projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach

[Hanna Staszewska]

Na stronie NDAP ukazał się projekt zarządzenia w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego w archiwach państwowych
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/prawo-archiwalne/projekty-wskaz%C3%B3wek-metodycznych
Projekt został rozesłany do archiwów,
uwagi można zgłaszać do 14 lutego (także na forum).
Można też dyskutować

[Ewap]

Z całym szacunkiem, ale jakoś nie ma uzasadnienia by pisać cokolwiek i zgłaszać uwagi, skoro uwagi zgłoszone do projektu zarządzenia o brakowaniu z zasobu własnego nie spotkały się z jakimkolwiek komentarzem czy omówieniem. Za tak zwanych "złych" czasów w NDAP, to przynajmniej DKN przygotowywał tabele uzgodnieniowe lub organizował konsultacje by wyjaśnić, dlaczego uwagi przyjął albo odrzucił do projektów aktów ND. Teraz podobno jest lepiej, więc jest gorzej 
Skoro uwagi zostały upublicznione razem z danymi osobowymi osób zgłaszających te uwagi to może CKM lub jego przewodnicząca na IFAR je skomentują punkt po punkcie, bo w oficjalnych dokumentach NDAP nie ma nic na ten temat.

[Hadrian]

Bardzo się cieszę, że nowe wskazówki rozwiązują kwestię zakresu chronologicznego zespołów oraz dostrzegają problem akt załącznikowych czy odpisów.
Niemniej kilka uwag się znalazło:
W par. 4 pkt. 3 stwierdza, że akta stanu cywilnego wytworzone po 1945 r. tworzą odrębne zespoły natomiast par. 4 pkt. 5 mówi, że jeżeli nie przejęto aktów stanu cywilnego odpisy dołącza się do zespołu zawierającego materiały danego twórcy. Jest to jednak pewna sprzeczność ponieważ odpisy także zostały wytworzone po wojnie. Należałoby raczej twardo wskazać co z nimi robić. Albo dołączać do zespołu twórcy wpisów albo do nowych. Tym bardziej, że odpisy trafiają do archiwum często razem z oryginałami. W takiej sytuacji może okazać się, że część z nich zasili stare zespoły, a część trafi do zespołów nowych i w związku z tym powstanie miszmasz. Myślę, że najlepiej byłoby dołączać je na końcu zespołów obejmujących okres, którego dotyczą wpisy.
Nie rozumiem też idei tworzenia zespołów z odpisów do czasu przejęcia oryginałów (par. 4 pkt. 5 ust. 2). Po przejęciu oryginałów należy te zespoły zlikwidować? Jeżeli tak to gdzie dołączyć tworzące je materiały archiwalne? Nie można natomiast dołączyć do nich oryginałów ponieważ nazwa zespołu mówi wprost, że zawiera on tylko odpisy. Czy nie lepiej utworzyć z nich nowy zespół o nazwie USC X i po przejęciu oryginalnych ksiąg włączyć je do tego zespołu?
W par. 5 pkt. 5 należałoby doprecyzować co stanowi daty krańcowe w księdze odpisów: daty aktów czy data sporządzenia księgi.
Ze względu na to, że w USC poszczególne rodzaje dokumentacji: rejestry, akta załącznikowe etc. zajmowały inne miejsca w registraturze. Proponowałbym nowe brzmienie par. 9 pkt. 2 2. W przypadku braku możliwości zastosowania układu pierwotnego materiałom archiwalnym należy nadać układ rzeczowo-chronologiczny, według schematu: 1) materiały o charakterze ogólnym (administracyjne, organizacyjne), 2. W przypadku braku możliwości zastosowania układu pierwotnego materiałom archiwalnym należy nadać układ rzeczowo-chronologiczny, według schematu: 1) materiały o charakterze ogólnym (administracyjne, organizacyjne), 2) pierwopisy, które w ramach danego roku otrzymują następujący układ: akta urodzeń, akta małżeństw, akta zgonów (w sytuacji kiedy w ramach jednej księgi połączonych jest kilka roczników, o przyporządkowaniu chronologicznym decyduje najwcześniejszy z nich), 3) wtóropisy, w układzie analogicznym do przyjętego w trakcie opracowania pierwopisów, 4) akta zbiorowe w układzie rzeczowo-chronologicznym gdzie akta dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów tworzą odrębne podserie, w ramach których obowiązuje układ chronologiczny, 5) skorowidze.

