Rejestrowanie spisów -z-o informatycznych nośników danych

[Mona]

Witam
Mam do Was pytanie- czy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych prowadzonego  wspólnie dla kat A i B mam zarejestrować też spis z-d informatycznych nośników danych ( płyty cd będące załącznikami do spraw prowadzonych w postaci papierowej), czy mam prowadzić jakąś (jaką?) osobną ewidencję tych spisów ?

Z góry dziekuję za odpowiedź.

[Ewap]

To zależy jakiej treści instrukcja archiwalna obowiązuje w danym podmiocie. Generalnie to tam powinno być uregulowane.
W instrukcji archiwalnej z 2011 r. tego zabrakło. Nie oznacza to jednak, że takie spisy mają pozostać poza ewidencją. Skoro z instrukcji archiwalnej wynika, że wszystkie spisy wpisuje się w ciągu chronologiczno-numerycznym do jednego wykazu spisów, to i spisy dla nośników wpisuje się do tego samego wykazu. Ważna jest bowiem zasada nie dublowania sygnatur archiwalnych.
Więcej o składach jest tutaj http://sas-sap.com/doc/20160609_2.pdf a o tym czego brak w przepisach na str. 33-34

[Rovan]

Generalnie instrukcje (zarówno ta z 2011 jak i przykładowe instrukcje stworzone przez NDAP) się do tego nie odnoszą. Logicznym jest jednak, że wszystkie spiso z/o (w tym nośników ze SIND oraz dokumentów ze składu chronologicznego) rejestrujemy na tym samym wykazie. Inne podejście prowadziłoby do dublowania sygnatur.

[Śpioszek]

Tym bardzie, że w wykazie spisów z-o jest rubryka uwagi, w której spokojnie możemy wpisać rodzaj dokumentacji, której dany spis dotyczy

[krzysiekp]

Witam
z tre

[krzysiekp]

Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?

[Śpioszek]

Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?

Tak jak wspominano wyżesz- tak jako kolejny spis po to by nie dublować sygnatur przede wszystkim.

A czy w Twojej jednostce funkcjonuje jednolity rzeczowy wykaz akt?  Bo chcesz opierać oznakowanie nie o jrwa a o dziennik korespondencji?

[Jarek]

Dobry wieczór
Czy spis zdawczo-odbiorczy IND powinien być rejestrowany jako kolejny spis w jednym rejestrze prowadzonym w archiwum? Czy oznaczenie nośnika to nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających?

Tak jak pisze Śpioszek, jeden wykaz spisów, jeden ciąg numeracji spisów. Oznaczenie nośnika to oznaczenie nośnika, de facto powinno to być oznaczenie nośnika nadawane w momencie przyjęcia go do składu nośników.

[krzysiekp]

Obowiązuje system kancelaryjny mieszany. Czy przyjecie IND do archiwum powinno odbywać się równolegle do przyjmowanych akt spraw z którymi te nośniki są powiązane?

[MarcinP]

Praktyka przyjmowania takich spisów, jako następujących po sobie, nie jest konieczna - każdy spis jest odrębnym "bytem".