Postępowanie w sprawie odmowy udostępnienia akt

[Zombi]

Dzień dobry wszystkim!
Chciałbym na forum podzielić się swoim wątpliwościami dotyczącymi czynności podejmowanych po otrzymaniu podania o udostępnienie akt przez archiwum państwowe i popytać o praktykę w innych archiwach.

Chodzi mianowicie o postanowienie art. 16e ust. 1 ustawy archiwalnej: W przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych, podmiot zobowiązany wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu do tych materiałów.
Mam na myśli sytuacje, gdy archiwum otrzymuje podanie o udostępnienie danych akt z danymi, dajmy na to, majątkowymi,osobowymi, etc., których okres karencji na "powszechne" udostępnianie jeszcze nie minął. Normą jest (przynajmniej w naszym archiwum - ANK), że podanie zazwyczaj musi być uzupełnione a to o oryginał pełnomocnictwa, a to o dokumenty poświadczające pokrewieństwo lub inny interes w uzyskaniu dostępu do akt i dopiero wtedy można się zapoznawać z aktami. Wzywamy więc stronę do uzupełnienia wniosku o te ww. dokumenty.
Pytanie, czy właściwie nie powinno to odbywać się już w trybie postępowania administracyjnego, które musi zakończyć się wydaniem decyzji (w 99% o umorzeniu postępowania i udostępnieniu akt)? Czy każdy brak w podaniu (np. oryginału pełnomocnictwa) oznacza "uzasadnioną wątpliwość" co do dostępu do akt, czy też jest to tylko przesłanka do np. badania wyjaśniającego treść podania, a samo postępowanie winniśmy wszczynać dopiero, gdy poweźmiemy podejrzenie, że strona nie może zapoznać się z aktami (co chyba jednak oznacza jakąkolwiek przeszkodę uniemożliwiającą wydanie akt, a więc każdy brak)?.

Literalnie rzecz biorąc organ, czyli archiwum, winien zachować się zero-jedynkowo, tj. albo na podstawie treści podania uznać, że można udostępnić akta, albo dojść do przeciwnego wniosku, a wszelkie uzupełnienia podania i wyjaśnienia powinny toczyć się w trybie postępowania administracyjnego. Z tego, co wiem jednak, w żadnych z archiwów tak się nie postępuje, gdyż wywołałoby to konieczność wszczynania i kończenia wielu postępowań według kpa, z wszystkimi tego konsekwencjami (wysyłanie zawiadomień o wszczęciu postępowania lub przynajmniej protokół z tej czynności + protokół z wydania decyzji o umorzeniu postępowania przez upoważnionego pracownika archiwum). Z drugiej strony względy praktyczne nie mogą doprowadzić do nie przestrzegania zapisu ustawy. Kwestia ta mnie nurtuje, bo mam podejrzenie, że właśnie w tym punkcie nie przestrzegamy ustawy 

Aż się zalogowałem na forum, by o tym wszystkim napisać i zapytać Państwa, czy u Was wydaje się w ogóle decyzje administracyjne o odmowie udostępnienia akt?

Dzięki z góry za wszelką pomoc w tej sprawie.

P.S. Komentarz M. Konstankiewicza nie wyjaśnia w ogóle tej kwestii.

[dgrot]

Z zaciekawieniem czekałem, że ktoś zechce wyjaśnić. Nie zechciał. Dziwne.

Udostępnianie materiałów archiwalnych w archiwum następuje ?po zgłoszeniu?, a w systemie teleinformatycznym nawet bez niego. Podania właściwie tam nie ma, bo taki dokument potrzebny jest tylko w postępowaniu administracyjnym, które w sprawach udostępniania wszczynane jest wyjątkowo, tylko w razie ?uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu.? Warto zatrzymać się przy udostępnianiu tradycyjnym, w czytelni (pracowni), bo w sieci z zasady dostępne są (na razie) dokumenty nieproblemowe.
 
Jeśli nie widać dostępowych ograniczeń, materiały archiwalne powinny być po prostu udostępnione. W przeciwnym razie, trzeba wyjaśnić, czy użytkownik może uzyskać wyjątkowy dostęp, pomimo ograniczeń. Wypytywanie użytkownika o jego szczególne uprawnienia informacyjne, zwłaszcza pod rygorem odmowy dostępu, stanowi czynność znacznej wagi, bo z zasady instytucje publiczne maja służyć obywatelom, a nie ich przesłuchiwać. Sytuacja jest więc rzeczywiście zerojedynkowa: albo z uśmiechem na ustach spełniamy życzenia gościa, albo wszczynamy postępowanie administracyjne w sprawie odmowy udostępniania. Gdy dojdzie do wszczęcia, niepozorne zgłoszenie użytkownika nabiera cech podania. Zombi trafnie jednak zauważa, że może to oznaczać uruchomienie wielkiej machiny w sprawie czasem banalnej i błahej. Z pomocą przychodzi art. 14 par. 2 Kpa, który pozwala załatwiać sprawę ustnie, gdy przemawia za tym interes strony. Na ogół przemawia, bo ustnie jest sprawniej. Wtedy jednak dokumentuje się czynności ?w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji?. Przy pewnej wprawie da się to robić całkiem zwięźle, a ze względów praktycznych dobrze jest spisać, co się działo w sprawie . Nawet postanowienia i decyzje można ogłaszać ustnie (art. 109 par. 2 i art. 125 par. 2). Tę możliwość pozostawiłbym jednak dla rozstrzygnięć miłych użytkownikowi (zwłaszcza dla umorzenia postępowania). Formy ustnej nie stosowałbym w żadnym razie dla wezwania do uzupełnienia podania (dosłownie, w rozumieniu art. 64 par. 2 Kpa), bo to robi się pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania. Trzeba pamiętać, że wyjaśnienia i dowody zasadniczo nie uzupełniają podania, bo tu chodzi ściśle o usunięcie braków formalnych.

