Muniek, to są bardzo dobre pytania.
Mnie jeszcze zastanawia, czy te nawiasy należy stosować w spisach materiałów archiwalnych przekazywanych do AP. Czy rozwijać takie tytuły jak np. G.K.R.P.A p-ko A. Kowalski o skierowanie na leczenie.
A jak zalecają archiwiści z archiwum państwowego z nadzoru?
Czy w ogóle w ten zapisać należy ingerować, i rozszerzać w taki sposób G[minna] K[omisja] R[ozwiązywania] P[roblemów] A[lkoholowych] p-ko A. Kowalski o skierowanie na leczenie.
Absolutnie w taki sposób nie, niech Cię ręka Boska broni!
W archiwach państwowych wreszcie od tego odejdziemy (jak Naczelny Dyrektor podpisze zarządzenie 
), więc tym bardziej z przedpola nie chcemy tak opisanych materiałów przyjmować.
Czy w ogóle ingerować w pierwotny tytuł teczki, aby przed przekazaniem pracownicy AP mieli jasność czego przekazywana jednostka dotyczy, czy dopiero osoba opracowująca zespół będzie rozszerzała zapis bez nawiasów kwadratowych.
Powtórzę moje pytanie: A jak zalecają archiwiści z archiwum państwowego z nadzoru?
Moim zdaniem na każdym etapie opisu, niezależnie od tego, czy to jest archiwum zakładowe czy państwowe, należy tak opisać j.a., aby było wiadomo jaka jest zawartość.
Ostatnio miałem przypadek z dokumentacją do brakowania. Na teczkach brak tytułu. Teraz powinienem stworzyć tytuł teczki. Czy powinienem zapisać ten tytuł w nawiasie kwadratowym, aby pokazać, iż tytuł teczki nie został nadany w komórce, która dokumentację wytworzyła, czy nie ma to kompletnie żadnego znaczenia?
Nie ma to absolutnie i kompletnie żadnego znaczenia.
Tytuł oryginalny - Obóz ZHP
Tytuł nadany - Obóz Związku Harcerstwa Polskiego w Mrągowie
Przy tym pozostaje np. możliwość wyszukiwania po skrócie ZHP (ten wie jak może to być ważne kto np. próbował znaleźć na allegro stare tomy Wielkiego Leksykonu Uzbrojenia Wrzesień 1939 (WLU)).
Jak najbardziej, skróty nazw własnych należy zachować (i dodatkowo oczywiście rozwiązać).
Nie wiem, więc zapytam - czy ZoSIA służy tylko do tworzenia ewidencji ap, czy też jest narzędziem do opracowania akt? Bo jeśli jest takim narzędziem, to rozumiem że daje np. możliwość wpisywania doń najpierw tytułu oryginalnego (jeśli był), potem odrębnie tytułu nadanego (jeśli powstał).
W ZoSIA są następujące pola do opisu zawartości: tytuł, tytuł tłumaczony i zawartość (tak samo jak w bazie IZA).
Zastanawiam się, po co komu dane o ?oryginalnym? tytule, jeśli jest on całkowicie błędny i od czapki. Zawsze wtedy jako argument pojawia się ten nieszczęsny badacz kancelarii, ale, jak mniemam, taki badacz zagląda do akt, nie bada chyba kancelarii na podstawie inwentarza.
Być może też trzeba zastanowić się nad tym jak i kiedy publikować ewidencję (metadane! pytanie czy np publikować ewidencję akt która jest tylko spisem zdawczo odbiorczym, czy da się potem zastąpić ją danymi po opracowaniu).
Oczywiście że publikować (po to jest m.in. retrokonwersja i przepisywanie do ZoSIA spisów zdawczo-odbiorczych].
Oczywiście że da się zastąpić danymi po opracowaniu.
Im dalej w las tym więcej drzew. Muniek zwrócił uwagę na ważną rzecz. Często będzie tak że nawias kwadratowy nie będzie oznaczał braku tytułu, czy poprawienia tytułu, a jedynie jego uzupełnienie przez wytwórcę. W tytule będzie bowiem hasło klasyfikacyjne z jrwa (jak najbardziej prawidłowe ale bardzo ogólne) i w nawiasach opis zawartości. Powtórzę - lepiej zastanowić się raczej co zrobić jeśli klasyfikacja jest niepoprawna. Usunięcie nawiasów i nieudokumentowana ingerencja archiwisty to utrata informacji. Usunięcie nawiasów nie spowoduje zmniejszenia ilości pracy do wykonania, bo błędy i tak trzeba poprawić. Powtórzę też - chodzi nie o nawiasy same w sobie, tylko o zachowanie odrębności informacji: o haśle klasyfikacyjnym, o pierwotnym tytule, o pierwotnym dodatkowym opisie, o tytule i opisie nadanym przez archiwistę. Można to wydzielić do odrębnych pól, można inaczej oznaczyć w obrębie jednego pola (np. zamiast nawiasów umowne frazy). Nie jestem pewien czy to dobry kierunek, może jest na to lepszy pomysł, ale nie przemawia do mnie gubienie przez archiwa informacji wcześniej z mozołem wypracowywanych przez wytwórców, to poniekąd podważa sens stosowania jrwa. Na drugim biegunie mamy trzy pola w ZoSIA. Może wystarczy rozszerzyć przeznaczenie pola "tytuł tłumaczony"? Jest chyba kilka możliwości. Gdyby ZoSiA służyła archiwiście od A do Z do opracowania akt (a chyba tak nie jest), to wyobrażam sobie że w systemie byłoby widać wszystko, z historią zmian i poprzednie tytuły.
Co do badaczy kancelarii - tworzenie i stosowanie jrwa to wciąż problem, może dzięki zachowaniu błędnych tytułów uda się to udoskonalić, albo zastąpić czymś to jrwa jako narzędzie niereformowalne.
