-odbiorczy...

[Henryk Niestrój]

Zastanawia mnie w tej sytuacji skuteczność nadzoru owego archiwum państwowego, bo chyba przeprowadzono w dającej się określić przeszłości kontrolę Twojej jednostki, archiwista państwowy sprawdził istnienie i stosowanie instrukcji, widział archiwum zakładowe i przekazał zalecenia pokontrolne, a w przypadku ich niewykonania - archiwum państwowe złożyło skargę do organu wyższego stopnia? A jeśli tego nie uczyniono, może warto zainteresować tym faktem Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego NDAP?

[elza]

Tak, przeprowadzono w przeszłości kontrolę. Widziałam protokół, ale kontrola dotyczyła początków tego archiwum i stosunkowo małych zbiorów. Myślę, ze należy się spodziewać w niedalekiej przyszłości następnej kontroli 

[Jarek]

Ponów pytanie do swoich przełożonych o instrukcje itd. Zwróć im przy tym uwagę, że przepisy się niedawno zmieniły.

Jeżeli jednostka kontrolowana nie wykonuje zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, Naczelny Dyrektor
Archiwów Państwowych występuje do organu nadrzędnego nad jednostką kontrolowaną albo organu sprawującego nad nią
nadzór z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru zmierzających do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości.

Jeśli szef jednostki oleje kontrolę ap, to ap wystąpi do wójta/burmistrza/prezydenta o zastosowanie środków nadzoru, jeśli organ gminy jako organ nadrzędny też oleje taką kontrolę, to skończy się to zastosowaniem środków nadzoru przez wojewodę.

[elza]

Dziękuję jeszcze raz wszystkim za cenne wskazówki.
To były moje pierwsze i ostatnie kroki w jednostce, która nie ma szczęścia do archiwistów 
Znalazłam spokojniejszą pracę 

[Jarek]

Dziękuję jeszcze raz wszystkim za cenne wskazówki.
To były moje pierwsze i ostatnie kroki w jednostce, która nie ma szczęścia do archiwistów 
Znalazłam spokojniejszą pracę 

Podkreślenie moje Będę to rozpowszechniał gdzie tylko się da!
pozdrowienia i powodzenia!

[MarcinP]

Dotąd sądziłem, że praca w archiwum to swego rodzaju ucieczka od problemów, terapia relaksacyjna względem prowadzenia postępowań administracyjnych lub z gruntu prawa cywilnego etc. 

[muniekdm]

Trochę to smutne  Nie od dzisiaj wiadomo, że praca w archiwum nie należy do najłatwiejszych. Sam pamiętam swoje początki, gdy zaczynałem moją przygodę z archiwum zakładowym sądu. Musiałem wszystko zorganizować od początku, bo wcześniej archiwisty nie mieli. Najtrudniejsze chyba było nauczenie pracowników wydziałów, że akta wypożycza się na podstawie karty udostępnienia a przekazuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Nie można się jednak poddawać. Uwielbiam swoją pracę, chociaż też czasem chciałbym uciec. Najbardziej chyba zniechęca ten opór pracowników do prowadzenia dokumentacji zgodnie z przepisami i brak szacunku ze strony przełożonych.
Szkoda elza, że tak szybko się poddałaś. Myślę, że aby pracować w archiwum potrzebna jest nie tylko wiedza, ale przede wszystkim pasja i determinacja.
Również życzę powodzenia. Ciekawe jaka praca jest spokojniejsza