Proponuję lekturę fragmentu świetnego artykułu Bogdana Krolla pt. "Sporządzanie podstawowych systematycznych archiwalnych pomocy informacyjnych do najnowszych materiałów archiwalnych. Rozważania i propozycje", Archeion, t. 78, 1984, s. 60-63.
cyt.:
"Jak wiadomo, jednym z fundamentalnych kanonów obowiązujących archiwistów inwentaryzujących materiały archiwalne jest respektowanie przy tym oryginalnych tytułów jednostek. Jeżeli jednostka tytuł taki posiada i jeżeli nie jest on ewidentnie i całkowicie błędny, powinien wówczas ? zgodnie z powszechnie przyjętymi zasadami ? zostać zachowany bez zmian, ewentualnie zmodyfikowany przez uzupełnienia brakującymi informacjami lub usunięcie informacji zbędnych, przy czym nieoryginalne elementy tak utworzonego tytułu jednostki powinny być ujęte w nawiasy kwadratowe.
Warto wszakże zastanowić się nad tym, które z tak traktowanych tytułów, jakie otrzymują materiały archiwalne przed ich przyjęciem do archiwów państwowych, są rzeczywiście tytułami zasługującymi na nazwę oryginalnych. Są bowiem wprawdzie wśród nich tytuły nadawane im jeszcze w macierzystych instytucjach, ale już w archiwach zakładowych, przez porządkujących akta pracowników tych archiwów, innych pracowników instytucji lub osoby spoza niej, w ostatnich latach najczęściej przez pracowników "wyspecjalizowanych" (cudzysłów został użyty z premedytacją) spółdzielni. Nie są też rzadkie tytuły nadawane odziedziczonym materiałom archiwalnym w instytucjach już odziedziczonych.
W tej kwestii wydaje się, że do oryginalnych zaliczać można jedynie tytuły (jak i zresztą inne elementy opisu) nadawane jednostkom tylko w kancelariach, w trakcie zespołotwórczych procesów tworzenia i gromadzenia dokumentacji działania instytucji. Wszystkie inne tytuły do miana oryginalnych pretendować nie mogą. Za takim traktowaniem sprawy przemawiają, poza logiką, również analogie w kryteriach uznawania za oryginalne podziałów i układów, wszelkich okładek (teczek, obwolut) materiałów archiwalnych itp.
Nie są zatem oryginalne tytuły nadawane jednostkom w trakcie wszelkiego porządkowania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych. Są one zresztą w ostatnich latach coraz liczniejsze, jeśli już nie dominujące, w materiałach przejmowanych przez archiwa państwowe. Wartość informacyjna tych tytułów jest na ogół niewielka, ponieważ kwalifikacje nadających je jednostkom osób i warunki, w jakich się to odbywa, najczęściej nie sprzyjają prawidłowemu ich formułowaniu. Typowe wady tytułów jednostek w tych właśnie tytułach występują z reguły masowo i w krańcowych postaciach.
Osobny problem stwarza fakt, że nie zawsze można stwierdzić, czy zastane przez archiwistów w materiałach archiwalnych "przedarchiwalne" tytuły są rzeczywiście oryginalne, czyli kancelaryjnej proweniecji, czy też nie.
Wartość informacyjna tytułów (rzeczywiście) oryginalnych bywa różna. Na ogół największa jest w materiałach pochodzących z solidnych, ustabilizowanych kancelarii z XIX i początku XX w, coraz zaś mniejsza w miarę zbliżania się do współczesności. (?).
Jest w związku z tym zjawiskiem raczej rzadkim, by oryginalne tytuły zaspokajały potrzeby wyszukiwawcze archiwalnego systemu informacyjnego i mogły być zachowane bez zmian. W związku z tym w zdecydowanej większości przypadków zachodzi konieczność ich modyfikacji. Modyfikacja taka nie dość, że deformuje tytuł oryginalny, ale z natury rzeczy bardzo utrudnia prawidłowe formułowanie ostatecznego, archiwalnego tytułu jednostki, ponieważ zastana treść i forma ograniczają swobodę kształtowania zapisu informacyjnego o jej rzeczywistej zawartości, zmuszając do kompromisów między oryginalnym, a pożądanym nowym tytułem. Nawiasy wprowadzane do zmodyfikowanego tytułu ograniczają jego czytelność. [?].
Wszystkie wymienione względy skłaniają do zastanowienia się, czy rzeczywiście zasada zachowywania tytułów oryginalnych, ewentualnie zmodyfikowanych, jako ostatecznych tytułów jednostek w inwentarzach archiwalnych, zapewne uzasadniona w stosunku do dawniejszych materiałów archiwalnych, powinna równie rygorystycznie obowiązywać wobec materiałów pochodzących z późniejszego okresu kancelarii akt spraw. Ostatecznie dla typowego użytkownika archiwalnego systemu informacyjnego i dla efektywności wyszukiwania informacji w materiałach archiwalnych ważniejsze jest, by tytuł jednostki możliwie najlepiej informował o jej zawartości, niż żeby był możliwie oryginalny."
Dalej Kroll pisze o tym, że tytuły oryginalne mogą mieć znaczenie dla archiwistów badających związki kancelaryjne tudzież dla badaczy kancelarii.
I wreszcie: (cyt.):
"Natomiast rolę tytułów właściwych, podstawowych, przede wszystkim służących wyszukiwaniu jednostek w zespołach, powinny z reguły pełnić tytuły formułowane od nowa i w całości przez archiwistów inwentaryzujących materiały archiwalne. Tytuły, dla formułowania których podstawą i punktem wyjścia nie byłyby głównie tytuły oryginalne, ale przede wszystkim znajomość i analiza treści informacji pierwotnych zawartych w jednostkach." B. Kroll wielkim archiwistą był!