[Hadrian]

Zmienił bym też brzmienie par. 4 pkt 5 np. "Jeżeli do archiwum przejęto odpisy, o których mowa w art. 130 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego, przejęte odpisy należy włączyć do zespołu archiwalnego zawierającego materiały właściwe do twórcy wpisów. Jeżeli odpisy przejęto przed przejęciem akt stanu cywilnego danego twórcy, należy z nich utworzyć nowy zespół archiwalny, do którego następnie włączane będą akta stanu cywilnego" - oczywiście zlikwidowałbym przykład z załącznika nr 5 Odpisy ...

[ibupro]

Poprzednie wskazówki były złe (eufemizm), obecne są równie złe. Nie ratuje sytuacji fakt, iż Autorom obiło się o uszy, że te jakieś tam konfirmacje nie są aktami stanu cywilnego (to chyba jedyna poprawka na plus). Zdążyli wprawdzie przerzucić pobieżnie nową ustawę Prawo o aktach stanu cywilnego, nie zadali sobie jednak trudu, aby sprawdzić jakie ustawy i pomniejsze przepisy obowiązywały od roku 1945 i uwzględnić wynikające z nich konsekwencje w niniejszych wskazówkach (a przepisy te rzutują na nazwy zespołów, zakres terytorialny, daty skrajne i układ akt w zespole). Wskazówki są dziurawe, anachroniczne, brakuje istotnych, podstawowych uregulowań (chociażby nazwa geograficzna aktotwórcy - współczesna, czy z okresu jego istnienia - obecnie w archiwach państwowych panuje radosna dowolność; nazwa urzędu - w okresie międzywojennym nie ma już okręgów bóżniczych, czy metrykalnych, są żydowskie gminy wyznaniowe). Proponowany wydumany, idealny układ akt w zespole - konia z rzędem temu, kto będzie w stanie wcisnąć w te idealne ramki akta powstałe w przeciągu dwustu lat w czterech (a właściwie pięciu) systemach prawnych. No, może ?hałptundnejbenregistry? bez skorowidzów i akt zbiorowych. A wystarczyło uważnie przyjrzeć się ewidencjonowanym/opracowanym zespołom dostępnym na szukajwarchiwach.pl, by stworzyć sensowne szablony dostosowane do każdego systemu. Aby w ogóle myśleć o ustaleniu zasad opracowania akt powojennych należało nie tylko uważnie zapoznać się z przepisami, ale również przyjrzeć się dokumentacji zgromadzonej w przynajmniej kilku wybranych dużych i małych urzędach stanu cywilnego. Wtedy Autorzy dowiedzieliby się m. in., że akta tzw. organizacyjne w urzędach stanu cywilnego to zwykle kat. B bądź też należą one do akt gminy, a nie usc. Reasumując - wskazówki w całości do ponownego napisania, szkoda czasu na zastanawianie się nad poprawnością i kompletnością pojedynczych paragrafów, punktów i podpunktów.

[urzędas]

Od kilku dni się zastanawiam jak to delikatnie napisać, że projekt jest najdelikatniej powiedziawszy niedopracowany, a tu ibupro bez ogródek go skrytykował nie pozostawiwszy na archiwistach z ap suchej nitki.
Cóż, pozostaje mi się tylko podpisać pod tą niestety wysoce uzasadnioną krytyką i wyrazić ubolewanie, że nie tędy droga.

Reasumując - wskazówki w całości do ponownego napisania, szkoda czasu na zastanawianie się nad poprawnością i kompletnością pojedynczych paragrafów, punktów i podpunktów.

podpisuję się w całej rozciągłości  Niestety...