Odmowa dostępu musi mieć formę decyzji, a ogłoszenie ustne nie miałoby tu zastosowania. Rozstrzygnięcia, które potencjalnie podlegają zaskarżeniu, warto napisać solidnie (choćby i elektronicznie). Jednak bez złudzeń, proszę. Praktyka jest mocno odmienna, gdyż piękne uczucie między archiwistami i Kpa na ogół nie rozkwita.

[jacek_k]

Z zaciekawieniem czekałem, że ktoś zechce wyjaśnić. Nie zechciał. Dziwne.

Udostępnianie materiałów archiwalnych w archiwum następuje ?po zgłoszeniu?, a w systemie teleinformatycznym nawet bez niego. Podania właściwie tam nie ma, bo taki dokument potrzebny jest tylko w postępowaniu administracyjnym, które w sprawach udostępniania wszczynane jest wyjątkowo, tylko w razie ?uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu.? Warto zatrzymać się przy udostępnianiu tradycyjnym, w czytelni (pracowni), bo w sieci z zasady dostępne są (na razie) dokumenty nieproblemowe.
 
Jeśli nie widać dostępowych ograniczeń, materiały archiwalne powinny być po prostu udostępnione. W przeciwnym razie, trzeba wyjaśnić, czy użytkownik może uzyskać wyjątkowy dostęp, pomimo ograniczeń. Wypytywanie użytkownika o jego szczególne uprawnienia informacyjne, zwłaszcza pod rygorem odmowy dostępu, stanowi czynność znacznej wagi, bo z zasady instytucje publiczne maja służyć obywatelom, a nie ich przesłuchiwać. Sytuacja jest więc rzeczywiście zerojedynkowa: albo z uśmiechem na ustach spełniamy życzenia gościa, albo wszczynamy postępowanie administracyjne w sprawie odmowy udostępniania. Gdy dojdzie do wszczęcia, niepozorne zgłoszenie użytkownika nabiera cech podania. Zombi trafnie jednak zauważa, że może to oznaczać uruchomienie wielkiej machiny w sprawie czasem banalnej i błahej. Z pomocą przychodzi art. 14 par. 2 Kpa, który pozwala załatwiać sprawę ustnie, gdy przemawia za tym interes strony. Na ogół przemawia, bo ustnie jest sprawniej. Wtedy jednak dokumentuje się czynności ?w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji?. Przy pewnej wprawie da się to robić całkiem zwięźle, a ze względów praktycznych dobrze jest spisać, co się działo w sprawie . Nawet postanowienia i decyzje można ogłaszać ustnie (art. 109 par. 2 i art. 125 par. 2). Tę możliwość pozostawiłbym jednak dla rozstrzygnięć miłych użytkownikowi (zwłaszcza dla umorzenia postępowania). Formy ustnej nie stosowałbym w żadnym razie dla wezwania do uzupełnienia podania (dosłownie, w rozumieniu art. 64 par. 2 Kpa), bo to robi się pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania. Trzeba pamiętać, że wyjaśnienia i dowody zasadniczo nie uzupełniają podania, bo tu chodzi ściśle o usunięcie braków formalnych.

Odmowa dostępu musi mieć formę decyzji, a ogłoszenie ustne nie miałoby tu zastosowania. Rozstrzygnięcia, które potencjalnie podlegają zaskarżeniu, warto napisać solidnie (choćby i elektronicznie). Jednak bez złudzeń, proszę. Praktyka jest mocno odmienna, gdyż piękne uczucie między archiwistami i Kpa na ogół nie rozkwita.

Decyzja administracyjna musi być skutecznie doręczona, więc jeśli elektronicznie to tylko za pośrednictwem ePUAP (można doręczyć przez ePUAP na adres poczty elektronicznej) i tylko w sytuacji opisanej w art. 39(1) kpa. Organem odwoławczym zapewne jest NDAP? Wydaje mi się również, że w przypadku ustawy archiwalnej nie mamy do czynienia z uproszczonym postępowaniem - na nieszczęście archiwistów.

[Zombi]

Dziękuję za odpowiedzi.

