Przekazywanie skorowidza do historii chorób

[Archivarius85]

Witam, jestem archiwistą w szpitalu. Moja Szefowa przyjmowała ostatnio księgi raportów lekarskich i pielęgniarskich oraz przyjęła poza tymi spisami jeden skorowidz do Księgi oddziałowej pacjentów. Moje pytanie dotyczy przyjęcia tegoż skorowidza ponieważ w przypadku raportów - zostały przyjęte na spisach zdawczo - odbiorczych natomiast skorowidz został przekazany odrębnym protokołem - czy to jest zgodne z metodyką archiwalną? Czy ten skorowidz nie powinien zostać przekazany również na spisie zdawczo - odbiorczym (na pewno odrębnym od ksiąg raportów) albo na spisie wraz z historiami chorób pacjentów z rocznika w którym skorowidz był prowadzony? W jaki sposób przekazuje się pomoce ewidencyjne do wytworzonych dokumentów?

Pozdrawiam, ku chwale zasobu 
T.

[muniekdm]

Powinien być przekazany na spisie zdawczo-odbiorczym, tak jak każda inna dokumentacja. A jaką kategorię archiwalną ma taki skorowidz?

[Archivarius85]

Akurat w naszym jrwa jest to kat. BE 20 ale ponieważ po zniszczeniu historii chorób (czyli po ustowywm okresie przechowywania 20 lat) skorowidz będzie jednym z nielicznych dowodów, że pacjent był w szpitalu i na tym konkretnym oddziale to Archiwum Państwowe zakwalifikuje do kat. A.
Dziękuję za wcześniejszą odpowiedź. T.

[Ewap]

Pozwolę się włączyć do tych porad, bo mam pewne wątpliwości.
Skoro skorowidz jest do księgi oddziałowej, to znaczy, że jest powiązany z tą księgą a nie z historiami chorób. Księgi są częścią zbiorowej dokumentacji medycznej a nie indywidualnej jak historie choroby czy zdrowia i choroby. Oznacza to, że jest to inna klasa w JRWA i możliwa jest też inna kwalifikacja. Jest to różnie ustalane.
Poza tym całość dokumentacji bez względu na to czy to są pomoce ewidencyjne czy nie jest przekazywana do archiwum spisem zdawczo-odbiorczym. Spisów najczęściej nie robi się odrębnie dla rodzajów czy typów dokumentacji, choć oczywiście można , gdy są potrzebne inne dane w opisie niż w "normalnym" spisie. Nie ma co jednak robić odrębnych spisów na pojedyncze pozycje. Warto więc ująć skorowidz w tym spisie w którym była księga.
Powodzenia