[Ewap]

Pytanie tylko czy te uwagi zostaną wzięte pod rozwagę? Z tego co widać na stronach NDAP - CKM ma znów posiedzenie 1 marca https://www.archiwa.gov.pl/pl/o-nas/cia%C5%82a-kolegialne/4408-ckm-2016-2018
Mnie ciekawi, czy zwycięży formalizm - bo uwagi pojawiły się po wyznaczonym terminie, czy jakość i merytoryka... Jeżeli przeważy ciśnienie na kolejny "sukces" choćby wbrew zasadnym uwagom, to będziemy wiedzieli że nie chodzi o dobre, praktyczne i logiczne wskazówki, tylko o... No właśnie o co?
Trzymam więc kciuki by przeważyła jakość!

[crash0]

Począwszy od ibupro
Informacja o planie pracy obecnej kadencji CKM jest dostępny na stronie www NDAP, co najmniej od grudnia 2016 r. W planie jest mowa m.in. - jak w temacie - o aktach stanu cywilnego. Zatem, wg mnie, od tamtej pory każdy mógł przesłać/zgłosić/przekazać/etc. swoje uwagi/pomysły/sugestie co do takiego projektu. Nagle, w momencie gdy prace nad normatywem w takim czy innym kształcie są na ukończeniu, pojawiają się słowa krytyki. Oczywiście ta konstruktywna jest wskazana. Szkoda tylko, że następuje... tak późno.
No i jeżeli "nie tędy droga" to możemy liczyć na konstruktywne uwagi i propozycje urzędas?
Ewap "ciśnienie na kolejny" sukces? A jakie są wcześniejsze?

[Hanna Staszewska]

Na początek wyjasnienie: CKM nie jest autorem tego projektu, powstał on w Departamencie Archiwistyki NDAP, CKM go opiniuje.

Poprzednie wskazówki były złe (eufemizm), obecne są równie złe.

Mało konkretna uwaga.

Nie ratuje sytuacji fakt, iż Autorom obiło się o uszy, że te jakieś tam konfirmacje nie są aktami stanu cywilnego (to chyba jedyna poprawka na plus). Zdążyli wprawdzie przerzucić pobieżnie nową ustawę Prawo o aktach stanu cywilnego, nie zadali sobie jednak trudu, aby sprawdzić jakie ustawy i pomniejsze przepisy obowiązywały od roku 1945 i uwzględnić wynikające z nich konsekwencje w niniejszych wskazówkach (a przepisy te rzutują na nazwy zespołów, zakres terytorialny, daty skrajne i układ akt w zespole).

Jesli CKM uzna, że należy przeprowadzić dodatkowe analizy, to DA to zrobi.

Wskazówki są dziurawe, anachroniczne, brakuje istotnych, podstawowych uregulowań (chociażby nazwa geograficzna aktotwórcy - współczesna, czy z okresu jego istnienia - obecnie w archiwach państwowych panuje radosna dowolność; nazwa urzędu - w okresie międzywojennym nie ma już okręgów bóżniczych, czy metrykalnych, są żydowskie gminy wyznaniowe).

Nazwa geograficzna to mój "ulubiony" motyw w dyskusjach archiwalnych: a z jakiego okresu, a jak doszczególowic, a czy gminę podawać, czy powiat (z jakiego okresu?), a jak zlikwidują powiaty??? Też o tym rozmawialismy na ostatnim posiedzeniu CKM, jak będzie potrzeba, wrócimy do sprawy.

Proponowany wydumany, idealny układ akt w zespole - konia z rzędem temu, kto będzie w stanie wcisnąć w te idealne ramki akta powstałe w przeciągu dwustu lat w czterech (a właściwie pięciu) systemach prawnych. No, może ?hałptundnejbenregistry? bez skorowidzów i akt zbiorowych. A wystarczyło uważnie przyjrzeć się ewidencjonowanym/opracowanym zespołom dostępnym na szukajwarchiwach.pl, by stworzyć sensowne szablony dostosowane do każdego systemu.

