zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną

[urzędas]

W ostatnim protokole CKM znalazła się bardzo niepokojąca/ciekawa/szalona/nieprzemyślana/nowatorska sugestia zrównania jednostki archiwalnej z inwentarzową. Ciekawi mnie bardzo, jakie są przyczyny i argumenty do podjęcia takich działań.
Jako praktykujący archiwista państwowy  szanuję metodykę archiwalną i widzę potrzebę stosowania jednostek archiwalnych i inwentarzowych (zwłaszcza przy dokumentacji audiowizualnej i technicznej) tak więc zdziwienie moje budzi fakt tak dużej ingerencji w wypracowane przez lata podstawy metodyki archiwalnej. 
Jedyną lukę i problem jaki dostrzegam (zwłaszcza w styczniu  ) to sprawozdawczość.  Tu ZOSIA woła głośno o dopracowanie. No ale nie mieści mi się w głowie, żeby wysadzić w powietrze naszą metodykę archiwalną tylko dlatego, że sobie nie radzimy z raportami w ZOSIA.
Ale pewnie nie mam pełnej wiedzy w tym zakresie. Wiecie coś na ten temat?  Jakie są argumenty?  Bo chyba, na Boga, nie sprawozdawczość???

[urzędas]

To jest ten fragment z protokołu:
"Przechodząc   do   kolejnego   problemu,   jakim   jest   zrównanie   jednostki inwentarzowej  z  jednostką  archiwalną  H.  Staszewska zaznaczyła,  iż  należy zachować  spójność  z  obowiązującymi  przepisami  dotyczącymi  ewidencji  w archiwach   państwowych   oraz   wytycznymi   dotyczącymi   sprawozdawczości. Następnie   omówiono   problem   wykazywania   w  sprawozdaniach   archiwów państwowych ilości posiadanych w zasobie fotografii i nagrań dźwiękowych. W tym kontekście  M.  Parzeniwski  zwrócił  również  uwagę  na problem  tzw.  przedpola archiwalnego.  Podsumowując  dyskusję  Przewodnicząca Komisji  stwierdziła,  że zrównanie jednostki archiwalnej z inwentarzową jest słusznym kierunkiem prac. "
Nie bardzo rozumiem co Komisja ma na myśli i z czego to wynika?  Taka trochę biegunka myśli od przedpola archiwalnego po sprawozdawczość.     

[Henryk Niestrój]

Sama metodyka archiwalna, a więc określenie sposobu opracowania materiałów archiwalnych, nie może stanowić o podstawach funkcjonowania administracji państwowej. Administracja działa zgodnie z zasadami przejrzystości i efektywności, dlatego wszystkie prace muszą być rozliczalne i temu służy także ujednolicenie reguł obliczania wielkości zasobu. W tym przypadku zasady kierujące ewidencją muszą być spójne ze sprawozdawczością, bo jak kontrolować taką jednostkę administracji?

Nie ma według mnie także żadnych przeciwwskazań, żeby w przypadku każdego rodzaju dokumentacji zrównać jednostki archiwalne z inwentarzowymi. W przypadku dokumentacji audiowizualnej będzie to nagranie zarówno jako jednostka inwentarzowa, jak i archiwalna, bez względu na ilu nośnikach (albo ile tych nagrań na jednym nośniku) się znajduje. Nośnik jest tu elementem wtórnym, który w uzasadnionym przypadku może zostać zniszczony i zastąpiony innym nośnikiem.

[Filip Kwiatek]

O ile w sprawozdawczości zrównanie j.a. i j.inw. może się sprawdzić, to w przechowywaniu i konserwacji niekoniecznie. Jest różnica w poddaniu konserwacji 1 jednostki w postaci 1 taśmy z 1 tytułem filmowym, a 1 jednostki z 1 tytułem filmowym na 6 różnych nośnikach.

[metricisRegninotarii]

Obecnie mając sprawę 2-tomową na nośniku "tradycjnym" tj. papierowym, każdy tom na spisie akt przekazywanych do AP ma być wykazywany jako osobna pozycja czyli osobna jednostka inwentarzowa. Idąc zatem tym tokiem rozumowia - 1 nagranie to 1 j.a., teraz ma się to zmienić i 1 sprawa, bez względu na ilość tomów - 1 j.a.?
Zastrzegam, iż nie jest to jakiś wyrozumowany problem, który zdarza się raz na milion razy, w przypadku akt spraw sądowych, zwłaszcza karnych, często mamy do czynienia ze sprawą, która ma więcej niż 1 tom.

