Dziedzinowe systemy teleinformatyczne - archiwizacja

[GAP1]

W naszej instytucji funkcjonuje kilka tzw. dziedzinowych systemów teleinformatycznych, czyli obsługujących tylko wybrane zagadnienia. Systemy te działają bez funkcji archiwalnych. Czy zgodnie z przepisami prawnymi powinny je posiadać?

[Berserc]

Zawartość tego typu systemów jest dokumentacją nietworzącą akt sprawy (par. 6, ust 1, pkt 9 IK dla jst - nawet jeśli Was nie obowiązuje wprost to i tak można się wzorować). W systemach takich nie mamy do czynienia z zarządzaniem dokumentami, a tylko informacjami wprowadzonymi do systemów na podstawie źródłowych dokumentów (elektronicznych lub papierowych). Jeśli systemy pracowałyby na zasadzie zarządzania dokumentami to trzeba by je uznać za EZD z wszystkimi za tym idącymi obowiązkami. W przypadku gdy jest to jednak po prostu baza danych jej przechowywanie polega po prostu na zachowaniu zawartości i struktury. W tradycyjnym systemie kancelaryjnym będzie to więc przypisanie do komórki organizacyjnej i symbolu z wykazu akt. Przechowanie w zasadzie wchodzi w grę tylko w postaci cyfrowej, da się wydrukować zawartość bazy danych ale nie jej strukturę (chociaż?? ).
Polecam najnowsze chyba w tym zakresie opracowanie pt. "Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych", pod red. Grażyny Szpor, wydane przez Wolters Kluwers w 2013 r. W mojej ocenie najlepsze co się dotąd ukazało w tym temacie.

[dorsiu]

Odświeżę temat. Sytuacja wygląda następująco.
System dziedzinowy w instytucie badawczym, który obejmuje rzeczy dotyczące realizacji projektów naukowych i nienaukowych, czyli np. pisanie aplikacji wniosku o projekt, a potem zatwierdzenie przez dyrektora, że ten wniosek może być wysłany na konkurs (teoretycznie jakiś obieg tu jest, a przynajmniej akceptacja). Po wygraniu konkursu zakładana jest cała struktura projektu, wraz z poszczególnymi fazami projektu (cykl życia), które akceptuje dyrekcja (przejście z fazy wniosku do realizacji, akceptacja finansowa). Oprócz rzeczy typowo bazowo-danowych jak wpisywanie danych, np. harmonogramu projektu (zadania, godziny, stawki płac), są też zakładki na dokumenty (takie podręczne repozytorium dokumentów projektu), ale system nie ma oczywiście całej otoczki przepisów archiwalnych (brak nadawania kat. archiwalnych, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji). Każdy projekt ma oddzielny folder w ramach danego roku.   
Czy waszym zdaniem można uznać, że to system dziedzinowy wg. rozporządzenia z 2011 r. na bazie paragrafu 6 ust. 2 pkt 9? Pracuję właśnie nad nowym wykazem akt i klasy dot. projektów naukowych i nienaukowych chciałbym zapisać, że są realizowane i "archiwizowane" (choć to za duże słowo) w systemie dziedzinowym.  Rozporządzenie z 2011 r. w par. 9 ust. 1 o dok. nietworzącej spraw. W systemie dziedzinowym wszak nie ma obiegu dokumentów jak w EZD, ale są akceptacje dyrekcji np. że coś staje się wnioskiem, potem projektem. Jak to ugryźć w nowym wykazie akt? Błędne będzie przecież wpisanie, że część rzeczy dot. projektów jest w sys. dziedzinowym, a inna cześć w systemie tradycyjnym czy EZD. Czy niestety nie ma wyjścia i trzeba będzie robić podwójnie robotę dot. projektów?