Układ w tych zespołach to akurat moim zdaniem najmniejszy problem, opracowywałam takie zespoły (akta z różnych zaborów) prze wiele lat i nie przypominam sobie trudnosci.

Aby w ogóle myśleć o ustaleniu zasad opracowania akt powojennych należało nie tylko uważnie zapoznać się z przepisami, ale również przyjrzeć się dokumentacji zgromadzonej w przynajmniej kilku wybranych dużych i małych urzędach stanu cywilnego. Wtedy Autorzy dowiedzieliby się m. in., że akta tzw. organizacyjne w urzędach stanu cywilnego to zwykle kat. B bądź też należą one do akt gminy, a nie usc.

Owszem, ale może chodzi o to, że akta organizacyjne mogą być w już przejętych zespołach.

I jeszcze jedno: uspokajam wszystkich zaniepokojonych tempem pracy w CKM: pracujemy tak, aby zrealizować nasz plan i harmonogram, nakresliłam go ambitnie  , ale też realnie.
Pozdrawiam

[Ewap]

Ewap "ciśnienie na kolejny" sukces? A jakie są wcześniejsze?

Odpowiedź:
Wpis Pani Hanny w dniu 1 lutego 2017 r. w wątku CKM kadencji 2016-2018 (niestety nie potrafię cytować między wątkami  ) Wytłuszczenie moje własne  fragmentu o sukcesie...

"A tymczasem Naczelny Dyrektor 31 stycznia 2017 r. podpisał Zarządzenie Nr 3 z w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/prawo-archiwalne/akty-normatywne-naczelnego-dyrektora-archiw%C3%B3w-pa%C5%84stwowych

Jako że CKM była inicjatorem i wykonawcą tego projektu, i doprowadziła go do finału w postaci podpisanego zarządzenia, ogłaszam pierwszy w tym roku sukces CKM!
To dobry prognostyk na ten rok, bo plany mamy bardzo ambitne

[Ewap]

Począwszy od ibupro
Informacja o planie pracy obecnej kadencji CKM jest dostępny na stronie www NDAP, co najmniej od grudnia 2016 r. W planie jest mowa m.in. - jak w temacie - o aktach stanu cywilnego. Zatem, wg mnie, od tamtej pory każdy mógł przesłać/zgłosić/przekazać/etc. swoje uwagi/pomysły/sugestie co do takiego projektu. Nagle, w momencie gdy prace nad normatywem w takim czy innym kształcie są na ukończeniu, pojawiają się słowa krytyki. Oczywiście ta konstruktywna jest wskazana. Szkoda tylko, że następuje... tak późno.

A z czego wynika, że prace są "na ukończeniu". Dopiero zbierano uwagi. Było posiedzenie CKM, trwa kolejne z tego co widać na stronie NDAP?
Po drugie, kto będzie zgłaszał uwagi czy propozycje do czegoś czego jeszcze nie ma? Przecież szkoda czasu i atłasu...
Po trzecie - po doświadczeniach w zgłaszaniu uwag do projektu zarządzenia w sprawie brakowania z zasobu własnego widać, że uwagi nie są w ogóle komentowane, nie ma zwrotnej informacji... Sama wnioskowałam o to na IFAR. Protokół był enigmatyczny i nie wiadomo co uwzględniono a co nie oraz dlaczego uwag nie uwzględniono. To po co się męczyć... skoro praca jest jednostronna...?

[jacek_k]

Począwszy od ibupro
Informacja o planie pracy obecnej kadencji CKM jest dostępny na stronie www NDAP, co najmniej od grudnia 2016 r. W planie jest mowa m.in. - jak w temacie - o aktach stanu cywilnego. Zatem, wg mnie, od tamtej pory każdy mógł przesłać/zgłosić/przekazać/etc. swoje uwagi/pomysły/sugestie co do takiego projektu. Nagle, w momencie gdy prace nad normatywem w takim czy innym kształcie są na ukończeniu, pojawiają się słowa krytyki. Oczywiście ta konstruktywna jest wskazana. Szkoda tylko, że następuje... tak późno.