Podzielam w zupełności zdanie dgrota, że nawet w rygorze postępowania administracyjnego da się sprawę rozpatrzyć w pełni ustnie (a więc także np. telefonicznie oraz drogą elektroniczną), gdyż nie ma w kpa zastrzeżonej formy pisemnej dla czynności zawiadomienia strony w o wszczęciu postępowania (art. 61 § 4), a przepisy art 109 § 2 i art. 125 § 2 z kolei wprost dopuszczają formę ustną przy wydawaniu decyzji i postanowień uwzględniających żądanie strony (czyli udostępnienie akt). Nie występuje wtedy problem "dostarczania" decyzji, gdyż z czynności ogłoszenia decyzji stronie sporządza się protokół, a jeżeli zapoznaje się ona z aktami osobiście w pracowni naukowej, to może podpisać stosowną adnotację. Taki protokół, skoro jest świadectwem wydania decyzji administracyjnej, musi być jednak podpisany przez pracownika mającego upoważnienie Dyrektora do wydawania decyzji administracyjnych.

Rozumiem, że jeżeli wzywamy do uzupełnienia podania na podstawie art. 64 § 2 (dotyczy tylko ściśle braków formalnych w podaniu), to znaczy, że wszczęliśmy już postępowanie administracyjne i traktujemy zgłoszenie użytkownika, jako podanie w rozumieniu kpa?

Tak jak podejrzewałem, wygląda na to, że po stwierdzeniu, iż informacje zawarte w zgłoszeniu nie wystarczą do uzyskania dostępu do materiałów archiwalnych, archiwum musi już prowadzić dalej sprawę według rygorów kpa, co oznacza dosyć istotną zmianę proceduralną w stosunku do dotychczasowej praktyki. Szczerze przyznam, że mimo upłynięcia już ok. 8 miesięcy od nowelizacji ustawy, to statystyka postępowań w sprawie odmowy udostępnienia akt prowadzonych w naszym archiwum wynosi zero  co kompletnie rozmija się z rzeczywistością  .

Nurtuje mnie też inna kwestia (korzystając z obecności specjalistów na forum...). Zazwyczaj bowiem pisma z wnioskiem o udostępnienie akt zawierają od razu prośbę o wydanie uwierzytelnionych kopii tych materiałów. Jaki jest stosunek postępowania w sprawie odmowy udostępnienia akt do postępowania w sprawie uwierzytelnienia kopii tych akt (czyli w sprawie wydania zaświadczenia w rozumienia kpa)?
Czy mają się one toczyć równolegle? Czy w razie zaistnienia przesłanek do odmowy udostępnienia z art. 16b, wystarczy wydanie decyzji administracyjnej o odmowie, która niejako "konsumuje" postanowienie o odmowie wydania uwierzytelnionych kopii? Czy może po zakończeniu odmowną decyzją tego pierwszego postępowania, trzeba jeszcze wydać osobne postanowienie w sprawie wniosku o wydanie uwierzytelnionych kopii (z powołaniem się na decyzję jako przyczynę wydania postanowienia - absurd)? Nie ulega bowiem wątpliwości, że wydanie zaświadczenia w postaci uwierzytelnienia kopii jest jednocześnie formą udostępnienia akt i ograniczenia w dostępie do materiałów archiwalnych mogą stać się przyczyną odmowy wydania zaświadczenia. W takich przypadkach jednak, moim zdaniem, wystarczy odmowa decyzją, bez dublowania czynności przez wydanie jeszcze postanowienia.

Ciekawy jestem jak Państwo zapatrujecie się na ten problem?

[dgrot]

