zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną

[Maciej Zdunek]

Fakt, ostatnio temat j.a. i j.inw. był poruszany na różnych forach, rozważane były różne warianty, ścierały się odmienne poglądy. Na razie jest to tylko dyskusja mająca na celu ustalenie ostatecznego kierunku zmian, a że emocje nie są dobrym doradcą lepiej zachować wstrzemięźliwość w wyrażaniu sądów.

W tym wątku poruszyłeś urzędasie kwestie sprawozdawczości i raportów oraz oczywistej winy ZoSIA i jej twórców, a to nie jest dobre postawienie sprawy. System ZoSIA w warstwie dotyczącej ewidencji JEST zgodny z przepisami o ewidencji, a tam jest mowa tylko o jednostce archiwalnej. Zrobienie raportu to też nie jest problem, tyle, że aby powstał raport to dane muszą się w systemie najpierw pojawić. W bazie SEZAM tego nie było i podobnie jest w systemie ZoSIA, ale to nie wina twórców systemu tylko włodarzy archiwalnych, którzy do tej pory nie rozwiązali tego problemu.

Ale i tak dalej czekam na jakieś merytoryczne argumenty za zrównaniem jednostki archiwalnej z inwentarzową.

Ode mnie ich nie usłyszysz urzędasie Nie podzielam argumentacji jaką przytaczasz, ale generalnie osobiście jestem (i zawsze byłem) zwolennikiem rozróżnienia między j.a. i j.inw., bo dla mnie to są dwie zupełnie różne dane. Myślę, że nowe przepisy o ewidencji zasobu pójdą w tym kierunku, aby można było stan zespołu, a co za tym idzie również całego zasobu podawać odrębnie w j.a. ("sztukach", które są b. ważne z punktu widzenia ewidencji zasobu, czyli stanu ilościowego archiwum) i j.inw. (czyli liczbie "opisów"). Niekiedy, czy może raczej zazwyczaj to będą zbieżne liczby. Wprowadzenie takich rozwiązań ułatwi podawanie danych także do różnej maści sprawozdań. Być może trochę wyprzedzam rzeczywistość, bo praca nad nowymi normatywami trwa, i nie będę narzucał swojej woli, ale osobiście tak bym to widział.

[urzędas]

No właśnie - emocje wyciszamy i zaczynamy merytoryczną dyskusję. I o to mi chodziło.
Na początek powiem, że nie mam żadnego emocjonalnego stosunku do ZoSIA, więc poddaję ją krytyce, jak wszystko z czym przyszło mi pracować. Twórcy ZoSIA nie pomyśleli o j.inw., przekopiowali rozwiązania z SEZAM, nie pokusili się o refleksję, nie zaczęli żadnej dyskusji z archiwistami dlaczego tego nie ma i czy może ten błąd naprawić - i w tym właśnie, w mojej ocenie, ponoszą winę. Niestety. Nowe narzędzie powinno być lepsze, nie tylko kopiować, ale i dawać coś nowego - gdybyśmy archiwiści dostali to czego nam brakowało + sprawozdawczość na wszelkie sposoby - wychwalalibyśmy twórców ZoSIA pod niebiosa. A tak raczej nie pochwalimy. Zresztą, choć to wypowiedź na inny wątek, nie to jedno szwankuje w ZoSIA, a to potęguje nasze zastrzeżenia. 
Nie bardzo przyjmuję argument, że ZoSIA jest zgodna z przepisami o ewidencji.  Nie umiem tak po prostu przejść obok metodyki archiwalnej i udawać, że jej nie widzę - ona jest, powinniśmy ją szanować, a jeśli przyjdzie nam ją zmieniać (bo pewnie przyjdzie, ta naturalny stan rzeczy) to z ogromnym rozmysłem ważąc poważne argumenty.
A wracając do zrównania j.a. i j.inw. - dopiero co zastanawialiśmy się nad NOMA. A tam mamy pomysł na cząstkę archiwalną.  I tu dopiero zaczyna się robić ciekawie: j.inw. i j.a. - kontra jednostka archiwalna i cząstka archiwalna. To warto byłoby przemyśleć. Co z tym robimy? I tu jak nic przypomina się wypowiedź Pana Niestroja o kazuistycznym podejściu do opracowania. Bo jak się ma np. j.inw. i j.a. w fotografiach - czyli temat i poszczególne obrazy - do fotografii -  cząstki archiwalnej w dok. aktowej.  Ależ tu na nas się czai niebezpieczeństw.  Trzeba by to rozebrać na czynniki pierwsze - i coś czuję, że zrównanie j.inw. z j.a. na nic nam się nie przyda.
Możemy wyciąć w pień j.inw. - czemu nie - ale po merytorycznej dyskusji. J.inw. mamy przede wszystkim w fotografiach, drukach ulotnych, dok. technicznej. Zacznijmy więc od zmiany tych przepisów i zaproponujmy coś lepszego w opracowaniu niż to czym posługujemy się do tej pory - i świadomie usuńmy w tych nowych przepisach j.inw. I dajmy o tym podyskutować archiwistom. Spróbujmy, sprawdźmy. Ale nie bezmyślne upraszczanie - tu zawsze zakrzyczę: liberum veto.