A z czego wynika, że prace są "na ukończeniu". Dopiero zbierano uwagi. Było posiedzenie CKM, trwa kolejne z tego co widać na stronie NDAP?
Po drugie, kto będzie zgłaszał uwagi czy propozycje do czegoś czego jeszcze nie ma? Przecież szkoda czasu i atłasu...
Po trzecie - po doświadczeniach w zgłaszaniu uwag do projektu zarządzenia w sprawie brakowania z zasobu własnego widać, że uwagi nie są w ogóle komentowane, nie ma zwrotnej informacji... Sama wnioskowałam o to na IFAR. Protokół był enigmatyczny i nie wiadomo co uwzględniono a co nie oraz dlaczego uwag nie uwzględniono. To po co się męczyć... skoro praca jest jednostronna...?

Uważam, że odniesienie do uwag jest dobrą praktyką, którą warto byłoby zastosować, żeby wywołać dyskusję

Dyskusja nad projektem nowych wskazówek dot. materiałów audiowizualnych może być dobrą okazją...

Pytanie kto ma brać udział w tej dyskusji, bo wygląda na to, że jednak nie wszystkie zainteresowane strony.

[Ewap]

I jeszcze jedno: uspokajam wszystkich zaniepokojonych tempem pracy w CKM: pracujemy tak, aby zrealizować nasz plan i harmonogram, nakresliłam go ambitnie  , ale też realnie.
Pozdrawiam

Nikt nie jest "zaniepokojony" tempem prac, wręcz przeciwnie trzymamy kciuki! Pytanie tylko, czy markuje się konsultacje czy rzeczywiście dyskutuje i jest się otwartym na uwagi oraz zwrotnie je komentuje.
Poza tym - o ile się nie mylę - to chyba cała CKM przyjęła harmonogram i nakreśliła go ambitnie, a nie tylko przewodnicząca? Oj pachnie tu "dyktaturą" 

[Bolek]

Pani Ewop. Niech robią. Niestety wcześniej naczelna wielokrotnie się nie popisała. Że wspomnę o normatywach dla archiwów. O NDAP w nich zupełnie zapomniano. Potem wysłano do archiwów zapytanie co do propozycji uzupełnień m.in. do jrwa. I co minęły ponad 2 lata i nic.

[Ewap]

Pani Ewop. Niech robią. Niestety wcześniej naczelna wielokrotnie się nie popisała. Że wspomnę o normatywach dla archiwów.

Akurat normatywy dla archiwów państwowych - z tego co pamiętam - były uzgadniane, uwagi omawiane z przedstawicielami archiwów państwowych, nawet było szkolenie. To tyle jeżeli chodzi o formalności. Było więc zupełnie inaczej niż jest obecnie, bo jedynie markuje się konsultacje. Zbiera się uwagi i nie ma do nich żadnego komentarza.

No chyba że Panu chodzi o coś innego. Lepiej więc rozmawiać o konkretach, bo ogólniki typu "się nie popisała" o niczym nie świadczą. Są opinią bez oparcia w argumentach. Chętnie powymieniam się na ich temat poglądami, bo akurat normatywy archiwów są dostępne na stronie NDAP https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/zarzadzenie_nr_18.PDF. I jest to temat który mnie bardzo interesuje. Poza tym może się to rozwinąć w ciekawą dyskusję.

O NDAP w nich zupełnie zapomniano.

A kto powiedział, że przepisy mają być wspólne dla NDAP i archiwów państwowych? Akurat NDAP ma inne zadania i powinna mieć własne odrębne przepisy.

Potem wysłano do archiwów zapytanie co do propozycji uzupełnień m.in. do jrwa. I co minęły ponad 2 lata i nic.

O tym nie słyszałam. Dwa lata oznaczają, że uwagi zbierano w 2015 r. Szkoda, że nic na ten temat nie było na stronach NDAP... Ciekawe jakie były te uwagi...