Sympozjum w Olsztynie: Problemy archiwalnego opisu informacyjnego

[Hanna Staszewska]

27-28 października 2016 r. w Olsztynie odbędzie się sympozjum naukowe Problemy archiwalnego opisu informacyjnego
http://uwm.edu.pl/historia/index.php/dzialalnoscinstytutu/Konferencje%20/problemyarchiwalnegoopisuinformacyjnego

To 3 sympozjum z tej serii (byłam na pierwszym).
Wybieram się, podzielę się wrażeniami na forum.

[Hanna Staszewska]

Po raz kolejny miałam okazję przekonać się, że archiwa i środowisko naukowe to dwa zupełnie odrębne byty i kosmosy, każdy żyje w swoim świecie i nie ma zamiaru się z niego wydostać. Bo i po co? Skoro jakoś się kręci? To jest układ zamknięty, a jak słusznie w innym wątku zauważył Jarek
http://www.ifar.pl/index.php/topic,3178.15.html

Jest jednak niestety jeszcze jeden problem - chcemy zmian, ale raczej to nie my archiwiści potrzebujemy pracowników naukowych uczelni, tylko oni potrzebują nas. My mamy EZD, ZoSIę, przepisy, własne doświadczenia, pomoc informatyków i praktyków w postępowaniu z dokumentacją nie będących archiwistami. Przerysowując i upraszczając - niestety w niczym nam nie pomagacie nam i niebezpiecznie łatwo możecie stać się niepotrzebni.

Niżej parę refleksji po konferencji w Olsztynie:
1)   Jako że było to kolejne sympozjum z udziałem prof. B. Ryszewskiego, FOPAR był odmieniany przez wszystkie przypadki 
2)   Prof. Ryszewski stwierdził, że ZoSIA to nie system informatyczny tylko baza danych (wcześniej zaznaczył, że ZoSIA nie zna)  i zastanawiał się, czy standard, na którym ZoSIA jest zbudowana był recenzowany naukowo 
3)   Przedstawiciele uniwersytetu długo tłumaczyli, jak bardzo grupy zespolów i zbiory szczątków są niesłuszne i szkodliwe, tylko nie wiedzieli, ze już od 15 lat archiwa wycofały się z tej praktyki 
4)   Na podstawie bardzo skromnej wiedzy nt. archiwów dokonuje się uogólnień i wyciąga wnioski ( niektórzy myślą, że w NAC jest specjalna komórka, która weryfikuje dane z inwentarzy przesyłanych przez archiwa i że w ogóle NAC odpowiada za wszelkie błędy w opisach na SWA).
5)   Jako że współorganizatorem sympozjum jest IPN kilka wystąpień było poświęconych ichniemu systemowi Cyfrowe Archiwum (jest grupa z IPN, której się rzeczony system nie podoba):  opis jest tam zbudowany wokół jednostki archiwalnej, czyli od szczegółu do ogółu (a nie wokół zespołu, jak w każdym porządnym systemie, np. w ZoSIA ), wszystkie rodzaje j.a. opisywane są w jednym wzorcu formularza (91 pól!), zespoły nie mają numerów (tylko numery akcesji itp.), pojawił się zarzut, że przy budowie systemu najważniejsza była metodyka PRINCE2 a nie metodyka archiwalna.
6)   IPN zamówił badania firmy ankieterskiej, które miały pokazać odbiór archiwów IPN wśród badaczy, dziennikarzy i pracowników. I cóż się okazało? 92% badanych badaczy i dziennikarzy oceniło archiwa IPN dobrze i b. dobrze.
7)   Z wystąpienia dr Kubickiej z AP Gdańsk (dla mnie to było najciekawsze) wynika, że w Niemczech tamtejsi archiwiści doszli do wniosku, że zakończeniem opracowania jest opublikowanie inwentarza w Internecie i wyliczyli, że 14,8%  czasu opracowania to przygotowanie materiałów do publikacji i sama publikacja. W Niemczech dyskutują też nad zróżnicowaniem strategii opracowania, m.in. nad tym,  które zespoły lub ich części powinny mieć pogłębiony opis.
   W Norwegii funkcjonuje jedna firma ASTA, która ma niejako certyfikat tamtejszego Głównego archiwisty kraju i dostarcza ona zatwierdzone przez władze archiwalne oprogramowanie dla archiwów.

