"Inny" rodzaj dokumentacji

[Hanna Staszewska]

W obowiązujących przepisach o ewidencji zasobu w archiwach (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/zarzadzenie_nr_11_z_4_11_2013.pdf) mamy podane rodzaje dokumentacji (tu trochę zmieniona nomenklatura):
1) dokumentacja aktowa,
2) dokumenty pergaminowe i papierowe,
3) dokumentacja techniczna,
4) dokumentacja kartograficzna,
5) dokumentacja fotograficzna,
6) materiały ulotne,
7) dokumenty filmowe,
8 ) dokumenty dźwiękowe,
9) pieczęcie.
Może też występować inny rodzaj, wtedy należy go okreslić w polu uwag.
CKM pracuje nad nowymi przepisami dot. ewidencji i chcemy podać przykłady innych rodzajów, na razie mamy tabliczki woskowe i ikonografię.
Jak myslicie, czy cos jeszcze można tu dorzucić?

[Aleksander Korolewicz]

Skoro o tym mowa, ikonografia chyba zasługuje na własna kategorię. Ale pewnie, po latach, za późno na zmianę, bo trzeba by za dużo przerabiać...?

Z innych? "Muzealia" różnorakie, artefakty (imię ich legion). O! - sztandary.

[Hanna Staszewska]

Skoro o tym mowa, ikonografia chyba zasługuje na własna kategorię.

Z tego co pamiętam Kraków od dawna zgłaszał potrzebę wyodrębnienia ikonografii, może faktycznie powinnismy to przemyslec.
Ciekawe, jaka jest skala tej dokumentacji w archiwach, pewnie NDAP nie ma takiej wiedzy.

Ale pewnie, po latach, za późno na zmianę, bo trzeba by za dużo przerabiać...?

Na zmiany nigdy nie jest za późno
Wszystko zależy od skali tej dokumentacji w apach.
Skoro udało się wprowadzić materiały ulotne jako odrębny rodzaj dokumentacji (przepisami z 2013 r.) i nie było wielkiego problemu, żeby z "Innych" przerzucić je do ulotnych, to znaczy że da sie. Tylko czy warto to ruszać...

Z innych? "Muzealia" różnorakie, artefakty (imię ich legion). O! - sztandary.

Czekałam na to!
Pamiętam burzliwą dyskusję na IFAR na ten temat wiele lat temu
Tylko że te obiekty to nie są materiały archiwalne

[Aleksander Korolewicz]

Od dyskusji sprzed lat wielu mój pogląd się nie zmienił. Mamy i trzymamy, nie oddajemy, co więcej, jak się zdarzy i jest sens, należy brać.
To często nieodrodna część zespołu archiwalnego, a i niekiedy historia samego archiwum państwowego. A jak wszystko będzie w ZoSI, to i tak każdy zainteresowany znajdzie przez internet, nawet może prędzej niż w jakimś muzeum?

[Szymon Różyński]

Dodałbym Muzealia i ikonografię.

Uporządkowałbym sprawy ewidencji dokumentacji technicznej... trzeba w którąś stronę pójść albo tradycyjnie trzymamy się obiektów i podobiektów i wprowadzamy tym samym w ZoSIA zmiany albo z tego rezygnujemy. Pomijam już fakt, że opis jednostki w ZoSIA w zasadzie obejmuje tylko dokumentację projektową (budowlaną), a co z dokumentacją technologiczną itd.

Kwestia ostatnia to "dokumentacja elektroniczna" (np. pliki fotograficzne, filmowe, nagrania dźwiękowe Born-digital) jakoś nie widzi mi się jej ewidencjonowanie na zasadzie ilość plików i MB. Powinna tu też być rozstrzygnięta kwestia czy w przypadku dokumentacji elektronicznej mamy do czynienia z rodzajem dokumentacji czy tylko postacią. Ja stawiam na tę drugą opcję. Znacznie usprawniłoby to ewidencję. Dziś fotografie cyfrowe wprowadzamy w opisie zespołów jako dokument elektroniczny, a w inwentarzu wprowadzamy jako jednostkę fotograficzną. Całkowicie przez to rozjeżdża się ewidencja.

[Bolek]

Karty perforowane

[Hanna Staszewska]

Dodałbym Muzealia i ikonografię.

Nad ikonografią można pomysleć, ale muzealia to nie jest rodzaj dokumentacji. Może należałoby to podawać osobno? Ale najpierw zaproponowałabym przeprowadzenie ankiety w apach, aby zbadać skalę problemu. I przy okazji należałoby zobowiązać apy, aby w miarę możliwosci postarały się przekazać obiekty muzealne do muzeów.

Uporządkowałbym sprawy ewidencji dokumentacji technicznej... trzeba w którąś stronę pójść albo tradycyjnie trzymamy się obiektów i podobiektów i wprowadzamy tym samym w ZoSIA zmiany albo z tego rezygnujemy. Pomijam już fakt, że opis jednostki w ZoSIA w zasadzie obejmuje tylko dokumentację projektową (budowlaną), a co z dokumentacją technologiczną itd.

To jest inna sprawa. Nie da się niestety wszystkich zaległosci załatwić jednym przepisem.

Kwestia ostatnia to "dokumentacja elektroniczna" (np. pliki fotograficzne, filmowe, nagrania dźwiękowe Born-digital) jakoś nie widzi mi się jej ewidencjonowanie na zasadzie ilość plików i MB. Powinna tu też być rozstrzygnięta kwestia czy w przypadku dokumentacji elektronicznej mamy do czynienia z rodzajem dokumentacji czy tylko postacią. Ja stawiam na tę drugą opcję. Znacznie usprawniłoby to ewidencję. Dziś fotografie cyfrowe wprowadzamy w opisie zespołów jako dokument elektroniczny, a w inwentarzu wprowadzamy jako jednostkę fotograficzną. Całkowicie przez to rozjeżdża się ewidencja.

Oczywiscie, zgłaszane to było już dawno (W. Woźniak jeszcze jako dyrektor NAC w kilku pismach do NDAP zwracał na to uwagę, szkoda, że nikt go wtedy nie słuchał).
Teraz będziemy to zmieniać, dokumentacja najpierw ma postać (tradycyjną lub elektroniczną), a potem okreslamy jej rodzaj (czyli foto, aktowa itd.).

[Hanna Staszewska]

Do ikonografii i tabliczek woskowych dodaję jeszcze źródła muzyczne, czyli np. nuty (w wielu archiwach są takie materiały).