w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?

[Mona]

Wróciłam po przerwie do archiwizowania teczek i już zapomniałam w którym spisie umieścić  teczkę z dok. finansową ( daltego prosze o przypomnienie)  Mam sprawozdania kwartalne, rozpoczęte w 2013 r a ostatnie skończone  gdzieś z początkiem nastepnego roku 2014. Czy teraz teczka ta powinna znależć się w spisie z dokumentacja  zakończona w 2014 roku?  Chyba nie z tą z 2013 roku?
Pozdrawiam
i dziękuję z góry za odpowiedzi
 

[MarcinP]

Sprawozdanie rozpoczęte w 2013 r. - jak to należy rozumieć? Czy ma Pani na myśli sprawozdanie, które sporządzono w 2013 r., czy takie, które sporządzono w 2014 r., ale dotyczy roku poprzedniego?

[Mona]

Mam na myśli np.  sprawozdania kwartalne, - sprawozdanie z ostatnich trzech miesięcy 2013 r ( październik listopad grudzień) będzie zrobione już w styczniu 2014 r. tak samo za II półrocze 2013 roku będzie zrobione już w styczniu 2014 r. Miesięczne z grudnia 2013 będzie miało datę ze stycznia 2014

[Asmund]

Czyli ostatni dokument w teczce został sporządzony w roku 2014, a zatem teczka jako taka jest zakończona w 2014 r. i powinna zostać ujęta w spisie za ten rok.

To, że treść dotyczy roku 2013, to nieistotny szczegół. Równie dobrze jakaś sprawa mogłaby się ciągnąć przez kilka(naście)  lat, ale jeśli jej zakończenie przypada np. na 2017 r., to teczka jest na spisie z tego roku i tyle

[Mona]

Bardzo dziękuje za odpowiedź,
pozdrawiam

[MarcinP]

Sprawozdania będą więc w teczkach z 2014 r. i powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r. Na opisie teczki należy jednak zawrzeć informację, jakiego rodzaju są to sprawozdania i jakiego okresu dotyczą.

[Jarek]

I znowu przydałby się głos Ewyp.
Ja zapytam przede wszystkim czy ta dokumentacja to w ogóle akta spraw (czy jest tam spis spraw?)?
Jeśli jest spis spraw, to rocznikowo sprawy przynależą do roku w którym zostały założone, a nie zakończone.
Jeśli to nie są akta spraw, to najlepiej potraktować to jako sprawozdania kwartalne za I-IV kwartał 2013 r., daty skrajne 2013-2014.

[Jarek]

No przepraszam najmocniej, zamiast napisać Ewap,  napisałem Ewyp.

[Mona]

Dziekuje za informację, właśnie ślęczę nad tymi sprawozdaniami i powoli jej już ogarniam. Dałam je do spisu z innymi teczkami, w których sprawy zakończyły się w 2014 r. U mnie w teczkach ze sprawozdaniami nie ma spisu spraw.

Mam jednak inne pytanie, bo teraz mam problem z zapisem dat. Jak powinien on wygladać gdy  przyszło pismo z datą z końca grudnia 2004 r, a juz na pieczęci wpływu  mamy 11.01.2005 r. Sprawę tą jak i inne sprawy zarejestrowano w spisie z 2005 r, Jedna z ostatnich spraw kończy sie jednak w styczniu 2006 r. Jak to ma wyglądać ? 2004-2006? 

pozdrawiam

[Dory]

Moim zdaniem tak. W datach skrajnych bierzemy pod uwagę najwcześniejszy i najpóźniejszy dokument w teczce.

[stany]

Daty skrajne napisałbym 2004-2006 i dodałbym teczka za 2005r.

[stany]

Jeśli jest spis spraw, to rocznikowo sprawy przynależą do roku w którym zostały założone, a nie zakończone.
Jeśli to nie są akta spraw, to najlepiej potraktować to jako sprawozdania kwartalne za I-IV kwartał 2013 r., daty skrajne 2013-2014.

Zgadzam się  z Marcinem, ale co do Jarka... - to czy spis spraw jest w teczce , czy go nie ma, dokumentacja znajdująca się w teczce jest wytworzona tylko  w 2014r, nie ma tam żadnego dokumentu  z 2013r. , więc skąd daty skrajne 2013-14, jak w rzeczywistości tak nie jest. Pod hasłem dopisuję , że sprawozdania za 2013r., a daty skrajne 2014, można oczywiście  dopisać-  kwartalne , półroczne.

[Jarek]

Przeczytaj pierwszy post Mony. To są akta z lat 2013-2014.

[Mona]

A czy tych dat  nie dałoby sie ująć tak ( czy taki zapis jes poprawny?):

(2004) 2005 (2006)

Gdzie (2004) to  pismo z nawcześniejszą datą, 2005 - rok prowadzenia spraw, (2006) - pismo z " ostatnią"datą  w teczce

Nie rozumiem też stwierdzenia MarcinaP, że "sprawozdania (....) powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r". Dlaczego ? Przecież np miesięczne ze stycznia 2013 r.będzie mieć datę np.2.02.2013. Czy w znaku nie powinien być podany rok 2013?
Dzieki za wszystkie odpowiedzi !

[stany]

Przepraszam ja jakoś nie zakodowałem pierwszego postu, sugerowałem się drugim postem Mony , w którym nie ma mowy o tym , że są dokumenty wytworzone w 2013r.

Mam na myśli np.  sprawozdania kwartalne, - sprawozdanie z ostatnich trzech miesięcy 2013 r ( październik listopad grudzień) będzie zrobione już w styczniu 2014 r. tak samo za II półrocze 2013 roku będzie zrobione już w styczniu 2014 r. Miesięczne z grudnia 2013 będzie miało datę ze stycznia 2014