Kontrole archiwalne realizowane przez archiwa państwowe

[Ewap]

Od końca 2015 r., kiedy weszły w życie przepisy znowelizowanej ustawy archiwalnej, zbieram informacje i materiały dotyczące sposobu realizowania kontroli archiwalnych przez archiwa państwowe.
Informacje są różne... Chciałabym je zweryfikować wspólnie z IFARowiczami i wymienić się poglądami, stanowiskami i interpretacjami.
Zachęcam więc wszystkich do zgłaszania problemów.

[Ewap]

Na początek podstawa prawna przywoływana w dokumentach wysyłanych przez archiwa do podmiotów kontrolowanych.

Z ustawy archiwalnej jasno wynika, że zakres kontroli archiwów państwowych (zarządzanych przez dyrektorów tych archiwów) wynika z art. 28 ust. 1 pkt 3.
Odrębny zakres kontroli ma Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych - art. 21 ust. 2.

Tymczasem ze skanów protokołów kontroli i wystąpień pokontrolnych dostępnych w internecie (w załączeniu przykładowe, które znalazłam) wynika, że archiwa państwowe przywołują nieprawidłowe podstawy prawne, czyli art. 21 ust. 2. Jakby tego było mało, to w protokole jest inna podstawa prawna niż w wystąpieniu pokontrolnym.

Co Wy na to? Moim zdaniem to jest podstawa do podważenia legalności takiej kontroli oraz wydanych zaleceń. Niestety 

[Ewap]

Teraz proponuję wziąć na tapetę tytuł protokołu kontroli i wystąpienia pokontrolnego.
Znów odniosę się do materiałów ściągniętych z internetu. Mam nadzieję, że Państwo z AP Gdańsk się nie pogniewają... Zapewne bowiem wszystkie protokoły są takie same...

Wracając do tytułu. Brzmi on "Protokół kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach".
No i znów pojawia się problem, czy tak może brzmieć tytuł protokołu kontroli zarządzanej przez dyrektora archiwum państwowego? Przecież on działa z art. 28 ust. 1 pkt 3, czyli kontroluje postępowanie z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną. Jedynym który może napisać że kontroluje przestrzeganie przepisów o narodowym zasobie... jest Naczelny Dyrektor. Może on powołać do tej kontroli pracowników archiwów państwowych, ale wtedy to Naczelny a nie dyrektor archiwum podpisuje dokumenty kontrolne.
Czy podobne wątpliwości rodzą się u Was?
Czy to oznacza, że

[Marcin Kapała]

Na początek podstawa prawna przywoływana w dokumentach wysyłanych przez archiwa do podmiotów kontrolowanych.

Z ustawy archiwalnej jasno wynika, że zakres kontroli archiwów państwowych (zarządzanych przez dyrektorów tych archiwów) wynika z art. 28 ust. 1 pkt 3.
Odrębny zakres kontroli ma Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych - art. 21 ust. 2.

Tymczasem ze skanów protokołów kontroli i wystąpień pokontrolnych dostępnych w internecie (w załączeniu przykładowe, które znalazłam) wynika, że archiwa państwowe przywołują nieprawidłowe podstawy prawne, czyli art. 21 ust. 2. Jakby tego było mało, to w protokole jest inna podstawa prawna niż w wystąpieniu pokontrolnym.

Co Wy na to? Moim zdaniem to jest podstawa do podważenia legalności takiej kontroli oraz wydanych zaleceń. Niestety 

Wątpliwości powinien rozwiać art. 28 ust. 4 UNZA

Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a?21d stosuje się odpowiednio.

Przyznaje, że zapisy są dosyć zawiłe. Zarzut zawiłości można zresztą odnieść do treści całej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Śledząc kolejne odniesienia ustawowe można jednak wnioskować, że kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3, jest tożsama z kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o której mowa w art. 21 ust. 2.

[Ewap]

Wątpliwości powinien rozwiać art. 28 ust. 4 UNZA

Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a?21d stosuje się odpowiednio.

Przyznaje, że zapisy są dosyć zawiłe. Zarzut zawiłości można zresztą odnieść do treści całej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Śledząc kolejne odniesienia ustawowe można jednak wnioskować, że kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3, jest tożsama z kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o której mowa w art. 21 ust. 2.

Niestety, nie podzielam Pana poglądów. Akurat przepisy o kontroli są czytelne.
Według mnie art. 21 ust. 2 oraz art. 28 ust. 1 pkt 3 określają zakres przedmiotowy kontroli dwóch różnych podmiotów.
Natomiast art. 21a-21d określają tryb przeprowadzania kontroli.