[Zbigniew Marek]

Jeżeli (za słownikiem z 1974 r.) przyjmiemy, że jednostka inwentarzowa to

materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego

, a inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego to

pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem jednostek w zespole (zbiorze)

, i jeżeli jeszcze weźmiemy pod uwagę, że inwentaryzacja to

jedna z czynności wchodzących w zakres opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu jednostek archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego

, to co tu zrównywać ...? W inwentarzu mamy mieć opisy poszczególnych jednostek archiwalnych, gdzie jednostką archiwalną jest

odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych

  Czyli jednostka archiwalna = jednostka inwentarzowa ...

Oczywiście nie należy abstrahować od przepisów Naczelnego Dyrektora, a w nich mamy jednostki inwentarzowe, w fotografiach, materiałach ulotnych, dokumentacji technicznej ... Tylko jeżeli się wczytamy w te przepisy to dojdziemy do konstatacji, że te jednostki inwentarzowe to nic innego jak tylko

szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów

(przypomnę, że jest to słownikowa definicja serii ...).

Cóż jeszcze można dodać ...?
Prawdopodobnie niespecjalnie kontrowersyjne jest stwierdzenie, że archiwa państwowe gromadzą materiały archiwalne i następnie je ewidencjonują w ramach zespołów (zbiorów) archiwalnych, a podstawową, wymierną (policzalną) jednostką materiałów archiwalnych jest jednostka archiwalna (bo ją można "dotknąć" i ona zajmuje miejsce w magazynie). Jeżeli tak jest, to opis (ewidencyjny i informacyjny) materiałów archiwalnych powinniśmy sporządzać na tych dwóch podstawowych poziomach: zespołu (zbioru) archiwalnego i jednostki archiwalnej, a np. serie opisywać tylko jak to jest konieczne. Czyli jednostka archiwalna jest zawsze jedną pozycją w inwentarzu (czyli jednostką inwentarzową).

Ostatnio czasy się trochę zmieniły i inwentarze kartkowe i książkowe (te tradycyjne), w których materiały archiwalne opisywaliśmy zasadniczo na dwóch poziomach - zespołu i jednostki (archiwalnej lub inwentarzowej) zastąpiliśmy wydrukami z baz danych. A po drodze do tych baz danych dołożyliśmy również możliwość opisywania materiałów archiwalnych na poziomie niższym od jednostki - poziomie obiektu. W rezultacie daje nam to inwentarz zawierający opis materiałów archiwalnych na trzech poziomach opisu - zespołu, jednostki i obiektu. Przykładając do tego definicję jednostki inwentarzowej

materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego

możemy dojść do wniosku, że opis pojedynczego obiektu w inwentarzu to też jest pojedyncza jednostka inwentarzowa ...

