Bardzo się cieszę, że nowe wskazówki rozwiązują kwestię zakresu chronologicznego zespołów oraz dostrzegają problem akt załącznikowych czy odpisów.
Niemniej kilka uwag się znalazło:
W par. 4 pkt. 3 stwierdza, że akta stanu cywilnego wytworzone po 1945 r. tworzą odrębne zespoły natomiast par. 4 pkt. 5 mówi, że jeżeli nie przejęto aktów stanu cywilnego odpisy dołącza się do zespołu zawierającego materiały danego twórcy. Jest to jednak pewna sprzeczność ponieważ odpisy także zostały wytworzone po wojnie. Należałoby raczej twardo wskazać co z nimi robić. Albo dołączać do zespołu twórcy wpisów albo do nowych. Tym bardziej, że odpisy trafiają do archiwum często razem z oryginałami. W takiej sytuacji może okazać się, że część z nich zasili stare zespoły, a część trafi do zespołów nowych i w związku z tym powstanie miszmasz. Myślę, że najlepiej byłoby dołączać je na końcu zespołów obejmujących okres, którego dotyczą wpisy.
Nie rozumiem też idei tworzenia zespołów z odpisów do czasu przejęcia oryginałów (par. 4 pkt. 5 ust. 2). Po przejęciu oryginałów należy te zespoły zlikwidować? Jeżeli tak to gdzie dołączyć tworzące je materiały archiwalne? Nie można natomiast dołączyć do nich oryginałów ponieważ nazwa zespołu mówi wprost, że zawiera on tylko odpisy. Czy nie lepiej utworzyć z nich nowy zespół o nazwie USC X i po przejęciu oryginalnych ksiąg włączyć je do tego zespołu?
W par. 5 pkt. 5 należałoby doprecyzować co stanowi daty krańcowe w księdze odpisów: daty aktów czy data sporządzenia księgi.
Ze względu na to, że w USC poszczególne rodzaje dokumentacji: rejestry, akta załącznikowe etc. zajmowały inne miejsca w registraturze. Proponowałbym nowe brzmienie par. 9 pkt. 2 2. W przypadku braku możliwości zastosowania układu pierwotnego materiałom archiwalnym należy nadać układ rzeczowo-chronologiczny, według schematu: 1) materiały o charakterze ogólnym (administracyjne, organizacyjne), 2. W przypadku braku możliwości zastosowania układu pierwotnego materiałom archiwalnym należy nadać układ rzeczowo-chronologiczny, według schematu: 1) materiały o charakterze ogólnym (administracyjne, organizacyjne), 2) pierwopisy, które w ramach danego roku otrzymują następujący układ: akta urodzeń, akta małżeństw, akta zgonów (w sytuacji kiedy w ramach jednej księgi połączonych jest kilka roczników, o przyporządkowaniu chronologicznym decyduje najwcześniejszy z nich), 3) wtóropisy, w układzie analogicznym do przyjętego w trakcie opracowania pierwopisów, 4) akta zbiorowe w układzie rzeczowo-chronologicznym gdzie akta dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów tworzą odrębne podserie, w ramach których obowiązuje układ chronologiczny, 5) skorowidze.