Art. 28 ust. 4 odwołuje się do trybu a nie zakresu kontroli.

Czyli Naczelny Dyrektor i dyrektor archiwum państwowego przeprowadzają kontrole w tym samym trybie.
Mają jednak rozdzielne zakresy kontroli. Niedopuszczalne jest więc moim zdaniem mieszanie tego. I to mieszanie niekonsekwentne.

I co Pan myśli o takiej opinii?

[Marcin Kapała]

Art. 28 ust. 1 punkt 3 ustawy mówi o kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego. Jeśli się nie mylę, proszę mnie oczywiście poprawić, postępowanie z materiałami archiwalnymi reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia. Kontrola, o której mowa w art. 28, jest więc również kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Artykuł ten nie określa jednak zakresu kontroli, a jednie ustanawia podstawę działania archiwów państwowych. Zakres kontroli określa natomiast art. 21 ust. 2. Z tego powodu, tak myślę, w protokołach kontroli podawana jest podstawa prawna zarówno z art. 21, jak i z art. 28. Zresztą w art. 21 a ust. 2  mowa jest o tym, że kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum państwowego, zwany ?kontrolerem?. Jeżeli będziemy czytali ustawę archiwalną w tym zakresie literalne, to rzeczywiście możemy dojść do wnioskowania reductio ad absurdum. Znaczenie przepisów, o których mówimy, ma natomiast zupełnie inny sens przy zostawaniu wykładni celowościowej lub systemowej. Ustawę należy czytać całościowo, tak tłumaczono mi na studiach. Podobne tłumaczenia słyszałem na szkoleniach prowadzonych przez DKN w czasach, kiedy dyrektorem departamentu była Pani Ewa Perłakowska, której wiedzę skądinąd bardzo cenię  Oczywiście wolałbym, żeby zapisy ustawy były bardziej precyzyjne i nie trzeba było uciekać się do takich interpretacji.

[Ewap]

Oj coś Pan źle czyta moje posty  . Radzę to robić w ciągu dnia. Będzie świeższy umysł  . Nikt nigdy pisząc o aktach prawnych i o przepisach nie pisze kategorycznie, tylko pisze przez pryzmat swego osądu.
Dla Pana jednak zrobię wyjątek.
A ja myślę, że powinien Pan wrócić do źródeł i dobrze przeczytać ustawę - całą. Warto przypomnieć sobie również co to jest przepis prawa i jak się go konstruuje . Jeżeli chodzi o definicje wykładni - ma Pan zaliczone . Ale jeżeli chodzi o słowo interpretacja - nie bardzo. Wszystko co każdy pisze o przepisie prawa a nie jest przepisem jest interpretacją. To tak jak w historii... Też interpretujemy źródła historyczne...
Zdecydowanie Pana interpretacja jest błędna.
Art. 21 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom Naczelnego Dyrektora.
Art. 28 jest przepisem dedykowanym kompetencjom i zadaniom archiwów państwowych.

Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez Naczelnego podpisuje Naczelny lub osoba przez niego upoważniona. W jego imieniu kontrolować mogą i pracownicy NDAP i pracownicy AP, ale ich upoważnienia podpisuje NDAP. Zakres kontroli NDAP to art. 21 ust. 2.

Dokumenty w ramach kontroli zarządzanych przez dyrektora archiwum podpisuje ten dyrektor lub osoba przez niego upoważniona (np. gdy go nie ma). Upoważnienie podpisuje więc dyrektor AP. Zakres kontroli wynika wyłącznie z art. 28 ust. 1 pkt 3.

Proszę nie tworzyć nadmiarowych odniesień wzajemnych w których w ustawie nie ma. Oj, coś mam wrażenie, że próbuje Pan udowodnić, że jest chaos i zawiłość, tam gdzie ich nie ma.... Chodzi o tytuły dokumentów i przywołane przepisy. Skoro są w protokołach dwa przepisy przywołane - bezpodstawnie, co już wywiodłam wyżej, to dlaczego tytuł ogranicza się tylko do jednego przepisu?

Ps. Co Pan tak z tą Perłakowską - tęsknota czy fobia?

[Jarek]

Śledząc kolejne odniesienia ustawowe można jednak wnioskować, że kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3, jest tożsama z kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o której mowa w art. 21 ust. 2.

Jeśli kontrolerzy z AAN przeprowadzaliby kontrole w NDAP na podstawie art. 21 to wyszłoby na to, że NDAP kontroluje sama siebie.