[urzędas]

No cóż moja wiadomość nie przebiła się na forum, nie wiem dlaczego. Piszę po raz drugi - jeśli będą dwie bliźniaczo podobne za chwilę to serdecznie przepraszam.

Sama metodyka archiwalna, a więc określenie sposobu opracowania materiałów archiwalnych, nie może stanowić o podstawach funkcjonowania administracji państwowej.

Niestety nie rozumiem, to chyba wielka przesada, że metodyka archiwalna w jakikolwiek sposób stanowi o podstawach funkcjonowania administracji państwowej.

Administracja działa zgodnie z zasadami przejrzystości i efektywności, dlatego wszystkie prace muszą być rozliczalne i temu służy także ujednolicenie reguł obliczania wielkości zasobu. W tym przypadku zasady kierujące ewidencją muszą być spójne ze sprawozdawczością, bo jak kontrolować taką jednostkę administracji?

A do tej pory byliśmy przejrzyści i efektywni? Czy po zrównaniu j.a. i j.inw. będziemy bardziej przejrzyści i efektywni? A może pochylilibyśmy się nad sprawozdawczością w ZOSIA? A może, skoro mamy być tak spójni i sprawozdawczo transparentni pochylmy się nad metrażem akt, który podajemy w ZOSIA.   Zastanówmy się czy to co wpisujemy jest zgodne z rzeczywistością. Dużo powiedzieć by mogli archiwiści z archiwów z nowymi siedzibami. Czy metraż przed przeprowadzką i po jest tożsamy? A dlaczego nie podajemy metrażu dla fotografii, kartografii, ikonografii. Jakoś nikt nie wpadł na pomysł podważenia tego procederu, zarzucając nam fałszowanie sprawozdawczości? Albo nie zapytał po co nam tyle półek skoro mamy zdecydowanie mniej metrażu?

Nie ma według mnie także żadnych przeciwwskazań, żeby w przypadku każdego rodzaju dokumentacji zrównać jednostki archiwalne z inwentarzowymi.

A są jakieś wskazania, żeby to zrobić oprócz sprawozdawczości. Ap są urzędami - ale dalej pozostają archiwami. Czy tylko dla sprawozdawczości mamy podważać lub zapominać o archiwistyce - nauce.
Może warto jednak pochylić się i poprawić sprawozdawczość w ZOSIA, a nie upraszczać metodykę archiwalną i sprawozdawczość, żeby ZOSIA sobie poradziła. To klasyczne chowanie głowy w piasek i psucie metodyki archiwalnej.

[Henryk Niestrój]

O ile w sprawozdawczości zrównanie j.a. i j.inw. może się sprawdzić, to w przechowywaniu i konserwacji niekoniecznie. Jest różnica w poddaniu konserwacji 1 jednostki w postaci 1 taśmy z 1 tytułem filmowym, a 1 jednostki z 1 tytułem filmowym na 6 różnych nośnikach.

Słusznie, konserwacji podajemy nośnik. Tu nie ma mowy o jednostkach.

[Henryk Niestrój]

Obecnie mając sprawę 2-tomową na nośniku "tradycjnym" tj. papierowym, każdy tom na spisie akt przekazywanych do AP ma być wykazywany jako osobna pozycja czyli osobna jednostka inwentarzowa. Idąc zatem tym tokiem rozumowia - 1 nagranie to 1 j.a., teraz ma się to zmienić i 1 sprawa, bez względu na ilość tomów - 1 j.a.?

Gdyby tak miało być, to stare poszyty z czasów administracji pruskiej musielibyśmy pruć na części. Nie o to chodzi. W opracowaniu dokumentacji aktowej w ogóle nie ma problemu: każda jednostka archiwalna jest inwentarzową, tomy też mają odrębne sygnatury. Nie twórzmy problemów tam, gdzie ich nie ma.

[Henryk Niestrój]

A do tej pory byliśmy przejrzyści i efektywni?

Nie, nie byliśmy. Dziesiątki przepisów metodycznych, kazuistyczne podejście do opracowania sprawia że zamiast przejrzystości mamy nieogarnięty przez lata bałagan. To samo dotyczy zasad kształtowania zasobu, gdzie indywidualne i często sprzeczne decyzje poszczególnych pracowników archiwów państwowych powodują znaczącą niepewność stosowania jakichkolwiek przepisów przez archiwistów zakładowych, czego dowody znajdziemy na niniejszym formu.

