Data wszczęcia sprawy

[konsacz]

Witam. Czy jeśli pismem rozpoczynającym sprawę będzie pismo wysyłane do innej jednostki organizacyjnej, to czy datą wszczęcia sprawy w spisie spraw będzie data widniejąca na wysyłanym dokumencie, czy data wysyłki tegoż pisma?

[dorsiu]

Patrz na spis spraw i jego budowę. Jedna kolumna to "znak pisma" i "z dnia", czyli data pisma. Druga kolumna to "data wszczęcia sprawy". Jak dobrze rozumiem intencję twórców spisu spraw, dali oni możliwość dwóch rozwiązań. Obie daty (pisma i rozpoczęcia sprawy) mogą być te same, czyli data pisma równa się dacie wszczęcia sprawy. Drugi wariant: data pisma jest inna od daty wszczęcia sprawy. Pewnie co urząd, to inna będzie praktyka, ale bezpieczniej robić data pisma = data wszczęcia sprawy. Chyba nie ma przepisów sztywno regulujących te kwestie (jak są to mnie poprawcie). Zobacz, że nigdzie w spisie spraw nie pada hasło "data wysyłki pisma". 

[Grzesiek]

datą wszczęcia sprawy w spisie spraw będzie data widniejąca na wysyłanym dokumencie, czy data wysyłki tegoż pisma?

Data wszczęcia sprawy to data pierwszej czynności podjętej w toku realizacji danej sprawy - może to być np. ustne polecenie przełożonego, przygotowanie projektu pisma, przygotowanie notatki z rozmowy itp. itd. Trudno mi sobie wyobrazić, że pierwszą czynnością w danej sprawie jest wysyłka pisma

[stany]

Wszczęcie to data pierwszego dokumentu w danej sprawie.

[Śpioszek]

Polecenie ustne przełożonego... fajnie, ale przecież tego nie wpiszemy do spisu spraw :/ chyba, że mamy notatkę z rozmowy, ale rzadko się zdarza to w praktyce
Przy wysyłce pisma własnego, kiedy to my wszczynamy sprawę, nie będziemy przecież wypełniać rubryki daty "od kogo wpłynęła"... Pola zostają puste.
Wypełniamy rubrykę data wszczęcia sprawy i wpisujemy tam pierwszą udokumentowaną datę, najczęściej będzie to data z pisma wysyłanego.

[Robert2000]

Data wszczęcia sprawy w danym urzędzie to data z pieczątki wpływu, i tyle.

[Grzesiek]

Data wszczęcia sprawy w danym urzędzie to data z pieczątki wpływu, i tyle.

nie każda sprawa zaczyna się od pisma wpływającego....

[Robert2000]

Jeśli sprawę zaczyna dana komórka organizacyjna, to początkiem jest data pierwszego pisma w sprawie. W żadnym razie data polecenia służbowego przełożonego.

[Jarek]

Jeśli sprawę zaczyna dana komórka organizacyjna, to początkiem jest data pierwszego pisma w sprawie. W żadnym razie data polecenia służbowego przełożonego.

Z jakiej to niby racji? Idąc za tym pomysłem należałoby jako datę wszczęcia wpisywać datę widniejącą na piśmie wpływającym, a tak nie jest, wpisuje się datę wpływu, która jest datą pierwszej czynności w sprawie.
W omawianym przypadku to co do zasady powinna to być data polecenia. I w systemie tradycyjnym da się to łatwo odnotować. Notatka z rozmowy z przełożonym powinna być, a że jej często nie ma to inna kwestia.
W EZD bywa różnie, bo przy takim wszczynaniu sprawy jako datę wszczęcia system potraktuje datę utworzenia sprawy (nadania jej znaku, jest to metadana sprawy).

[Robert2000]

Właśnie, jak nie ma notatki, to co wtedy? Po drugie, z czego wypływa obowiązek napisania takiej notatki? Pierwszy raz z czymś takim się spotykam, a pracuję już w trzeciej instytucji publicznej. Od znajomych o takiej procedurze też nigdy nie słyszałem.

[Bolek]

Ale nad czym się tu rozwodzić. Jak już tutaj napisano data wszczęcia sprawy dla komórki to data umieszczona na pieczęci wpływu. Data pisma nie ma tu nic do rzeczy. Inaczej jest gdy to my inicjujemy sprawę. Wówczas to data na piśmie jest tą datą. Chyba, że np. zainicjował ją telefon i notatka z tej rozmowy jest pierwszym pismem w sprawie.

[Robert2000]

Jeśli jest notatka np. z rozmowy telefonicznej, to owszem. To pierwsze pismo w danej sprawie. Ale przypadek polecenia służbowego i notatki służbowej jest dla mnie trudny do ogarnięcia.