[urzędas]

Dorzucić trzeba jeszcze sam wygląd i czytelność protokołu kontroli.
Chciałoby się krzyknąć: Archiwiści! Szanujcie się sami jeśli chcecie, aby was szanowano.
Według mnie to jest niedopuszczalne i świadczy o nieposzanowaniu instytucji, które kontrolujemy.
Niby nie szata... ale jednak.  To też świadectwo naszego profesjonalizmu lub jego braku.
Już nawet nie chcę cytować wypowiedzi przedstawicieli kontrolowanych jednostek... szkoda wstydu.

[Kajka]

Mnie zastanawia sposób przeprowadzania kontroli archiwalnych w jednostkach, które wdrożyły system elektroniczny w pełnym zakresie. Jak archiwista który owszem posiada wiedzę i wieloletnie doświadczenie w zakresie postępowania z dokumentacją papierową, ale w EZD nigdy nie pracował, nie zna praktyki postępowania z dokumentacją elektroniczną, a wręcz pozwolę sobie na stwierdzenie że część archiwistów nie rozumie zasad. Jak taki archiwista ma być wsparciem dla archiwisty zakładowego, czy służyć mu radą czy wskazać ewentualnie błędy? Archiwiści zakładowi wielokrotnie sygnalizowali że działają po omacku bez jakichkolwiek wytycznych. Ani DKN, ani CKOD i CKM poprzedniej kadencji nie wypracowały żadnych rozwiązań w tym zakresie.

[Ewap]

Śledząc kolejne odniesienia ustawowe można jednak wnioskować, że kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3, jest tożsama z kontrolą przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o której mowa w art. 21 ust. 2.

Jeśli kontrolerzy z AAN przeprowadzaliby kontrole w NDAP na podstawie art. 21 to wyszłoby na to, że NDAP kontroluje sama siebie.

Z BIP AAN wynika, że w tym roku taka kontrola będzie (pkt 54) http://www.bip.ap.gov.pl/dokument.php?iddok=4760&idmp=1768&r=o Trzeba będzie się tym zainteresować...

[Ewap]

Mnie zastanawia sposób przeprowadzania kontroli archiwalnych w jednostkach, które wdrożyły system elektroniczny w pełnym zakresie. Jak archiwista który owszem posiada wiedzę i wieloletnie doświadczenie w zakresie postępowania z dokumentacją papierową, ale w EZD nigdy nie pracował, nie zna praktyki postępowania z dokumentacją elektroniczną, a wręcz pozwolę sobie na stwierdzenie że część archiwistów nie rozumie zasad. Jak taki archiwista ma być wsparciem dla archiwisty zakładowego, czy służyć mu radą czy wskazać ewentualnie błędy? Archiwiści zakładowi wielokrotnie sygnalizowali że działają po omacku bez jakichkolwiek wytycznych. Ani DKN, ani CKOD i CKM poprzedniej kadencji nie wypracowały żadnych rozwiązań w tym zakresie.

Wiele rzeczy można się nauczyć różnymi drogami nie tylko pracą w systemie. Gdyby pracownicy nadzoru uczyli się kontroli archiwalnych na bazie funkcjonowania kancelarii i archiwów zakładowych w AP, to by było to z miernym skutkiem...
Wydaje się, że dużo w tym zakresie się robiło poprzez szkolenia i konferencje. Ostatnio nie ma żadnych informacji by się odbywały jakieś szkolenia w NDAP dla pracowników archiwów państwowych... Dużo się mówi o planach szkoleniowych ale nic się nie dzieje. Wcześniej niewiele się mówiło więcej się robiło?
Może warto, by pracownicy archiwów państwowych częściej brali udział w różnych szkoleniach, także komercyjnych... Tam wiele rzeczy się pokazuje, nawet gotowych rozwiązań. Dyskutuje się o konkretnych problemach... Wiedzy trzeba szukać wszędzie a nie czekać na gotowce... Dużo informacji jest też w Internecie...

A poza tym skoro kilka archiwów pracuje w EZD to może podzielą się tą wiedzą ale od strony pracy kancelaryjnej i tego jakie są możliwe problemy... Szkoda tylko, że wszędzie jest to samo narzędzie.

Najgorzej jest uczyć się interfejsu... To tak jakby przejść ze smartfona jednej firmy na smartfona drugiej firmy i mieć pretensje że nie jest tak samo, choć smsy można wysyłać

A poza tym skoro są przepisy opisujące sposób pracy, to kontrolujemy to co się dzieje w podmiocie z tym co wynika z przepisów... Na tym polega kontrola (jest to ustalanie i porównywanie stanu faktycznego dotyczącego działalności organu lub jednostki kontrolowanej ze stanem wymaganym (pożądanym), wyznaczonym przez normy prawne, techniczne, ekonomiczne, itp.).