jacek_k obudził się dziś jako pesymista.  Nie widzę w ustawie archiwalnej, a w tym ? w art. 16e ? niczego, co wykluczałoby stosowanie ustne załatwiania spraw. Decyzja lub postanowienie wygłoszone i potwierdzone podpisem strony na protokole albo w adnotacji są jak najbardziej skutecznie doręczone. całe postępowanie da się niekiedy zapisać na jednej kartce. Decyzja elektroniczna istotnie powinna przejść przez ePUAP, podobnie jak postanowienia w toku postępowania ? to jednak nie musi być uciążliwe (chyba że system akurat nie żyje). Ważne jest, by nie popadać w monumentalne formy korespondencji, szczególnie w drobnych sprawach bieżących. Poza tym jest jeszcze wątek delikatnego naginania prawa; np. wymiana zwykłych e-maili z użytkownikiem może być czasem praktycznie uzasadniona, zwłaszcza gdy dotyczy kwestii technicznych. Takie nikłe odstępstwa zwykle nie mają ujemnych skutków, a dodatnie ? jak najbardziej. Postępowanie uproszczone to jeszcze coś innego ? ale stosujemy je często; taki charakter ma głównie załatwianie spraw zaświadczeniowych. Organem odwoławczym jest oczywiście Naczelny Dyrektor AP.
Co do problemu sformułowanego przez Zombi, sprawy wydawania zaświadczeń, w tym uwierzytelnionych kopii (bo na takie ujęcie pozwala teraz art. 16a ust. 4 pkt 3) powinny być prowadzone odrębnie od spraw udostępniania. Wydanie uwierzytelnionej kopii tylko w sensie potocznym uważać można za formę udostępnienia informacji. Natomiast w sensie prawnym jedno i drugie ma różne przesłanki, zarówno pozytywne, jak i negatywne. No więc w tym miejscu nie zgodzę się z Zombi (okazując mu czarną niewdzięczność). Te dwa tory nigdy się nie krzyżują, nawet jeśli archiwum i udostępni, i wyda zaświadczenie (albo dwa razy rozstrzygnie odmownie: decyzją i postanowieniem). Można odmówić udostępnienia dokumentu np. ze względu na prywatność tzw. podmiotów danych, ale jeśli ten sam klient wykaże interes prawny w uzyskaniu uwierzytelnionej kopii tego dokumentu, powinien ją otrzymać, pomimo istnienia przeszkody dostępowej. Z art. 24 Kodeksu cywilnego wynika bowiem dopuszczalność naruszania dóbr osobistych (w tym prywatności), o ile naruszenie jest uprawnione. Taka zasada ma swoje granice, do których na szczęście archiwa nie docierają: np. interes prawny nie uzasadniałby naruszenia ochrony informacji niejawnych. Powyższe działa i w drugą stronę: ktoś może łatwo zapoznać się z dokumentem, ale nie ma interesu prawnego, by uzyskać uwierzytelnioną kopię. Często spotyka to genealogów, którzy chcą uwierzytelniać kopie potrzebne im do celów prywatnych (niekiedy zresztą archiwa im ulegają). Z powodu dwoistości prawnej należałoby równolegle prowadzić postępowanie w sprawie udostępnienia i w sprawie urzędowego potwierdzenia. Zdarza się zresztą, że klient dąży wyłącznie do tegoż potwierdzenia, ale przez nieświadomość zaczyna od zgłoszenia użytkownika. Ludzie są dziwni, ale każdy, kto udostępnia, wie to doskonale. Formułuję to wszystko w wielkim skrócie, mając na względzie dobro forum.

[jacek_k]

jacek_k obudził się dziś jako pesymista.  Nie widzę w ustawie archiwalnej, a w tym ? w art. 16e ? niczego, co wykluczałoby stosowanie ustne załatwiania spraw. Decyzja lub postanowienie wygłoszone i potwierdzone podpisem strony na protokole albo w adnotacji są jak najbardziej skutecznie doręczone. całe postępowanie da się niekiedy zapisać na jednej kartce. Decyzja elektroniczna istotnie powinna przejść przez ePUAP, podobnie jak postanowienia w toku postępowania ? to jednak nie musi być uciążliwe (chyba że system akurat nie żyje). Ważne jest, by nie popadać w monumentalne formy korespondencji, szczególnie w drobnych sprawach bieżących. Poza tym jest jeszcze wątek delikatnego naginania prawa; np. wymiana zwykłych e-maili z użytkownikiem może być czasem praktycznie uzasadniona, zwłaszcza gdy dotyczy kwestii technicznych. Takie nikłe odstępstwa zwykle nie mają ujemnych skutków, a dodatnie ? jak najbardziej. Postępowanie uproszczone to jeszcze coś innego ? ale stosujemy je często; taki charakter ma głównie załatwianie spraw zaświadczeniowych. Organem odwoławczym jest oczywiście Naczelny Dyrektor AP.
Co do problemu sformułowanego przez Zombi, sprawy wydawania zaświadczeń, w tym uwierzytelnionych kopii (bo na takie ujęcie pozwala teraz art. 16a ust. 4 pkt 3) powinny być prowadzone odrębnie od spraw udostępniania. Wydanie uwierzytelnionej kopii tylko w sensie potocznym uważać można za formę udostępnienia informacji. Natomiast w sensie prawnym jedno i drugie ma różne przesłanki, zarówno pozytywne, jak i negatywne. No więc w tym miejscu nie zgodzę się z Zombi (okazując mu czarną niewdzięczność). Te dwa tory nigdy się nie krzyżują, nawet jeśli archiwum i udostępni, i wyda zaświadczenie (albo dwa razy rozstrzygnie odmownie: decyzją i postanowieniem). Można odmówić udostępnienia dokumentu np. ze względu na prywatność tzw. podmiotów danych, ale jeśli ten sam klient wykaże interes prawny w uzyskaniu uwierzytelnionej kopii tego dokumentu, powinien ją otrzymać, pomimo istnienia przeszkody dostępowej. Z art. 24 Kodeksu cywilnego wynika bowiem dopuszczalność naruszania dóbr osobistych (w tym prywatności), o ile naruszenie jest uprawnione. Taka zasada ma swoje granice, do których na szczęście archiwa nie docierają: np. interes prawny nie uzasadniałby naruszenia ochrony informacji niejawnych. Powyższe działa i w drugą stronę: ktoś może łatwo zapoznać się z dokumentem, ale nie ma interesu prawnego, by uzyskać uwierzytelnioną kopię. Często spotyka to genealogów, którzy chcą uwierzytelniać kopie potrzebne im do celów prywatnych (niekiedy zresztą archiwa im ulegają). Z powodu dwoistości prawnej należałoby równolegle prowadzić postępowanie w sprawie udostępnienia i w sprawie urzędowego potwierdzenia. Zdarza się zresztą, że klient dąży wyłącznie do tegoż potwierdzenia, ale przez nieświadomość zaczyna od zgłoszenia użytkownika. Ludzie są dziwni, ale każdy, kto udostępnia, wie to doskonale. Formułuję to wszystko w wielkim skrócie, mając na względzie dobro forum.

