projekt w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów

[Hanna Staszewska]

Na stronie NDAP pojawił się projekt zarządzenia w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/prawo-archiwalne/projekty-wskaz%C3%B3wek-metodycznych
Projekt powstał w CKM i jest w tej chwili opiniowany przez archiwa, a także, mam nadzieję, podyskutujemy o nim tutaj.
Można tez przesyłać uwagi do 30 listopada 2016 r. na adres ndap@archiwa.gov.pl
A uwagi przedstawione na IFARze na pewno zostaną omówione na posiedzeniu CKM razem z uwagami z archiwów.
W jednym zdaniu: projekt ma uproscić procedurę i przywraca dyrektorom archiwów prawo do zatwierdzania wartosciowania, bez angażowania w to Naczelnego Dyrektora. Aktualnie obowiązujące przepisy absolutnie nie sprawdziły się ( o projekcie z 2009 r. dyskutowalismy tutaj  http://www.ifar.pl/index.php/topic,1176.0.html, szkoda, że nikt nas wtedy nie słuchał ).
Ale nie ma co rozpamiętywać, zapraszam do dyskusji

[Bolek]

Zastanawiam się po co przenosić do wniosku na brakowanie zapisy, które są obecne we wstępie do zespołu lub odpowiedniej bazie (ZOSiA/SEZAM) ? pkt 2 b, 2 d częściowo 2 f Instrukcji będącej załącznikiem do projektu zarządzenia.

Czy pod w zapis w pkt 2 f, można podciągnąć sytuację, że brakujemy np. wyciągnięte z jednostek sprawozdania za okresy krótsze przy zachowaniu sprawozdań rocznych, albo występujące w danym zespole wtórniki lub kopie tych samych pism ?

[Bolek]

§ 2
1.   Wartościowania dokonuje osoba opracowująca zespół lub zbiór archiwalny, w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej archiwum właściwej do spraw opracowania zasobu lub osobą odpowiedzialną za opracowanie zasobu w archiwum, a w przypadku oddziału zamiejscowego archiwum z kierownikiem tego oddziału.

A co z przypadkiem gdy zespół jest opracowany, jest przy nim makulatura ale osoba go opracowująca już w archiwum nie pracuje? Myślę, że należało by w zapisie uwzględnić wyznaczenie osoby do przeprowadzenia brakowania zespołów, których sama nie opracowywała.

I ciekawostka nie ma daty granicznej brakowania akt. Czy można brakować np. akta z przed 1945 r. jeśli się to właściwie umotywuje?

[Robert2000]

Sprzed 1945 r. nic bym za żadne skarby nie wybrakował.

[Bolek]

A u nas robili jednostki z pustych niewykorzystanych formularzy bo były z przed 1945 r.

[Bolek]

Przy okazji można by pomyśleć o zaproponowania metody postępowania przy występowaniu z wnioskiem na brakowanie dokumentacji nie archiwalnej z zasobu archiwum zakładowego. Dyrektor AP występuje do siebie z takim wnioskiem i sam go sobie zatwierdza. Czy tak można?

[crash0]

Zarządzenie ND weszło w życie
https://www.archiwa.gov.pl/files/zarzadzenia_NDAP/zarz3_2017.PDF

[Ewap]

Szkoda  Zachęcam zwłaszcza do przeczytania uzasadnienia. Nie wypada czegoś takiego wypisywać w uzasadnieniu do zarządzenia ND. Dlaczego? Argumenty poniżej:

1) "celem zarządzenia jest uproszczenie procedur" - nie doszło do uproszczenia procedur, bo są one podobne, tylko do skrócenia; nadal trudnym do zrumienia jest brak kontroli nad tym co będzie się brakować wewnątrz archiwów państwowych, co nie jest dokumentacją wtórną? nie chodzi tu o zabieranie jakichś praw, czy też uważanie, że archiwa tego nie potrafią; chodzi raczej o poczucie, że muszę wyjaśnić, dlaczego dokumentację która się zachowała, która nie jest wtórna, chcę brakować? w tym zakresie bardzo się sprawdziło to spojrzenie ludzi z CKAOD, którzy byli z różnych archiwów, z różnymi doświadczeniami... czy CKM poczytała sobie protokoły CKAOD po 2009 r. i notatki z ekspertyz archiwalnych?

