Postępowanie w sprawie odmowy udostępnienia akt

[Ewap]

Przypominam, że postępowanie, o którym mówimy jest wszczynane z urzędu, a nie na wniosek strony. Okres 14 dni na wydanie decyzji liczy się zatem od "pierwszej czynności w postępowaniu", którą z reguły jest zawiadomienie strony o tym, że się ono toczy (dlatego wbrew pozorom dotrzymanie terminu wcale nie powinno przysparzać archiwom wiele trudności, zwłaszcza, że opóźnienia z powodu oczekiwania na odpowiedź strony nie dolicza się do tego terminu).

Tu też niestety muszę zaoponować. Proszę zwrócić uwagę na przepis szczególny zawarty w art. 16e ust. 3, który wyłącza zasady ogólne z KPA. W przepisie tym zaznaczono, że postępowanie w sprawie odmowy jest w trybie KPA, z tym, że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Oznacza to, że bieg terminów dla wydania decyzji liczy się od otrzymania zgłoszenia a nie od wszczęcia postępowania o odmowie. Można domniemywać, że nawet nie ma możliwości wydłużenia tego terminu, ale może się mylę...

[Zombi]

Ależ KPA i KC to są dwa różne światy! W KPA nie ma nic o formie dokumentowej, więc nie jest dopuszczona w tym postępowaniu. Poza tym nawet w KC nie miesza się "ustności" z formą dokumentową. W KPA mamy ustne załatwienie sprawy (pod ścisłymi warunkami), pisemne i elektroniczne.

Ok, może faktycznie niepotrzebnie przywołałem formę dokumentową jako przykład dozwolonego postępowania. Natomiast moje rozumowanie jest takie: jeżeli wolno więcej, to wolno też mniej (wnioskowanie a maiore ad minus), tj. jeżeli kpa dopuszcza w pewnych miejscach maksymalnie odformalizowaną formę załatwiania spraw, jaką jest forma ustna, to z pewnością dopuszcza też bardziej przydatne dowodowo formy, jak np. przesłanie reprodukcji, o które prosiła strona mailem (który może być też załącznikiem do protokołu z czynności) z informacją, że postępowanie w sprawie odmowy udostępnienia akt niniejszym się umarza.

Proszę zwrócić uwagę na przepis szczególny zawarty w art. 16e ust. 3, który wyłącza zasady ogólne z KPA. W przepisie tym zaznaczono, że postępowanie w sprawie odmowy jest w trybie KPA, z tym, że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Oznacza to, że bieg terminów dla wydania decyzji liczy się od otrzymania zgłoszenia a nie od wszczęcia postępowania o odmowie. Można domniemywać, że nawet nie ma możliwości wydłużenia tego terminu, ale może się mylę...

Załatwienie tego rodzaju spraw w max 14 dni wydawało mi się najwyraźniej taką abstrakcją, że wyparłem ze świadomości ten zapis art. 16e ust. 3   
No, tutaj faktycznie jest wprost zapisane, że termin 14 dni należy liczyć od zgłoszenia wniosku o udostępnienie akt  , a to zmienia sytuację.
Nawet, jeżeli 14 dni to termin w praktyce na pierwszą sformalizowaną reakcję archiwum na zgłoszenie (okres oczekiwania na odpowiedź strony, polegającą zwykle na dostarczeniu dokumentów potwierdzających jej prawo dostępu do akt, nie wlicza się do terminu załatwienia sprawy - pozostaję na razie przy takim naiwnym poglądzie), to i tak jest to bardzo ambitny termin - w praktyce notorycznie nieprzestrzegany (podobnie jak wydawanie zaświadczeń lub kopii uwierzytelnionych w 7 dni).

Nadmienię, że wskazywanie w pierwszej korespondencji przez stronę, o który konkretnie dokument jej chodzi nie jest regułą (często mamy wnioski o wydanie dokumentacji na dany temat - najlepiej wszelkiej dokumentacji) i powiedzmy, ze za zgłoszenie w rozumieniu art. 16e ust. 3 można by uznać dopiero taką sytuację, gdy mamy dane zgłaszającego (1), wniosek o udostępnienie akt (2) oraz wskazanie konkretnych dokumentów (z informacjami o dacie i autorze dokumentu) (3). Jeżeli więc należy przeprowadzać kwerendę celem wyszukania akt, które potencjalnie zainteresują stronę, to można przyjąć (), że do czasu ustalenia wyników kwerendy zegar jeszcze nie zaczyna tykać. Poza tymi przypadkami jednak archiwum miałoby tylko 14 dni na zbadanie, czy dany dokument jest w jego zasobie i jeśli zachodzą przesłanki do odmowy udostępnienia i na wszczęcie postępowania.