Nie twierdzę, że nie można załatwić ustnie. Należy jednak pamiętać:
?gdy przemawia za tym interes strony? należałoby uważać za równoznaczne pod względem swego sensu ze zdaniem: ?gdy strona na to się zgadza?
źródło: http://gdz.org.pl/komentarz-do-art-14-kpa/

Jeśli chodzi o postępowanie uproszczone i zwykłe, to nawet jeżeli załatwiamy sprawę ustnie mamy więcej obowiązków niż przy postępowaniu o dostęp do informacji.

[Zombi]

Oj tam, akurat w tym wypadku niezgoda może być twórcza i pomoże mi lepiej zrozumieć, co autor nowelizacji ustawy miał na myśli 

No tak, doskonale rozumiem, że art. 16a ust. 4 pkt 3 ustawy archiwalnej wprowadza osobny rodzaj zadania dla archiwów państwowych - inny niż udostępnianie materiałów archiwalnych w rozumieniu tej ustawy. Ze względów proceduralnych uzasadniona (?) byłaby też praktyka dwóch aktów odmowy: w postaci decyzji adm. i postanowienia o odmowie wydania uwierzytelnionej kopii akt.

Nie zmienia to jednak faktu, że nie da się materialnie oddzielić wydawania uwierzytelnionego odwzorowania materiałów archiwalnych od udostępniania tych materiałów. Po otrzymaniu podania o wydanie uwierzytelnionych kopii archiwum nie prowadzi przecież tylko postępowania w sprawie wydania zaświadczenia, tylko bada również, czy nie występują ograniczenia w dostępie do akt i jeżeli takie występują (jak wcześniej się zgodziliśmy) wszczyna postępowanie administracyjne w sprawie odmowy udostępnienia. Nie sądzę przecież, że dodanie magicznego słowa "uwierzytelniona kopia" na podaniu powodowałoby, że całość dalszego postępowania regulowana byłaby już tylko przez art. 217-220 kpa i archiwa byłyby zwolnione ze stosowania art. 16b i 16e ustawy archiwalnej. Nie bardzo mogę sobie też wyobrazić, by można było wprowadzić do obrotu prawnego decyzję o odmowie udostępnienia akt, a zarazem mimo to na podstawie przepisów o wydawaniu zaświadczeń wydać uwierzytelnione kopie tych akt. Myślę, że "interes prawny" strony w pełni wyczerpuje hipotezy art. 16b ust. 3 pkt 1 i 2, czyli sytuacje, gdy wnioskodawca "realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej" lub "jest uprawniony do dostępu do danych zawartych w tych materiałach".

Z drugiej strony powyższe konstatacje nie wydają się szczególnie uciążliwe dla archiwum. Najwyżej w razie potrzeby wydawać będziemy zarówno decyzję, jak i postanowienie o odmowie wydania akt.
Dziękuję ponownie za porady 

[Ewap]

To ja trochę z innej beczki, bo wydaje mi się, że interpretacja art. 16e ust. 1 poszła w stronę tzw. "pozytywną", to znaczy archiwum państwowe wie, że ma materiały archiwalne, których chce użytkownik.

A co w sytuacji, gdy w archiwum państwowym nie ma materiałów archiwalnych, których oczekuje użytkownik lub pytający drogą listowną (elektroniczną).
Z art. 16e wynika: "w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych, podmiot zobowiązany wszczyna postępowanie w sprawie odmowy...". Czy przepis należy odczytywać w sensie pozytywnym, to znaczy, że mam materiały archiwalne i ich nie mogę udostępnić? Czy też także w sytuacji, gdy nie mam materiałów archiwalnych (chyba nieistotne czy wiem gdzie są czy nie lub czy w ogóle istnieją)?

Ustawa mówi, że KPA stosuje się do odmowy dostępu do materiałów archiwalnych, a więc ważne jest czy to wyrażenie należy odczytywać "pozytywnie" czy "negatywnie". Jeżeli ograniczymy się do pozytywnego interpretowania, to nie powinien mieć zastosowania KPA przy informowaniu(czy to dobre słowo?), że materiałów nie mamy i ewentualnie kto je ma.

A co w sytuacji, gdy archiwum (a raczej jakiś archiwista, przyjmijmy początkujący) twierdzi, że nie ma materiałów archiwalnych, a my wiemy że są bo to wynika np. z przypisów do jakiejś pracy. Czy wtedy mamy jakąś możliwość odwołania, zakwestionowania? Moim zdaniem - przy takim "pozytywnym" czytaniu przepisów o dostępie do materiałów archiwalnych - nic na ten temat nie ma.