2) "ograniczenie dyrektorom archiwów państwowych możliwości zatwierdzania brakowania powodowało częste odstąpienie od przeprowadzania tej procedury, a dokumentacja pozostawiana była w zasobie bez ewidencji..." - za takie stwierdzenie powinni się obrazić wszyscy archiwiści państwowi, którzy czują się archiwistami a nie tylko pracownikami archiwów; to jest czyste pomówienie!; skąd CKM czerpie tę wiedzę? może z własnego doświadczenia? prosimy o przykłady, ile było takich przypadków? i gdzie? Przecież taką osobę, która uczyniła coś takiego należy niezwłocznie odsunąć od opracowania! Oznaczać to może bowiem, że nie potrafi ona opisać jednostki archiwalnej, przeprowadzić jej wartościowania, nie potrafi uzasadnić dlaczego ją chce brakować. Czyżby teraz po wejściu w życie nowego zarządzenia ten problem się automatycznie rozwiązywał?!

3) "ograniczenie uprawnień w tym zakresie może stać w sprzeczności z uprawnieniem dyrektorów..." - to stoi, czy nie stoi w sprzeczności? co to znaczy "może stać"? czy CKM sprawdziła tę kwestię, czy tylko napisała cokolwiek? co ma brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na bieżąco wytwarzanej do brakowania dokumentacji, która jest formalnie zasobem archiwalnym? Po co więc NDAP na bieżąco kontroluje prace komisji metodycznych oraz ewidencję archiwów państwowych? czyżby to akurat nie ograniczało uprawnień archiwów?

Mam nadzieję, że uda się choć tą drogą uzyskać odpowiedzi na powyższe pytania...

[jacek_k]

Szkoda  Zachęcam zwłaszcza do przeczytania uzasadnienia. Nie wypada czegoś takiego wypisywać w uzasadnieniu do zarządzenia ND. Dlaczego? Argumenty poniżej:

1) "celem zarządzenia jest uproszczenie procedur" - nie doszło do uproszczenia procedur, bo są one podobne, tylko do skrócenia; nadal trudnym do zrumienia jest brak kontroli nad tym co będzie się brakować wewnątrz archiwów państwowych, co nie jest dokumentacją wtórną? nie chodzi tu o zabieranie jakichś praw, czy też uważanie, że archiwa tego nie potrafią; chodzi raczej o poczucie, że muszę wyjaśnić, dlaczego dokumentację która się zachowała, która nie jest wtórna, chcę brakować? w tym zakresie bardzo się sprawdziło to spojrzenie ludzi z CKAOD, którzy byli z różnych archiwów, z różnymi doświadczeniami... czy CKM poczytała sobie protokoły CKAOD po 2009 r. i notatki z ekspertyz archiwalnych?

2) "ograniczenie dyrektorom archiwów państwowych możliwości zatwierdzania brakowania powodowało częste odstąpienie od przeprowadzania tej procedury, a dokumentacja pozostawiana była w zasobie bez ewidencji..." - za takie stwierdzenie powinni się obrazić wszyscy archiwiści państwowi, którzy czują się archiwistami a nie tylko pracownikami archiwów; to jest czyste pomówienie!; skąd CKM czerpie tę wiedzę? może z własnego doświadczenia? prosimy o przykłady, ile było takich przypadków? i gdzie? Przecież taką osobę, która uczyniła coś takiego należy niezwłocznie odsunąć od opracowania! Oznaczać to może bowiem, że nie potrafi ona opisać jednostki archiwalnej, przeprowadzić jej wartościowania, nie potrafi uzasadnić dlaczego ją chce brakować. Czyżby teraz po wejściu w życie nowego zarządzenia ten problem się automatycznie rozwiązywał?!

3) "ograniczenie uprawnień w tym zakresie może stać w sprzeczności z uprawnieniem dyrektorów..." - to stoi, czy nie stoi w sprzeczności? co to znaczy "może stać"? czy CKM sprawdziła tę kwestię, czy tylko napisała cokolwiek? co ma brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na bieżąco wytwarzanej do brakowania dokumentacji, która jest formalnie zasobem archiwalnym? Po co więc NDAP na bieżąco kontroluje prace komisji metodycznych oraz ewidencję archiwów państwowych? czyżby to akurat nie ograniczało uprawnień archiwów?

Mam nadzieję, że uda się choć tą drogą uzyskać odpowiedzi na powyższe pytania...

Ja swoją drogą uważam, że publikowanie uwag i odniesienia do nich powinno być takim samym standardem, jak udostępnianie wszystkich normatywów wewnętrznych na swojej stronie internetowej/BIP.

[Ewap]

Szkoda  Zachęcam zwłaszcza do przeczytania uzasadnienia. Nie wypada czegoś takiego wypisywać w uzasadnieniu do zarządzenia ND. Dlaczego? Argumenty poniżej:

1) "celem zarządzenia jest uproszczenie procedur" - nie doszło do uproszczenia procedur, bo są one podobne, tylko do skrócenia; nadal trudnym do zrumienia jest brak kontroli nad tym co będzie się brakować wewnątrz archiwów państwowych, co nie jest dokumentacją wtórną? nie chodzi tu o zabieranie jakichś praw, czy też uważanie, że archiwa tego nie potrafią; chodzi raczej o poczucie, że muszę wyjaśnić, dlaczego dokumentację która się zachowała, która nie jest wtórna, chcę brakować? w tym zakresie bardzo się sprawdziło to spojrzenie ludzi z CKAOD, którzy byli z różnych archiwów, z różnymi doświadczeniami... czy CKM poczytała sobie protokoły CKAOD po 2009 r. i notatki z ekspertyz archiwalnych?

