etat archiwisty w jednostkach podległych?

[archug]

Chodzi o etat archiwisty, w którym są jednostki podległe, w związku z tym utworzone zostało archiwum wielozakładowe. Pracuję jako archiwista w ug, w którym zajmuję się dokumentacją jednostek podległych dokładnie trzech. I teraz zaczyna się pod górkę, trzeba wystąpić o expertyzy, brakowania itp. Oczywiście wiem na czym to polega moje pytanie /wreszcie dobiegam końca / Zatrudniona jest w ug, czy mogę rozmawiać o umowie zlecenie na te prace, z kierownikami jednostek?
Może ktoś ma podobna sytuację? Chciałabym wiedzieć, Czy mogę o coś się starać. Jak wiecie to jest dużo pracy, jako archiwista zakładowy mam na bieżąco tego sporo, a teraz chce zacząć i w jednostkach podległych, których dokumentacja jest w naszym archiwum na wydzielonych dla nich regałach. Jeśli się powtarzam przepraszam. Pozdrawiam

[Śpioszek]

Chodzi o etat archiwisty, w którym są jednostki podległe, w związku z tym utworzone zostało archiwum wielozakładowe. Pracuję jako archiwista w ug, w którym zajmuję się dokumentacją jednostek podległych dokładnie trzech. I teraz zaczyna
Jeśli jest to dokumentacja tylko zdeponowana w Twoim az to jako UG nie bardzo masz możliwość wystąpić o zgodę na brakowanie, bo to de facto dla Was to dokumentacja obca. Domyślam się, że są to szkoły, ewentualnie gops, które o ile nie zostały wzięte pod nadzór, są zobligowane do prowadzenia składnicy akt, Ty prowadzisz archiwum zakładowe. Powinna więc być oddzielna ewidencja itd.

Co innego gdyby to była dokumentacja przechowywana jako posukcesyjna, bo np. jakąś szkołę zlikwidowano. O zgodę na brakowanie występuje więc kierownik danej jednostki, a to kto odwali czarną robotę... jeśli nie masz tego w zakresie obowiązków to dogaduj umowy zlecenia, tylko musisz się liczyć z tym, że wówczas prace wykonujesz poza godzinami pracy urzędu.

Pozdrawiam

[archug]

Dziękuję za odpowiedź, postaram się to tak rozegrać

[MarcinP]

Archiwum wielozakładowe? A co to za twór? Jednostki organizacyjne gminy nie wytwarzają zwykle materiałów archiwalnych, więc tworzone są w tych jednostkach składnice akt. Jeżeli przechowujecie dokumentację w lokalu archiwum zakładowego urzędu gminy, to nie nazywałbym tego archiwum wielozakładowym, bo nadal mamy do czynienia z jednym archiwum zakładowym, w którym utworzono również składnice akt poszczególnych jednostek...

[stany]

Archiwa- składnice akt jedn. podległych UG., to oddzielne twory gdzie powinna być prowadzona oddzielna ewidencja i wszelka dokumentacja z tym związana. Dokumentacja tych jednostek powinna być przechowywana w oddzielnych pomieszczeniach.
Prowadzenie to oddzielny -dodatkowy zakres prac , który powinien być uzgodniony z kierownikami jednostek co do sposobu wykonywania  i płacy, np. umowa o pracę, bądz umowa-zlecenie.

[Bolek]

Ja spotkałem się z przypadkiem, że kierownik jednostki nadrzędnej wydawał polecenia aby archiwista przeszedł się do jednej czy drugiej jednostki podległej do ich składnic akt celem pomocy sporządzenia np. wniosku na brakowanie.

[MarcinP]

W ramach pomocy może tak zrobić, jeśli nie przerodzi się to w czynności o charakterze powtarzalnym, bieżącym, który powinien być uregulowany w umowie o pracę.

[archug]

Archiwum wielozakładowe? A co to za twór? Jednostki organizacyjne gminy nie wytwarzają zwykle materiałów archiwalnych, więc tworzone są w tych jednostkach składnice akt. Jeżeli przechowujecie dokumentację w lokalu archiwum zakładowego urzędu gminy, to nie nazywałbym tego archiwum wielozakładowym, bo nadal mamy do czynienia z jednym archiwum zakładowym, w którym utworzono również składnice akt poszczególnych jednostek...

A tak, jest taki twór wprowadzony Zarządzeniem i jest na to podstawa prawna: Na podstawie art.6 ust.1. art.33 ust.1, art.35 ust.1i2 oraz art.36 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2011 r. Nr123, poz. 698, z późn. zm.) Takie zarządzenie należało wprowadzić, z uwagi właśnie na to, że jednostki podległe będące w tym samym budynku, przechowują w naszym archiwum swoją dokumentacje.
Stąd moje pierwotne pytanie, jako etatowy archiwista zajmuje się głównie archiwum zakładowym, od jednostek podległy odbieram dokumentacje jednak nie jestem zatrudniona w tychże jednostkach. No i wszystko jest "Ok"

[archug]

W ramach pomocy może tak zrobić, jeśli nie przerodzi się to w czynności o charakterze powtarzalnym, bieżącym, który powinien być uregulowany w umowie o pracę.

Moja czynność jest powtarzalna od 9 lat i stąd u mnie te wątpliwości, Czy nie powinnam mieć umowy z tymi jednostkami? Ciekawy jest fakt, ze kontrola z AP nie pyta o to widząc w archiwum, dokumentacje jednostki. Być może dlatego, ze ma ona osobne regały i jest prowadzona osobna ewidencja. Dbam o to jak o całą resztę.

[archug]

Archiwa- składnice akt jedn. podległych UG., to oddzielne twory gdzie powinna być prowadzona oddzielna ewidencja i wszelka dokumentacja z tym związana. Dokumentacja tych jednostek powinna być przechowywana w oddzielnych pomieszczeniach.
Prowadzenie to oddzielny -dodatkowy zakres prac , który powinien być uzgodniony z kierownikami jednostek co do sposobu wykonywania  i płacy, np. umowa o pracę, bądz umowa-zlecenie.

Oczywiście masz rację co do drugiej części Twojej wypowiedzi, spróbuje to wyegzekwować. Natomiast zaznaczam, jest prowadzona osobna ewidencja i jednostki maja wydzielone regały. Tutaj jest wszystko jak należy bo bardzo się staram

[archug]

Ja spotkałem się z przypadkiem, że kierownik jednostki nadrzędnej wydawał polecenia aby archiwista przeszedł się do jednej czy drugiej jednostki podległej do ich składnic akt celem pomocy sporządzenia np. wniosku na brakowanie.

No właśnie, i tu jest "luka", są to tzw. prace zlecone przez np. burmistrza, czy wójta. Więc zgodnie z zakresem wszystko jest w porządku.