Skład chronologiczny - z czym to się je?

[Paweł z ...]

Każdy dokument zarejestrowany w składzie chronologicznym musi być przyporządkowany do jakiegoś JRWA dla mnie to oznacza, jego okres przechowywania jest taki jak kategoria archiwalna przyporządkowana dla danego hasła klasyfikacyjnego. Jednak jeśli trzymalibyśmy się takiego rozwiązania to pojawia się problem dokumentacji o dłuższym okresie przechowywania np B15 B25. Jeśli Dokumentacja kat A była by przekazywana po 10 latach do AP to nadal pozostanie konieczność przechowywania pozostałej dokumentacji w AZ.

Raczej powiedziałbym, ze każdy dokument w systemie EZD powinien być przyporządkowany do klasy z wykazu akt i stąd wynika, że w składach do każdego dokumentu możemy przyporządkować kategorię archiwalną. 
Nie martwiłbym się tą kategorią wyższą niż B10. Z obliczeń ilości spraw wynika mi, że to raczej będzie niewielka część w porównaniu do kat. A.

O to jak w praktyce miało by wyglądać brakowanie dokumentów ze składów chronologicznych to bym się nie martwiła bo to kwestia techniczna na poziomie jakiegoś raportu w ramach EZD .

Owszem raport nam pokaże które dokumenty można brakować, ale problemem organizacyjno-technicznym zostanie fizyczne wydzielenie tych dokumentów. Można oczywiście to automatyzować przy pomocy kodów kreskowych czy radiowych i czytników ale nadal to będzie czasochłonne. Gdyby wymyśleć sposób na rozdzielenie tych dokumentów taniej!

Należy zwrócić uwagę, że instrukcja kancelaryjna przewiduje przekazywanie spraw elektronicznych prowadzonych w systemie EZD po dwóch latach od zakończenia sprawy. Natomiast dokumentacja ze składów chronologicznych powinna być przekazana do archiwum zakładowego po 2 latach a do AP po 10 latach od zarejestrowania w składzie. Są sprawy które nie kończą się w ciągu roku od zarejestrowania pisma inicjującego. Mało tego są sprawy które się toczą przez bardzo wiele lat. Jeśli literalnie trzymalibyśmy się zapisów instrukcji kancelaryjnej z 2011 r wynikało by z tego, że mogła by zaistnieć sytuacja, że do AZ a następnie AP w ramach składów chronologicznych trafiła by dokumentacja spraw będących w toku realizacji.

Tylko czy rzeczywiście zaistnieje taka sytuacja? Albo czy zaistnieje na masową skalę? Przyjmuję, że przekazane papieru do ap będzie dotyczyło jedynie składów niepełnych a więc w przypadku spraw niezakończonych dokumentu teoretycznie nie powinno być w składzie.

Chciałabym też zwrócić uwagę na dokumenty zgromadzone w składzie chronologicznym pism wewnętrznych. Przyjmuje się że w przypadku prowadzenia spraw elektronicznie cały przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, wszelkie akceptacje aż do ostatecznego podpisu  powinny byś wykonywane wyłącznie elektronicznie w systemie. Jednak z różnych powodów dokumenty nie zawsze są podpisywane podpisem elektronicznym. Wtedy dokument w formie papierowej jest skanowany, zaciągany do systemu a oryginał papierowy przekazywany do składu chronologicznego. Należy pamiętać, że sam skan zaciągnięty do systemu jest niewystarczający bo odwzorowanie cyfrowe jest jedynie kopią mającą wartość informacyjną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez sięgania do oryginału

Ponieważ brak przepisów co do tego składu w moim rozumieniu na razie najbezpieczniej traktować go analogicznie jak składy pism wpływających nie w pełni odwzorowanych.

[Robert2000]

Także jestem zwolennikiem brakowania w pełni składów chronologicznych. Tylko na razie sytuacja prawna jest bardzo niejasna.

[Anna Sobczak]

Link do dyskusji nt składów chronologicznych, która toczyła się również w wątku dot. XI Zjazdu IFAR:

http://www.ifar.pl/index.php/topic,3327.msg23772.html#msg23772

[Kajka]

Temat rzeka