Podsumowanie:
Mimo że standaryzacja nie schodzi z ust prelegentów i autorów w praktyce nie ma ona tak naprawdę znaczenia i działania podejmowane w poszczególnych podmiotach przechowujących zasób archiwalny nie są kompatybilne i często niewiele mają wspólnego ze standardami. Mimo spotkań, konferencji i sympozjów w praktyce każdy siedzi we własnym silosie i robi co uważa za słuszne dla siebie albo na ile pozwalają mu okoliczności.  Standaryzacja, rozumiana także jako ujednolicenie działań, nie istnieje. Nie istnieje także na razie w archiwach państwowych, dopóki nie wdrożymy wszędzie tego samego systemu, dopóki swoich danych nie będziemy mieć w jednym miejscu itd. O standaryzacji wszyscy mówią, ale czy ktoś ją widział?

Pozdrawiam

[koszmar_obsta]

Cyfrowe Archiwum IPN z perspektywy korzystającego jest dobrym narzędziem. Ale z tego co wiem pracownicy mają do niego sporo zastrzeżeń. Czy zostały one w sformułowane na konferencji?

[sirsilis]

Cyfrowe Archiwum IPN z perspektywy korzystającego jest dobrym narzędziem. Ale z tego co wiem pracownicy mają do niego sporo zastrzeżeń. Czy zostały one w sformułowane na konferencji?

nikt oficjalnie nie powie że CA jest niewypałem 

[jacek_k]

Po raz kolejny miałam okazję przekonać się, że archiwa i środowisko naukowe to dwa zupełnie odrębne byty i kosmosy, każdy żyje w swoim świecie i nie ma zamiaru się z niego wydostać. Bo i po co? Skoro jakoś się kręci? To jest układ zamknięty, a jak słusznie w innym wątku zauważył Jarek
http://www.ifar.pl/index.php/topic,3178.15.html

Jest jednak niestety jeszcze jeden problem - chcemy zmian, ale raczej to nie my archiwiści potrzebujemy pracowników naukowych uczelni, tylko oni potrzebują nas. My mamy EZD, ZoSIę, przepisy, własne doświadczenia, pomoc informatyków i praktyków w postępowaniu z dokumentacją nie będących archiwistami. Przerysowując i upraszczając - niestety w niczym nam nie pomagacie nam i niebezpiecznie łatwo możecie stać się niepotrzebni.

Niżej parę refleksji po konferencji w Olsztynie:
1)   Jako że było to kolejne sympozjum z udziałem prof. B. Ryszewskiego, FOPAR był odmieniany przez wszystkie przypadki 
2)   Prof. Ryszewski stwierdził, że ZoSIA to nie system informatyczny tylko baza danych (wcześniej zaznaczył, że ZoSIA nie zna)  i zastanawiał się, czy standard, na którym ZoSIA jest zbudowana był recenzowany naukowo 
3)   Przedstawiciele uniwersytetu długo tłumaczyli, jak bardzo grupy zespolów i zbiory szczątków są niesłuszne i szkodliwe, tylko nie wiedzieli, ze już od 15 lat archiwa wycofały się z tej praktyki 
4)   Na podstawie bardzo skromnej wiedzy nt. archiwów dokonuje się uogólnień i wyciąga wnioski ( niektórzy myślą, że w NAC jest specjalna komórka, która weryfikuje dane z inwentarzy przesyłanych przez archiwa i że w ogóle NAC odpowiada za wszelkie błędy w opisach na SWA).
5)   Jako że współorganizatorem sympozjum jest IPN kilka wystąpień było poświęconych ichniemu systemowi Cyfrowe Archiwum (jest grupa z IPN, której się rzeczony system nie podoba):  opis jest tam zbudowany wokół jednostki archiwalnej, czyli od szczegółu do ogółu (a nie wokół zespołu, jak w każdym porządnym systemie, np. w ZoSIA ), wszystkie rodzaje j.a. opisywane są w jednym wzorcu formularza (91 pól!), zespoły nie mają numerów (tylko numery akcesji itp.), pojawił się zarzut, że przy budowie systemu najważniejsza była metodyka PRINCE2 a nie metodyka archiwalna.
6)   IPN zamówił badania firmy ankieterskiej, które miały pokazać odbiór archiwów IPN wśród badaczy, dziennikarzy i pracowników. I cóż się okazało? 92% badanych badaczy i dziennikarzy oceniło archiwa IPN dobrze i b. dobrze.
7)   Z wystąpienia dr Kubickiej z AP Gdańsk (dla mnie to było najciekawsze) wynika, że w Niemczech tamtejsi archiwiści doszli do wniosku, że zakończeniem opracowania jest opublikowanie inwentarza w Internecie i wyliczyli, że 14,8%  czasu opracowania to przygotowanie materiałów do publikacji i sama publikacja. W Niemczech dyskutują też nad zróżnicowaniem strategii opracowania, m.in. nad tym,  które zespoły lub ich części powinny mieć pogłębiony opis.
   W Norwegii funkcjonuje jedna firma ASTA, która ma niejako certyfikat tamtejszego Głównego archiwisty kraju i dostarcza ona zatwierdzone przez władze archiwalne oprogramowanie dla archiwów.