A jeżeli jednak dodać do naszego systemu informacyjnego nowy poziom opisu - poziom jednostki inwentarzowej - to należałoby go stosować konsekwentnie i logicznie, i np. protokoły posiedzeń WRN z 1981 roku kancelaryjnie podzielone na 5 tomów lub akta jednej sprawy sądowej składające się z 90 tomów, opisywać odpowiednio jako jako 1 jednostkę inwentarzową (a nie 5 lub 90), tak jak jeden projekt techniczny lub jeden temat fotograficzny.

Może nadszedł czas, aby te kwestie poukładać na nowo ...? Tylko, czy nie lepiej by było 1:1 ...?

pzdr

[Wicehrabia]

Zdecydowanie lepiej, bo jak mawiał W. Ockham: Nie mnóżmy bytów ponad potrzeby.

[Anna Laszuk]

Ostatnio czasy się trochę zmieniły i inwentarze kartkowe i książkowe (te tradycyjne), w których materiały archiwalne opisywaliśmy zasadniczo na dwóch poziomach - zespołu i jednostki (archiwalnej lub inwentarzowej) zastąpiliśmy wydrukami z baz danych. A po drodze do tych baz danych dołożyliśmy również możliwość opisywania materiałów archiwalnych na poziomie niższym od jednostki - poziomie obiektu. W rezultacie daje nam to inwentarz zawierający opis materiałów archiwalnych na trzech poziomach opisu - zespołu, jednostki i obiektu.

Warto wyjaśnić, że obiekt nie jest poziomem opisu. Słowo pojawiło się w archiwistyce praktycznej w tłumaczeniu standardu ISAD (G) na oznaczenie każdej opisywanej całości, jako opisywany obiekt, a mógł nim być np. zespół, seria, jednostka archiwalna, sprawa, dokument. ISAD (G) wprowadzał i upowszechniał pojęcie opisu wielopoziomowego, które w polskiej archiwistyce nie było zakorzenione, choć w praktycznie taki opis był wykonywany na potrzeby różnych pomocy archiwalnych, także informatorów czy katalogów wystaw itp. W bazie danych IZA 5.0 (w 2005 r., chyba) wprowadziliśmy możliwość opisywania bytu mniejszego niż jednostka archiwalna, ale nie nazwaliśmy go dokumentem, bowiem istniały obawy, że będzie pojmowany wąsko jako dokument pergaminowy lub papierowy, znany z dyplomatyki. Pojawił się więc, w zamierzeniu na okres przejściowy do czasu przygotowania systemu, ten raczej nieszczęsny obiekt, i został utrwalony w ZoSIA. Ale to już inny wątek.

Może nadszedł czas, aby te kwestie poukładać na nowo ...? Tylko, czy nie lepiej by było 1:1 ...?

Moim zdaniem lepiej, ale po dokładnym opisaniu tego, jak sugerował urzędas, w modernizowanych obecnie przepisach metodycznych.

A wracając do zrównania j.a. i j.inw. - dopiero co zastanawialiśmy się nad NOMA. A tam mamy pomysł na cząstkę archiwalną.  I tu dopiero zaczyna się robić ciekawie: j.inw. i j.a. - kontra jednostka archiwalna i cząstka archiwalna. To warto byłoby przemyśleć.

Tutaj nie zgodzę się z urzędasem. Nie było kontry. Cząstka archiwalna została zaproponowana jako poziom opisu a nie jednostka miary materiałów archiwalnych. Taka mała, a w pewnych prawach (np. zestaw elementów czy moduł w systemie informacyjnym, używany przez wyrafinowanych znawców pieczęci, inicjałów, podpisów, znaczków skarbowych itp.) zrównana z zespołem archiwalnym. Autorom NOMA w głowie nie powstał pomysł, aby zliczać te cząstki, podobnie jak nie liczymy serii czy klas. A jednostka inwentarzowa pojawia się w projekcie tej normy jedynie w kontekście elementów opisu fotografii. NOMA miała być nowym kośćcem, na którym bazowałyby szczegółowe przepisy, a ich stosowanie w archiwach prowadziłoby do tworzenia wielopoziomowego systemu informacyjnego.