Mam wrażenie, że jest to jednak istotna zmiana w stosunku do stanu sprzed nowelizacji (sprzed czerwca 2016), do kiedy to powszechnie przyjmowanym terminem załatwienia prawy był 1 miesiąc (wzięty z kpa).

[Ewap]

Nawet, jeżeli 14 dni to termin w praktyce na pierwszą sformalizowaną reakcję archiwum na zgłoszenie (okres oczekiwania na odpowiedź strony, polegającą zwykle na dostarczeniu dokumentów potwierdzających jej prawo dostępu do akt, nie wlicza się do terminu załatwienia sprawy - pozostaję na razie przy takim naiwnym poglądzie), to i tak jest to bardzo ambitny termin - w praktyce notorycznie nieprzestrzegany (podobnie jak wydawanie zaświadczeń lub kopii uwierzytelnionych w 7 dni).

Przykro mi, że pozbawiłam Zombi dobrego samopoczucia Mam nadzieję, że Pan dgrot zareaguje i może wyjaśni choć w skrócie przesłanki takiej nowelizacji. Trzeba będzie jeszcze zaglądnąć do uzasadnienia do projektu ustawy.

Niezależnie od powyższego za nieszczęście uważam to, że kwestie wydawania zaświadczeń przez archiwa państwowe oraz odmowy udostępniania materiałów wtłoczono w procedury KPA bez żadnych przepisów szczególnych.
Czym innym jest bowiem wydawanie zaświadczeń przez organ na podstawie dokumentacji zgromadzonej w związku z realizacją jego zadań (nawet jak jest odziedziczona po innych podmiotach, to dziedziczenie wynikało z kompetencji danego organu), a czym innym gdy zaświadczenia wydaje się z zasobu, który pochodzi z różnych okresów historycznych i od różnych instytucji. Zawsze uważałam, że przydałyby się odrębne przepisy w tym zakresie w ustawie archiwalnej, przynajmniej jeżeli chodzi o wskazanie terminów.

Odnośnie terminów warto pamiętać o przepisie art. 36 KPA, który dotyczy też przepisów szczególnych wyłączających terminy określone w art. 35, tzn. daje możliwość wskazania nowego terminu. Jednak coś mi się wydaje, że to będzie nagminne. Po co więc było wskazywanie w ustawie archiwalnej 14 dni ?

[Ewap]

Znalazłam uzasadnienie do ustawy o ponownym wykorzystywaniu, którą zmieniono ustawę archiwalną.
Niestety niewiele z tego uzasadnienia nie wynika...

druk sejmowy nr 141
http://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/druk.xsp?nr=141

2) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r.  poz. 1446) w zakresie:
a)   określenia podmiotów zobowiązanych do udostępniania materiałów archiwalnych,
b)   zdefiniowania zakresu znaczeniowego udostępniania materiałów archiwalnych przez wyliczenie jego form oraz określenie w tym zakresie obowiązków podmiotów zobowiązanych,
c)   wprowadzenia zasady udostępniania materiałów archiwalnych w postaci, jaką to archiwum dysponuje,
d)   wyrażenia zasady powszechnej dostępności państwowego zasobu archiwalnego oraz zasady nieodpłatnego udostępniania państwowego zasobu archiwalnego,
e)   usunięcia generalnej karencji na bezwnioskowy dostęp do materiałów archiwalnych wraz z trybem wcześniejszego udostępniania przy jednoczesnym wprowadzeniu szczegółowych nieuznaniowych karencji na ponowne wykorzystywanie ze względu na wrażliwość informacji,
f)   uporządkowania ograniczeń w dostępie do materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 17 ust. 1a wraz z wprowadzeniem procedury odmowy dostępu zakończonej wydaniem decyzji ze względu na ochronę dóbr osobistych, danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorcy, tajemnic zawodowych, informacji niejawnych, integralności składników państwowego zasobu archiwalnego czasowo albo trwale zagrożonych uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą;