Krótkie sprawozdanie
dzień I
13 i 14 października 2016 r. w Poznaniu w Collegium Historicum odbyła się dwudniowa konferencja naukowa ?Współczesna dokumentacja ? współczesne archiwa?, której organizatorami byli: Zakład Archiwistyki Instytutu Historii UAM, Archiwum Państwowe w Poznaniu, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich i Sekcja Edukacji Archiwalnej SAP. Przybyłych, na obrady, gości przywitali kolejno: prof. Piotr Matusik (Dyrektor Instytutu Historii UAM), prof. Irena Mamczak-Gadkowska (Kierownik Zakładu Archiwistyki IH UAM) oraz mgr Henryk Krystek (Dyrektor Archiwum Państwowego w Poznaniu).
Podczas konferencji przewidziano 14 wystąpień, po 7 na każdy dzień jej trwania. Zarówno w czwartek jak i w piątek, przewidziano po dwie sesje, które przerywano przerwą kawową.
Wystąpieniem inauguracyjnym był temat Dokumentacja elektroniczna i użytkownicy archiwów ? stare i nowe problemy udostępniania autorstwa prof. Wandy Roman. Dziś spotykamy się z powszechnym udostępnianiem dokumentacji zdigitalizowanej. Pojawiają się pierwsze problemy z udostępnianiem dokumentacji elektronicznej, gdyż w Polsce nie ma doświadczeń w tym zakresie. W świadomości wielu osób panuje pogląd, iż dokument elektroniczny jest informacją niż samym dokumentem. Następuje pewna deformalizacja poprzez przejście z ?nośników danych? na ?nośniki informacji?, tak jak z dokumentów papierowych na elektroniczne. W końcu zmierzamy do postawienia sobie pytań, czy udostępniana jest informacja czy dokumentacja, czy dokumentacja elektroniczna to zbitka technologii
i treści?
Ewa Perłakowska wystąpiła z referatem Czy instrukcje kancelaryjne i archiwalne są potrzebne? Rola i znaczenie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w procesie tworzenia, gromadzenia i zarządzania współczesną dokumentacją z perspektywy podmiotu publicznego i archiwum państwowego. Na początku prelegentka wyjaśniła definicję ?przepisu?, która sprowadziła do zdania iż jest to techniczna jednostka strukturalna w akcie prawnym. Przepisy archiwalne i kancelaryjne to nie to samo co instrukcja, gdyż mówimy wówczas o dwóch różnych pojęciach prawnych. Zatem powinien nastąpić powrót do zwrotu ?normatyw?. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych upoważnił dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych dla różnych podmiotów, zarówno państwowych jak i samorządowych, etc. Zatem, czy przygotowywane instrukcje przez komórkę (w danym archiwum) odpowiedzialną za nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym, są jednolite i ?gotowe dla wszystkich? wg jednego standardu? To nie powinno mieć miejsca. Często, dane archiwum zakładowe nie jest regulowane poprzez instrukcję, a wewnętrzny regulamin danej jednostki. Instrukcje kancelaryjne to narzędzia programistyczne. To one dokumentują obieg korespondencji w zarządzanej jednostce. Inną kwestią są systemy klasy EZD. Obecnie wśród działów administracji rządowej wyróżnia się dwa produkty, EZD PUW i eDok. Już na przykładzie powyższych aplikacji można wskazać brak wspólnych standardów, co prowadzi do sytuacji, że oba systemy są ze sobą nie kompatybilne od strony merytorycznej (różne metadane). Co istotne, projekt Ministerstwa Cyfryzacji pod nazwą EZD RP powinien powstawać pod okiem i w porozumieniu z archiwami. Niestety dziś tak nie jest.
Iwona Fischer podjęła się problematyki nowych wyzwań współczesnego archiwisty. Dokumentacja kartograficzna czy fotograficzna stanowi nie lada wyzwanie dla współczesnego archiwisty, może nie w kontekście jej ewidencji czy opracowania, lecz w zakresie statystycznym, gdyż zarówno jednej jak i drugiej nie da się przedstawić w metrach bieżących. Odnosząc się do powstawania nowych budynków dla archiwów państwowych, autorka zwróciła uwagę, że nie posiadamy wiedzy w tym zakresie. Już teraz można wskazać niektóre z archiwów państwowych, dla których powstałe budynki są? za małe. Ponadto archiwa działają nieco w cieniu konkurencji ? bibliotek i muzeów ? mimo, iż krajobraz archiwalny poprawia się. Zwiększa się liczba stowarzyszeń archiwalnych i pojawiają się archiwa dedykowane: prywatne, rodzinne czy społeczne. To cieszy, lecz archiwistyka wymaga dalszych zmian. Brakuje nowej ustawy archiwalnej, a niektóre z obowiązujących przepisów metodycznych sięgają lat 60. czy 70. i są nieprzystosowane do dzisiejszej rzeczywistości. Ponadto wkrada się pewna niespójność ? przykład: nowe przepisy dla instytucji z dokumentacją geologiczno-inżynieryjno-techniczną zawierają pewne informacje o sposobie prowadzenia ewidencji takich materiałów. Pytanie ? czy są one spójne z obecnymi przepisami archiwalnymi? Należy pamiętać, że dzisiejsze archiwa to przede wszystkim udostępnianie i to jest naszym najważniejszym zadaniem.
