Jak zarchiwizować wykaz ewidencyjny akt osobowych bez roku?

[Dory]

Witajcie, mam skoroszyt pt. "Numery akt pracowników zwolnionych" zawierający alfabetyczny spis pracowników z numerami ich teczek. Rozumiem, że mogę to opisać jako "Pomoce ewidencyjne do akt osobowych", kat. BE50 (przykładowy wykaz akt Naczelnego Dyrektora AP z XI 2013 r.). Szkopuł w tym, że nigdzie nie ma informacji o dacie czy roku wytworzenia, który jest konieczny do sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego. W zasadzie nawet w przybliżeniu nie da się go podać, nawet zakresu dat. Ten skoroszyt był przechowywany w szafie pancernej z aktami osobowymi. Czy ktoś wie, co robić w takiej sytuacji?
PS: Pracuję w instytucie PAN-owskim.

[Bolek]

W kolumnie spisu Daty skrajne wpisz skrót: bd

[Jarek]

Jak to prowadzono? Czy wpisywano nazwiska, imiona i nry akt chronologicznie w obrębie liter alfabetu?

[Dory]

W kolumnie spisu Daty skrajne wpisz skrót: bd

Też tak myślałam, ale pozostaje problem okresu przechowywania 50 lat od...? No właśnie, nie wiadomo, od którego roku Chyba że to archiwum przeprowadzające ekspertyzę orzeknie, co z tym fantem zrobić już w trakcie ekspertyzy.

[Dory]

Jak to prowadzono? Czy wpisywano nazwiska, imiona i nry akt chronologicznie w obrębie liter alfabetu?

Jak w załączniku. Przyjrzałam się bliżej tym wykazom i wygląda na to, że te numery to jednak nie numery ewidencyjne pracowników - przy każdej literze są numery od 1 w kolejności narastającej, więc nie mogą to być numery ewidencyjne, skoro się powtarzają... Trudno nawet powiedzieć, czy to jest jakaś pomoc ewidencyjna. Jestem w kropce.

[Jarek]

Skorowidz, w obrębie liter alfabetu układ już nie alfabetyczny tylko najpewniej chronologiczny. Wybierz sobie kilka "popularnych" liter, sprawdź kiedy zwolniono pierwszą osobę i kiedy ostatnią, to wtedy uzyskasz daty skrajne. Jak sięgniesz do akt to okaże się też zapewne że te numery to numery akt w obrębie liter alfabetu, odzwierciedlają fizyczny układ dokumentacji (chyba że potem zdążyliście to uporządkować wg innego układu).

[Bolek]

Jeśli jesteś po nadzorem AP to pewnie ten skorowidz z czasem wezmą do siebie po warunkiem że nie jest przydatny. Zwłaszcza,  że teraz archiwa przyjmują również akta osobowe.