2) "ograniczenie dyrektorom archiwów państwowych możliwości zatwierdzania brakowania powodowało częste odstąpienie od przeprowadzania tej procedury, a dokumentacja pozostawiana była w zasobie bez ewidencji..." - za takie stwierdzenie powinni się obrazić wszyscy archiwiści państwowi, którzy czują się archiwistami a nie tylko pracownikami archiwów; to jest czyste pomówienie!; skąd CKM czerpie tę wiedzę? może z własnego doświadczenia? prosimy o przykłady, ile było takich przypadków? i gdzie? Przecież taką osobę, która uczyniła coś takiego należy niezwłocznie odsunąć od opracowania! Oznaczać to może bowiem, że nie potrafi ona opisać jednostki archiwalnej, przeprowadzić jej wartościowania, nie potrafi uzasadnić dlaczego ją chce brakować. Czyżby teraz po wejściu w życie nowego zarządzenia ten problem się automatycznie rozwiązywał?!

3) "ograniczenie uprawnień w tym zakresie może stać w sprzeczności z uprawnieniem dyrektorów..." - to stoi, czy nie stoi w sprzeczności? co to znaczy "może stać"? czy CKM sprawdziła tę kwestię, czy tylko napisała cokolwiek? co ma brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na bieżąco wytwarzanej do brakowania dokumentacji, która jest formalnie zasobem archiwalnym? Po co więc NDAP na bieżąco kontroluje prace komisji metodycznych oraz ewidencję archiwów państwowych? czyżby to akurat nie ograniczało uprawnień archiwów?

Mam nadzieję, że uda się choć tą drogą uzyskać odpowiedzi na powyższe pytania...

Niestety nie mogę się doczekać jakiejkolwiek odpowiedzi od członków CKM na te ważne kwestie, które wynikają z uzasadnienia do zarządzenia.
W związku z tym chciałabym zapytać, czy inni podzielają moje wątpliwości, które wyraziłam w tym poście?

[Bolek]

Jaki jest sposób postępowania z dokumentacją niearchiwalną będącą w zespole nieopracowanym (materiałowo-księgowa). Paragraf 4.2 Zarządzenia Nr 3 z dnia 31 I 2017 r. w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych, mówi, iż stosuje się je do dokumentacji przechowywanej w archiwach przy zespołach lub zbiorach już opracowanych. Jak brakować w takim razie powyższą dokumentację? Na zasadach ogólnych wnioskiem wg rozporządzenia z 2015 r.?

[Zbigniew Marek]

Jaki jest sposób postępowania z dokumentacją niearchiwalną będącą w zespole nieopracowanym (materiałowo-księgowa). Paragraf 4.2 Zarządzenia Nr 3 z dnia 31 I 2017 r. w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych, mówi, iż stosuje się je do dokumentacji przechowywanej w archiwach przy zespołach lub zbiorach już opracowanych. Jak brakować w takim razie powyższą dokumentację? Na zasadach ogólnych wnioskiem wg rozporządzenia z 2015 r.?

Zarządzenie jest o możliwości brakowania dokumentacji z zasobu AP w trakcie opracowywania zespołu / zbioru archiwalnego. Zatem jeżeli okaże się, że w zespole dotąd nie opracowanym jest jakaś dokumentacja niearchiwalna można ją według procedury z zarządzenia wybrakować.
Natomiast § 4 ust. 2 dotyczy możliwości brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej przy zespole już wcześniej opracowanym.

"Przepisy zarządzenia, z zastrzeżeniem ust. 3, stosuje się odpowiednio do dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej [...] przy zespołach lub zbiorach archiwalnych już opracowanych"

[Bolek]

W jakim terminie można spodziewać wejścia w życie tego opracowywanego zarządzenia?

[Hanna Staszewska]

Ale w czym problem?
Wydaje mi się, że Zbyszek to jasno opisał
Ale jeszcze raz: paragraf 2 i 3 Zarządzenia Nr 3 z dnia 31 I 2017 r. w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych mówi o brakowaniu w trakcie opracowania.
Czyli jest to sytuacja, o której pisze Bolek.
Czyli dok. niearchiwalną przy zespole, który nie jest opracowany, brakuje się zgodnie z procedura opisaną w paragrafie 2 i 3 zarządzenia.
Pozdrawiam