[Ewap]

Inny problem, który widzę, to konieczność niezwłocznego dostosowania zarządzenia z 2013 r. o organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Jako argument podam ?zgłoszenie?, o którym jest mowa w ustawie archiwalnej i które jest podstawą wszczęcia postępowania o odmowie dostępu do materiałów archiwalnych oraz ?zgłoszenia?, o którym jest mowa w ww. zarządzeniu.

Według zarządzenia ? które było w reżimie prawnym sprzed nowelizacji ? zgłoszenie jest aktualne przez 12 miesięcy, ale zawiera obowiązkowo tylko dane o użytkowniku, o archiwum państwowym, datę i podpis. Fakultatywne są natomiast ? temat lub cel pracy, do której zamierza korzystać z materiałów.

Tymczasem z art. 16d ust. 2 pkt 1 ustawy archiwalnej wynika, że udostępnianie materiałów archiwalnych w oryginale albo poprzez reprodukcje w dostosowanych pomieszczeniach jest po pisemnym zgłoszeniu w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli dobrze rozumiem, to w takim zgłoszeniu powinny być wskazane materiały archiwalne.

Tymczasem z zarządzenia o udostępnianiu wynika, że takie informacje znajdują się dopiero w zamówieniach.

Można więc wywnioskować, że:
- pilnie należy zmienić zarządzenie o udostępnianiu
- zmienić zakres danych w zgłoszeniu
- zrezygnować z zamówień albo traktować je jako przedłużenie zgłoszeń (pytanie tylko jak liczyć będzie się czas, o którym mowa w art. 16e ust. 3, tzn. od której daty, czy złożenia zgłoszenia czy zamówienia?).

Zastanawia tylko, dlaczego do tej pory tego zarządzenia nie zmieniono, choć już dawno vacatio legis dla tej nowelizacji upłynęło? Kolejna niemoc twórcza 

[Ewap]

Przeczytałam jeszcze raz posty dgrot i Zombi.
No i wydaje mi się, że się pytania i odpowiedzi rozminęły, choć widać że Zombi jest zadowolony .

Dlaczego tak uważam.
Wydaje mi się, że Zombi pytał o udostępnianie w myśl art. 16d ust. 1 pkt 2 - czyli przekazanie informacji w postaci reprodukcji lub pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
Rozumiem więc, że podanie, o którym pisze Zombi, to właśnie jest zapytanie.

Pan dgrot ograniczył swoją odpowiedź do udostępniania w czytelni archiwum państwowego i wprowadził rozważania na temat załatwienia ustnego sprawy.

Natomiast istotą jest korespondencja, którą się prowadzi z użytkownikiem, czyli od którego momentu ma być w trybie KPA?
Problem jest wtedy gdy podanie/zapytanie jest niekompletne.
Moim zdaniem zgodnie z sugestią jacka_k analogii trzeba szukać w bardzo podobnym trybie, czyli w udostępnianiu informacji publicznej. KPA powinno być uruchomione dopiero gdy następuje odmowa.

Inną kwestią - jest "ustność" decyzji. Nie można dowolnie stosować przepisu art. 14, ponieważ decyzja odmowna jest możliwa do odwołania a potem do zaskarżenia. Musi więc mieć uzasadnienie i strona (użytkownik) musi nią dysponować. No chyba, ze strona akceptuje taki sposób "dostarczenia" decyzji. Poza tym jasno określono w KPA jak ma wyglądać decyzja (w tym podpis organu lub osoby upoważnionej). Pytanie kto ma ogłosić tę decyzję i czy ten co ją ogłosi (opiekun czytelni) dysponuje upoważnieniem do działania w imieniu organu.

A poza tym w poście Zombi pomieszano doręczanie i środki komunikacji z postacią dokumentu. Ustnie nie oznacza drogą elektroniczną. KPA jasno rozróżnia te kwestie. Telefonicznie też nie gwarantuje kontaktu ze stroną pozwalającego na uzyskanie od strony podpisu przy adnotacji.

[Ewap]

A co w sytuacji, gdy archiwum (a raczej jakiś archiwista, przyjmijmy początkujący) twierdzi, że nie ma materiałów archiwalnych,

Chciałam się poprawić i przeprosić początkujących adeptów "sztuki" archiwalnej. Zdanie powinno brzmieć inaczej: "A co w sytuacji, gdy archiwum (a raczej jakiś archiwista, który korzysta z wyszukiwarki w ZoSIA i nie ma dostępu do starych zasobów ewidencyjnych papierowych lub elektronicznych)..."
Ta zmiana jest po lekturze postu Pana Aleksandra Korolewicza w wątku ZoSIA - działanie wyszukiwarki http://www.ifar.pl/index.php/topic,3186.msg22066.html#msg22066

[Zombi]

A co w sytuacji, gdy w archiwum państwowym nie ma materiałów archiwalnych, których oczekuje użytkownik lub pytający drogą listowną (elektroniczną).
Z art. 16e wynika: "w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych, podmiot zobowiązany wszczyna postępowanie w sprawie odmowy...". Czy przepis należy odczytywać w sensie pozytywnym, to znaczy, że mam materiały archiwalne i ich nie mogę udostępnić? Czy też także w sytuacji, gdy nie mam materiałów archiwalnych (chyba nieistotne czy wiem gdzie są czy nie lub czy w ogóle istnieją)?