Czy po zrównaniu j.a. i j.inw. będziemy bardziej przejrzyści i efektywni?

Będzie większy porządek.

A może pochylilibyśmy się nad sprawozdawczością w ZOSIA?

Konstrukcja ZoSIA wynika z przepisów metodycznych i jedynie tam, gdzie to jest możliwe starano się nagromadzony przez lata bałagan uporządkować w ramach narzędzia informatycznego. Obecne zmiany w przepisach będą mogły być od razu wdrażane w ZoSIA, a sam System już bez przeszkód wdrażany we wszystkich archiwach.

To klasyczne chowanie głowy w piasek i psucie metodyki archiwalnej.

Nie sądzę, żeby Przewodnicząca CKM była osobą chowającą głowę w piasek A co do metodyki... nie da się tego już bardziej popsuć

[Kajka]

Konarski którego powołują się liczni archiwalni konserwatyści tak naprawdę był w swoich działaniach bardzo innowacyjny i nowatorski. Na bazie posiadanej wiedzy akademickiej i własnych doświadczeń tworzył teorie i wypracowywał metody postępowania. Czasy się zmieniły i rzeczywistość archiwalna się zmieniła więc trzeba wypracowywać nowe metody postępowania. Metodyka w żadnej materii nie jest zabetonowana, wszystko jest płynne i się zmienia. Czy ktokolwiek wyobraża sobie działania z zakresu chociażby informatyki w oparciu o metodykę z lat 70 tych? Chyba nie. Zmiany są konieczne.
Tak w ramach podsumowania: "Kiedyś tak było i było dobrze"? 
https://www.facebook.com/archiwista24/photos/a.1000512126722841.1073741828.999899620117425/1517717438335638/?type=3&theater
Ortodoksja i dogmatyczne przywiązanie do metod wypracowanych w przeszłości blokuje spojrzenie na sprawę pod innym kontem i dostrzeżenie, że jednak DA SIĘ i MOŻNA INACZEJ ;-)

[Kajka]

A do tej pory byliśmy przejrzyści i efektywni?

Nie, nie byliśmy. Dziesiątki przepisów metodycznych, kazuistyczne podejście do opracowania sprawia że zamiast przejrzystości mamy nieogarnięty przez lata bałagan. To samo dotyczy zasad kształtowania zasobu, gdzie indywidualne i często sprzeczne decyzje poszczególnych pracowników archiwów państwowych powodują znaczącą niepewność stosowania jakichkolwiek przepisów przez archiwistów zakładowych, czego dowody znajdziemy na niniejszym formu.

Potwierdzam i podpisuje się obiema rękami 

[Maciej Zdunek]

Jedyną lukę i problem jaki dostrzegam (zwłaszcza w styczniu  ) to sprawozdawczość.  Tu ZOSIA woła głośno o dopracowanie. No ale nie mieści mi się w głowie, żeby wysadzić w powietrze naszą metodykę archiwalną tylko dlatego, że sobie nie radzimy z raportami w ZOSIA.

Taki krotki fragment, ale jakie bogactwo po-/do-mysłów:
1. zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną to "wysadzenie w powietrze metodyki"
2. pomysł na zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną jest zapewne spowodowany sprawozdawczością
3. winna (oczywiście) ZoSIA, która "woła głośno o dopracowanie" i "nie radzimy sobie z raportami w ZoSIA" (ale kto?)
No jeśli chodzi o pkt 3 to nihil novi, w sensie argumentacji

[urzędas]

No cóż obowiązki nie pozwoliły na szybką odpowiedź, ale może dobrze, emocje opadły kurz archiwalny też.
A teraz do smutnej konstatacji. W poście otwierającym wątek padło pytanie - jakie są metodyczne argumenty za zrównaniem jednostki archiwalnej z inwentarzową. Po dyskusji widać że niestety nie ma żadnych (albo jeszcze nie padły w tej dyskusji).
Za to krytyka posypała się jak deszcz z jasnego nieba.
Właściwie nie mam ochoty na takie przepychanki - szukam merytorycznej dyskusji.
Ale też czuję się w obowiązku dać odpowiedź na te komentarze.
1.

