w spisie z którego roku powinnam ująć teczkę?

[stany]

Daty skrajne zapisuję : 2004-2006, pod hasłem  dopisuję za 2005r. i wiadomo o co chodzi, a te trzy roczniki z nawiasami ? , może ktoś stosuje, ale ja nie kojarzę takiego zapisu w IA czy IK.

[Asmund]

Sprawozdania będą więc w teczkach z 2014 r. i powinny być oznaczone znakami spraw z 2014 r.

Pierwsza kwestia, to czy te sprawozdania tworzą akta spraw? Jeżeli nie, to gdzie znaki?

Po drugie - znak sprawy nadaje referent, który ją rejestruje. Co ma do tego archiwista?
Może oczywiście sprawdzić, czy jest spis spraw i zgadza się z zawartością. Ok. Ewentualnie, jeśli koordynuje czynności kancelaryjne, to może jeszcze posprawdzać czy znaki są nadane zgodnie z instrukcją. No i chyba na tyle...

Jeżeli chodzi o daty skrajne, to (po konsultacjach z miejscowym AP) rzecz u mnie wygląda w ten sposób:

2013 [rok założenia teczki]
2013-2014 [daty roczne najstarszego i najnowszego dokumentu w teczce]

Podanie roku założenia teczki jest przydatne, bo w załącznikach np. mogą występować różne dokumenty, choćby i sprzed powstania naszej instytucji 

Nawiasem mówiąc:
jeżeli mamy daną teczkę ze sprawozdaniami kwartalnymi za 2013 r., ona jest już utworzona i nie chcemy jej dzielić, to znajdą się w niej właśnie te sprawozdania zrobione do stycznia 2013-2014, a sama teczka będzie zamknięta w tymże 2014 r. i zdana do AZ razem z tym rocznikiem.

Jeżeli jednak chcielibyśmy mieć teczki wyłącznie z pełnych roczników (2013 i już!), to z tego punktu widzenia logiczniej byłoby sprawozdanie za ostatni kwartał 2013 r. (zrobione w styczniu 2014 r.) przenieść do teczki ze sprawozdaniami za 2014 r. Wtedy nasze roczniki kwartalnych sprawozdań obejmowałyby 4 sprawozdania: jedno za ostatni kwartał poprzedniego roku i trzy za 3 pierwsze kwartały roku bieżącego. W takim przypadku mielibyśmy zgodność pod względem roku powstania sprawozdań, aczkolwiek merytorycznie byłoby to kiepskie: w końcu jak ktoś przegląda teczkę sprawozdań za jakiś rok, to chciałby mieć razem wszystkie, a nie tylko 3! Użytkownika wszak nie obchodzi, że sprawozdanie za ostatni kwartał interesującego go roku było zrobione już w styczniu roku następnego 

Ale to wybór osoby, która tworzy dokumentację...

[Mona]

Skoro daty skrajne sprawozdań zapisujemy tak: 2013-2014 to czy nie tak samo (2013-2014)  wygladałby zapis dat teczek wieloletnich, gdzie prowadzone były sprawy z 2013 (+ spis z 2013) i 2014 (+ spis z 2014)?

[Asmund]

Jak najbardziej, nie ma żadnej różnicy. Daty skrajne to daty skrajne: rok najwcześniejszego pisma w teczce - rok najpóźniejszego.

[Jarek]

Tak jeszcze a propos tych sprawozdań - rocznik to nie są teczki spraw zakończonych w danym roku, tylko wszczętych, podstawą jest to na który rok prowadzi się spis spraw, a nie daty skrajne czy daty załatwienia. Przez analogię te sprawozdania dałbym zatem na spisie z teczkami spraw wszczętych w 2013 r. To jest jednak w gruncie rzeczy wtórny problem, bo najważniejszy jest dobry opis: w tytule informacja że to sprawozdania cząstkowe za I-IV kwartał 2013, roko założenia teczki 2013 i daty skrajne 2013-2014.

A czy tych dat  nie dałoby sie ująć tak ( czy taki zapis jes poprawny?):

(2004) 2005 (2006)

Gdzie (2004) to  pismo z nawcześniejszą datą, 2005 - rok prowadzenia spraw, (2006) - pismo z " ostatnią"datą  w teczce

Raczej powinno to wyglądać tak: [2004] 2005-2006. Czytelniejsze jednak wydaje się zapisywanie osobno roku założenia i osobno dat skrajnych, tak jak pisał MarcinP.

[MarcinP]

Mój post dotyczył sytuacji, w której sprawozdania kwartalne/miesięczne rejestrowano w spisach spraw w danym roku kalendarzowym, np. 2014. Pierwsze sprawozdanie (styczniowe) będzie za miesiąc poprzedni (grudzień). Kolejne obejmą 2014 rok, ale bez danych z grudnia (te dane zostaną zawarte w sprawozdaniu, które będzie sporządzone w styczniu 2015 r.). W omawianej sytuacji datą skrajną będzie wyłącznie 2014 rok. W tytule teczki zawieramy informację, że są to sprawozdania ... (tu wpisać czego dotyczą i jakiego są rodzaju, tzn. kwartalne, miesięczne itp.) oraz dopisać, jaki obejmują okres (np. "Sprawozdania kwartalne z posiedzeń Zarządu Powiatu Pcimskiego za okres: XII 2013 r. - XI 2014 r."; można na środku pod tytułem dopisać: "Sprawy z 2014 roku" i 2014 jako określenie dat skrajnych).