Jestem zdania, że przepis ten należy odczytywać w sensie pozytywnym, tj. norma nakazująca wszczęcie postępowania w sprawie odmowy udostępnienia materiałów archiwalnych aktualizuje się dopiero gdy ze wstępnej oceny zgłoszenia zamiaru korzystania z akt (złożonego w jakiejkolwiek formie: zgłoszenie użytkownika w czytelni, zapytanie mailowe, pismo do urzędu) wynika, że akta faktycznie znajdują się zasobie danego Archiwum oraz występuje podejrzenie występowania przesłanek uzasadniających odmowę udostępnienia. W innym przypadku prowadzenie postępowania i wyjaśnianie prawa dostępu do akt, których nie ma, byłoby zupełnie bezcelowe.

Etap badania zgłoszenia bez konieczności stosowania trybu przewidzianego przez kpa  jest niezbędny jeżeli ma to być postępowanie wszczynane z urzędu. Archiwum musi zatem przeprowadzić pewne czynności (kwerenda archiwalna), by stwierdzić, że istnieją przesłanki do wszczęcia postępowania. Możliwa jest zatem nawet odpowiedź na zgłoszenie z informacją o koniecznej opłacie za kwerendę, by po jej przeprowadzeniu i podaniu wyników (że akta owszem są) dopiero zając się w trybie postępowania administracyjnego badaniem prawa dostępu do nich.

Informacji o braku materiałów archiwalnych w zasobie może być udzielana moim zdaniem bez konieczności prowadzenia postępowania adm.

A co w sytuacji, gdy archiwum (a raczej jakiś archiwista, przyjmijmy początkujący) twierdzi, że nie ma materiałów archiwalnych, a my wiemy że są bo to wynika np. z przypisów do jakiejś pracy. Czy wtedy mamy jakąś możliwość odwołania, zakwestionowania? Moim zdaniem - przy takim "pozytywnym" czytaniu przepisów o dostępie do materiałów archiwalnych - nic na ten temat nie ma.

No cóż, wtedy zostaje w ostateczności chyba tylko skarga do sądu na "inne akty z zakresu administracji publicznej" choć z drugiej strony wątpię, czy taką informacje o braku akt można uznać za akt" skierowany" przez organ adm. do innego podmiotu.

[Zombi]

Inny problem, który widzę, to konieczność niezwłocznego dostosowania zarządzenia z 2013 r. o organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.
(...)
Według zarządzenia ? które było w reżimie prawnym sprzed nowelizacji ? zgłoszenie jest aktualne przez 12 miesięcy, ale zawiera obowiązkowo tylko dane o użytkowniku, o archiwum państwowym, datę i podpis. Fakultatywne są natomiast ? temat lub cel pracy, do której zamierza korzystać z materiałów.

Tymczasem z art. 16d ust. 2 pkt 1 ustawy archiwalnej wynika, że udostępnianie materiałów archiwalnych w oryginale albo poprzez reprodukcje w dostosowanych pomieszczeniach jest po pisemnym zgłoszeniu w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli dobrze rozumiem, to w takim zgłoszeniu powinny być wskazane materiały archiwalne.

Tymczasem z zarządzenia o udostępnianiu wynika, że takie informacje znajdują się dopiero w zamówieniach.

Można więc wywnioskować, że:
- pilnie należy zmienić zarządzenie o udostępnianiu
- zmienić zakres danych w zgłoszeniu
- zrezygnować z zamówień albo traktować je jako przedłużenie zgłoszeń (pytanie tylko jak liczyć będzie się czas, o którym mowa w art. 16e ust. 3, tzn. od której daty, czy złożenia zgłoszenia czy zamówienia?).

Zastanawia tylko, dlaczego do tej pory tego zarządzenia nie zmieniono, choć już dawno vacatio legis dla tej nowelizacji upłynęło? Kolejna niemoc twórcza 

Faktycznie "Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego" bez wskazanie konkretnych akt, z których użytkownik chce skorzystać, nie można w takiej sytuacji traktować jako zgłoszenie, o którym mowa w art. 16 d ust. 2 pkt 1 ustawy archiwalnej. Punktem odniesienia do tego, czy wszczynać postępowanie w sprawie odmowy udostępnienia akt, może być zatem tylko zgłoszenie + rewersy lub jakiś inny dokument (pismo, mail, zgłoszenie z dopisanymi sygnaturami akt) zawierający dane użytkownika i wniosek o udostępnienie konkretnych akt.