Tak w ramach podsumowania: "Kiedyś tak było i było dobrze"?
https://www.facebook.com/archiwista24/photos/a.1000512126722841.1073741828.999899620117425/1517717438335638/?type=3&theater
Ortodoksja i dogmatyczne przywiązanie do metod wypracowanych w przeszłości blokuje spojrzenie na sprawę pod innym kontem i dostrzeżenie, że jednak DA SIĘ i MOŻNA INACZEJ ;-)

No cóż, nie uważam żeby metodyka archiwalna nie mogła być zmieniana, mamy nowe czasy i nowe narzędzia. Owszem ale jednak wszystko powinno mieć jakieś uzasadnienie i podstawę w merytorycznej dyskusji. Bazy IZA i SEZAM (i jeszcze kilka pomniejszych) nie były złe - nie wystarczały nam już narzędzia do ich obsługi. Krytyka Zosi nie może kończyć się stwierdzeniem że chcemy dalej Izę i Sezam. Bo nie chcemy. Chcemy coś nowego właśnie - ale dopracowanego i odpowiadającego metodyce.  Jeśli dostajemy do ręki narzędzie niedopracowane - automatycznie gloryfikujemy to poprzednie. To naturalne. Współczesne systemy dają ogromne możliwości  - dlaczego nie umiemy ich wykorzystać i zaprząc do obsługi naszej metodyki.

Konstrukcja ZoSIA wynika z przepisów metodycznych i jedynie tam, gdzie to jest możliwe starano się nagromadzony przez lata bałagan uporządkować w ramach narzędzia informatycznego.

To zaklinanie rzeczywistości. Zosia nie jest zgodna z naszą metodyką. I ten wątek jest tego najlepszym potwierdzeniem. Do tej pory nasza metodyka liczyła archiwalia w j.a. i j. inw.  W Zosia nie ma jednostek inwentarzowych.  

zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną to "wysadzenie w powietrze metodyki"

To barwne określenie - przyznam. Ale rozpoczynając kurs archiwistyki wszystkich nas zapoznaje się z podstawowymi pojęciami tej nauki. I właśnie na pierwszych zajęciach mówimy o definicji j.a i j.inw. Czyli naruszamy podstawy.

pomysł na zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną jest zapewne spowodowany sprawozdawczością

Jeszcze raz pytam o argumenty merytoryczne. Pytam i czekam na merytoryczną odpowiedź.

3. winna (oczywiście) ZoSIA, która "woła głośno o dopracowanie" i "nie radzimy sobie z raportami w ZoSIA" (ale kto?)
No jeśli chodzi o pkt 3 to nihil novi, w sensie argumentacji

Zosia nie jest niczemu winna - winni są Ci co ją tak a nie inaczej zaprojektowali. Jest mnóstwo rzeczy, których nam brakuje w Zosi m. in. liczenia jednostek inwentarzowych.

"nie radzimy sobie z raportami w ZoSIA" (ale kto?)

Tu przepraszam wszystkich archiwistów pracujących w ap. Złe sformułowanie. My archiwiście po prostu nie mamy raportów, które potrzebujemy m.in. do sprawozdawczości. Na wysokości zadania nie stanęli twórcy Zosi  - wiedząc, że sprawozdajemy w j.inw. nie uwzględnili tego przy projektowaniu.
Niestety tak to teraz wygląda z mojej perspektywy, że pominięto w ZOsia jednostki inwentarzowe a teraz próbuje się wyrzucić j. inw. z metodyki, aby na siłę dopasować metodykę do obecnej rzeczywistości. Dla nas archiwistów było by prościej aby j.inw. znalazła się w Zosi. Po prostu. A potem jak już będzie  - możemy pomyśleć czy to zmieniać czy nie - i jakie są ku temu przesłanki. Powoli, spokojnie, z merytoryczna dyskusją. Bo metodyka może być zmieniana - tylko mądrze i nie na łapu capu.

Na koniec bardzo proszę jeszcze raz o podanie merytorycznych argumentów za zrównaniem j.a. i j. inw.

[crash0]

Pozwolę sobie na pewne wyjaśnienia, że NAC jest twórcą i rozwija system ZoSIA. Nie ma systemu Zosia, ZOsia, zosia, etc. Co prawda nie jest to zarejestrowana nazwa czy znak w urzędzie patentowym (przynajmniej nic mi o tym nie wiadomo), jednak zdecydowanie lepiej czyta się Państwa wpisy i całą dyskusję, jeśli pewne obowiązujące "normy" za powszechnie przyjęte są zachowane.

[urzędas]

Ok urzędas przyjął do wiadomości i stosowania.
Ale i tak dalej czekam na jakieś merytoryczne argumenty za zrównaniem jednostki archiwalnej z inwentarzową. Nadzieja umiera ostatnia...