Mnie zastanawia, dlaczego ze strony NDAP zniknęła zakładka na temat EZD. Tam były materiały z porównywania systemów EZD oraz ze spotkania eksperckiego w dniach 22-23.10.2012 r.

[Ewap]

Dorzucić trzeba jeszcze sam wygląd i czytelność protokołu kontroli.
Chciałoby się krzyknąć: Archiwiści! Szanujcie się sami jeśli chcecie, aby was szanowano.
Według mnie to jest niedopuszczalne i świadczy o nieposzanowaniu instytucji, które kontrolujemy.
Niby nie szata... ale jednak.  To też świadectwo naszego profesjonalizmu lub jego braku.
Już nawet nie chcę cytować wypowiedzi przedstawicieli kontrolowanych jednostek... szkoda wstydu.

No i urzędas mnie ubiegł! 
Rzeczywiście jest to obraza nie tylko dla tych którzy takie pseudodokumenty otrzymują, ale także dla wszystkich obecnych i wcześniejszych pracowników archiwów państwowych odpowiedzialnych za sprawy nadzoru archiwalnego, którzy pod tym muszą się podpisać. Przyznam szczerze, że na tle tego obecnego badziewia "protokoły z wizytacji" z lat osiemdziesiątych jawią się jako profesjonalne dokumenty.

Pozostaje mi nawoływać do BUNTU!!!! Zwłaszcza że układ i zawartość protokołu jest sprzeczna z ustawą! W protokole nie można nic napisać o pracy kancelaryjnej, o sytuacji w komórkach organizacyjnych, bo przecież nie do tego służy "podsumowanie kontroli"?! Kuriozum protokołu jest część środkowa zatytułowana "Archiwum zakładowe". A przecież ustawa pozwala kontrolować także podmioty prywatne przechowujące dokumentację podmiotów państwowych i samorządowych. Czy tam też jest archiwum zakładowe?! Gdzie wtedy zamieścić dane? A co z danymi o dokumentacji w komórkach organizacyjnych?

Formularze statystyczne GUS są czytelniejsze niż obecny protokół kontroli. Nie będę się na razie wyżywać na wystąpieniu pokontrolnym...

Aż się chce zapytać, czy Naczelny Dyrektor też kontroluje archiwa państwowe w oparciu o te dokumenty? Przecież wprowadził NiKA na podstawie art. 21, który jest przepisem dla niego!

Kompletny chaos i smutek! Czy ktoś nad tym panuje?

Gdybym była szefem instytucji kontrolowanej i otrzymała coś takiego, to bym to odesłała z prośbą o wyjaśnienie "co to jest?" Jak z czymś takim iść do Prezesa Spółki albo dyrektora generalnego w ministerstwie?!
Czy naprawdę ciężko jest zaprojektować protokół w zwykłym edytorze?

[Kajka]

NIKA powstawała w "bólach" pod koniec 2015 r. i jak jest każdy widzi  obwinianie o to jak funkcjonuje obecnego kierownictwa NDAP w moim odczuciu jest pewnym nadużyciem.

[Kajka]

Czy "wcześniej" zostały wypracowane jakieś metody postępowania z dokumentacją elaktroniczną, standardy postępowania, katalog dobrych praktyk, wytyczne dla nadzoru jak kontrolować jednostki stosujące system elektroniczny jako główny? Ja nic na ten temat nie wiem     Mam wrażenie że archiwa państwowe zmarnowały bardzo dużo czasu w zakresie wypracowania metod i standardów postępowania z dokumentacją elektroniczną.  Teraz jest ostatni moment żeby coś z tym zrobić bo inaczej ciężko będzie ogarnąć ten bałagan i jak za kilka lat okaże się, że w systemie fruwają sobie koszulki nieprzyporządkowane do żadnego JRWA, sprawy zostały błędnie zaklasyfikowane i zakwalifikowane, metadane są niekompletne i zapisane w sposób uniemożliwiający skuteczne wyszukiwanie będzie problem z brakowaniem (o ile w ogóle będzie ono miało miejsce w przypadku dokumentacji elektronicznej) a archiwum stwierdzi że nie jest w stanie przejąć dokumentacji elektronicznej ponieważ jest nieuporządkowana. Będziemy mieli sytuację podobną do tej w latach 40 tych i 50 tych XX w. gdy referentami byli półanalfabeci. Zrobi nam się piękny nawis cyfrowy i wtedy będzie poważny problem