Przypominam, że postępowanie, o którym mówimy jest wszczynane z urzędu, a nie na wniosek strony. Okres 14 dni na wydanie decyzji liczy się zatem od "pierwszej czynności w postępowaniu", którą z reguły jest zawiadomienie strony o tym, że się ono toczy (dlatego wbrew pozorom dotrzymanie terminu wcale nie powinno przysparzać archiwom wiele trudności, zwłaszcza, że opóźnienia z powodu oczekiwania na odpowiedź strony nie dolicza się do tego terminu).

[Zombi]

Przeczytałam jeszcze raz posty dgrot i Zombi.
No i wydaje mi się, że się pytania i odpowiedzi rozminęły, choć widać że Zombi jest zadowolony .

Dlaczego tak uważam.
Wydaje mi się, że Zombi pytał o udostępnianie w myśl art. 16d ust. 1 pkt 2 - czyli przekazanie informacji w postaci reprodukcji lub pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
Rozumiem więc, że podanie, o którym pisze Zombi, to właśnie jest zapytanie.

Pan dgrot ograniczył swoją odpowiedź do udostępniania w czytelni archiwum państwowego i wprowadził rozważania na temat załatwienia ustnego sprawy.

Natomiast istotą jest korespondencja, którą się prowadzi z użytkownikiem, czyli od którego momentu ma być w trybie KPA?
Problem jest wtedy gdy podanie/zapytanie jest niekompletne.
Moim zdaniem zgodnie z sugestią jacka_k analogii trzeba szukać w bardzo podobnym trybie, czyli w udostępnianiu informacji publicznej. KPA powinno być uruchomione dopiero gdy następuje odmowa.

Inną kwestią - jest "ustność" decyzji. Nie można dowolnie stosować przepisu art. 14, ponieważ decyzja odmowna jest możliwa do odwołania a potem do zaskarżenia. Musi więc mieć uzasadnienie i strona (użytkownik) musi nią dysponować. No chyba, ze strona akceptuje taki sposób "dostarczenia" decyzji. Poza tym jasno określono w KPA jak ma wyglądać decyzja (w tym podpis organu lub osoby upoważnionej). Pytanie kto ma ogłosić tę decyzję i czy ten co ją ogłosi (opiekun czytelni) dysponuje upoważnieniem do działania w imieniu organu.

A poza tym w poście Zombi pomieszano doręczanie i środki komunikacji z postacią dokumentu. Ustnie nie oznacza drogą elektroniczną. KPA jasno rozróżnia te kwestie. Telefonicznie też nie gwarantuje kontaktu ze stroną pozwalającego na uzyskanie od strony podpisu przy adnotacji.

Wyjaśniam, że chodziło mi każdy sposób udostępniania materiałów archiwalnych  Nie ma chyba powodów, by różnicować procedurę udostępniania w zależności od postaci zapoznania się z dokumentem przez użytkownika (czy to w oryginale w czytelni, czy to w postaci kopii, czy też w postaci informacji pisemnej o treści aktu).

Może i faktycznie autor znowelizowanych przepisów ustawy archiwalnej miał na myśli procedurę analogiczną do ustawy o dostępie do informacji publicznej, tym niemniej w ustawie archiwalnej wyraźnie zapisano w art. 16e ust. 1 o "wszczynaniu" postępowania, gdy zachodzi "uzasadnione podejrzenie" przesłanek do odmowy udostępnienia, tj. ustawodawca wprost zakłada, że przynajmniej część postępowań może zakończyć się umorzeniem po wyjaśnieniu, że "podejrzenia" były niesłuszne. Wchodzenie tryb kpa tylko wtedy, gdy Archiwum stwierdza odmowę wydania akt (wtedy postępowanie ograniczałoby się, jak rozumiem, tylko do wydania decyzji końcowej) jest więc moim zdaniem błędne.

Oczywiście załatwienie sprawy "ustnie", co zakłada protokół z czynności wszczęcia postępowania i wydania decyzji kończącej sprawę - podpisany przez upoważnionego imiennie pracownika przez dyrektora AP do wydawania decyzji (!), wchodzi w grę tylko w razie rozstrzygnięcia całkowicie po myśli strony. Jeżeli jest ona obecna w czytelni, powinna podpisać się pod stosowną adnotacją (zamiast protokołu).

Dopuszczenie rozstrzygnięcia sprawy "ustnie" nie zabrania chyba używania formy dokumentowej w rozumieniu kc (ale tu się może zdam na Pani zdecydowanie większe doświadczenie w stosowaniu kpa Pani Ewo).

[Ewap]

Dopuszczenie rozstrzygnięcia sprawy "ustnie" nie zabrania chyba używania formy dokumentowej w rozumieniu kc (ale tu się może zdam na Pani zdecydowanie większe doświadczenie w stosowaniu kpa Pani Ewo).

Ależ KPA i KC to są dwa różne światy! W KPA nie ma nic o formie dokumentowej, więc nie jest dopuszczona w tym postępowaniu. Poza tym nawet w KC nie miesza się "ustności" z formą dokumentową. W KPA mamy ustne załatwienie sprawy (pod ścisłymi warunkami), pisemne i elektroniczne.