Podsumowanie:
Mimo że standaryzacja nie schodzi z ust prelegentów i autorów w praktyce nie ma ona tak naprawdę znaczenia i działania podejmowane w poszczególnych podmiotach przechowujących zasób archiwalny nie są kompatybilne i często niewiele mają wspólnego ze standardami. Mimo spotkań, konferencji i sympozjów w praktyce każdy siedzi we własnym silosie i robi co uważa za słuszne dla siebie albo na ile pozwalają mu okoliczności.  Standaryzacja, rozumiana także jako ujednolicenie działań, nie istnieje. Nie istnieje także na razie w archiwach państwowych, dopóki nie wdrożymy wszędzie tego samego systemu, dopóki swoich danych nie będziemy mieć w jednym miejscu itd. O standaryzacji wszyscy mówią, ale czy ktoś ją widział?

Pozdrawiam

Czy można gdzieś zapoznać się z systemem ZoSIA "od środka" lub chociaż szerszą - niż zamieszczoną na stronie NAC (http://www.nac.gov.pl/archiwum-cyfrowe/systemy-i-infrastruktura-it/zosia/) - informacją?

[crash0]

Tak
1. Archiwa państwowe, w których wdrożono ZoSIA,
2. Inne instytucje wykorzystujące ZoSIA,
3. Uczelnie wykorzystujące wersję edukacyjną ZoSIA.

[Marcin Kapała]

Może jestem idealistą, ale wydawało mi się, że rolą uczelni są badania naukowe. Byłem przekonany, że w przypadku teorii i metodyki archiwalnej badania powinny dotyczyć praw rządzących powstawaniem akt, ustalaniem zasad ich opracowania i wykorzystania naukowego czy wskazywaniem optymalnych metod działalności archiwalnej. Mamy natomiast kolejne potwierdzenie, że część uczelni przestaje nadążać za zmianami, które zachodzą w archiwach i w szeroko rozumianym podejściu do zarządzania dokumentacją. Mało tego, dystans robi się coraz większy. Trudno się dziwić, że absolwenci archiwistyki często nie są przygotowaniu do codziennej pracy w archiwum (chodzi mi o dobrą podbudowę teoretyczną, a nie praktyczne umiejętności). Oczywiście to, co napisałem jest uogólnieniem. Mam wrażenie, że problem istnieje głównie na uczelniach, w których funkcjonuje klasyczne podejście do archiwistyki. Tam gdzie archiwistyka traktowana jest, jako nauka pomocnicza historii. Do takich wniosków skłaniają mnie rozmowy ze studentami, którzy sami tę dysproporcję wyczuwają.

Współpraca uczelni z archiwami państwowymi jest pożądana, a nawet konieczna. Badania naukowe i kształcenie archiwistów nie mogą odbywać się w oderwaniu od współczesnych trendów archiwalnych. Rozłożenie akcentów musi być jednak właściwe. To archiwa powinny być zainteresowane uwagą uczelni, czy uczelnie powinny być zainteresowane tym co się w archiwach dzieje?