Magdalena Wiśniewska-Drewniak przyjrzała się archiwom społecznym w Polsce przybliżając słuchaczom główne pytania i problemy. Archiwa te, które funkcjonują już od kilku lat, powstały z własnej inicjatywy, a nie z nakazów prawnych. Wśród wielu definicji wyjaśniających owe archiwa społeczne, pojawiły się archiwa prywatne i rodzinne. Czy są to te same archiwa? Jeżeli nie, to gdzie przebiega granica między nimi? Słyszymy o tzw. oddolnej inicjatywie przy powstawaniu niejednego archiwum społecznego. Czy jest tak naprawdę? Niektóre fundacje, w których zadania wpisuje się gromadzenie materiałów archiwalnych, są powoływane przez inne podmioty tylko po to, aby za moment, zgromadzone materiały przekazać np. do bibliotek (zapisy w statucie). Projekt CATL (Cyfrowe Archiwa Tradycji Lokalnej), realizowany przez Fundację Ośrodek KARTA działa w ramach programu rozwoju bibliotek. Zatem, czy program ten nie wspiera bibliotek zamiast archiwów? Przyglądając się zebranym materiałom w archiwach społecznych nasuwają się kolejne pytania. Czy dane archiwum ma charakter historyczności? Czy jego twórcy mają świadomość posiadania materiałów, które powinny być wieczyście przechowywane? Jeśli tak, to czy są oni wstanie zapewnić tym materiałom odpowiednią ochronę? Jeżeli takie archiwa powstają (dlaczego?), to czas zastanowić się czy takie archiwa badać, a jeśli tak to jak? W końcu powinno pojawić się także i takie pytanie - dlaczego chcą dokumentować przeszłość?
Przemysław Wojciechowski wystąpił z prezentacją na temat jak archiwa zakładowe chronią przed destrukcją współczesne archiwalia? Czy nauka wesprze archiwa w tej dziedzinie w przyszłości? W ostatnich latach coraz więcej archiwów zakładowych skłania się do montażu regałów przesuwnych kosztem tych stacjonarnych. Niemniej, w wielu sytuacjach zapomina się przy tym o istniejącej lub projektowanej instalacji wodnej czy gazowej, a te mogą być źródłem kłopotów. Dokumentację poza tradycyjnymi teczkami, nadal gromadzi się masowo w pudłach czy segregatorach. Wiele archiwów lokalizuje się w pomieszczeniach piwnicznych. W przypadku zalań, akta zamoczone osusza się, pomieszczenie remontuje, a te odratowane akta ponownie lądują w piwnicy. W wielu archiwach brakuje zestawów ratunkowych (worki, mopy, bibuły, maseczki ochronne, etc.), które powinny być dostępne a ich miejsce znane wszystkim pracownikom, tak aby każdy mógł być gotowy do niesienia pomocy archiwaliom w sytuacji kryzysowej.
Małgorzata Szabaciuk przyjrzała się funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji w archiwach państwowych. Wg informacji przekazanej przez GIODO (Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych), takie stanowisko funkcjonuje w NAC (Narodowe Archiwum Cyfrowe) oraz w 6 archiwach państwowych (Bydgoszcz, Koszalin, Kraków, Opole, Toruń, Warszawa). Wg obowiązujących aktów prawnych, stanowisko ABI określone jest jako zawód, choć w większości powołanych są to osoby realizujące już inne funkcje i zadania w danej instytucji. Powinna to być osoba fizyczna, posiadająca wiedzę z zakresu danych osobowych. Jeżeli w danej jednostce nie powołano ABI, to automatycznie funkcję tę pełni dyrektor archiwum. Pracownicy instytucji działających na danych osobowych muszą posiadać odpowiednie upoważnienie, które jest wystawienie przez ABI po odbyciu szkolenia w tym zakresie. W roku 2018 mają wejść w życie nowe przepisy, które m.in. doprowadzą do zmiany nazwy z Administratora Bezpieczeństwa Informacji na Inspektora Danych Osobowych. Obowiązek jego zatrudnienia będzie spoczywał na instytucjach sektora publicznego, przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 250 osób lub w przypadku specyfiki firmy (prace z danymi osobowymi).
