CEIDG - znowu

[archiwistka90]

Archiwum zakładowe urzędu gminy. Znam opis klasy 7330. Wiem, że stare teczki muszę posegregować. U nas były robione teczki osobno dla każdego przedsiębiorcy.
Ale chciałam się upewnić co sądzicie o moim rozumowaniu.
1. Teczki stare, działalność zamknięta, nie została przeniesiona nigdy do CEIDG = kat. A.
2. Teczki stare, działalność zamknięta, była wprowadzona do CEIDG, w teczce znajduje się tylko wpis - B10
3. Teczki stare, działalność zamknięta, wprowadzona do CEIDG, w teczce znajdują się również zawieszenia i zmiany, które nie mają odwzorowania w CEIDG - BE10 czy A?
4. Teczki działalności założonych przed wejściem w życie CEIDG, nadal aktywne, w teczce znajduje się tylko wpis - B10
5. Teczki działalności założonych przed wejściem w życie CEIDG, nadal aktywne, w teczce znajdują się również zawieszenia i zmiany, które nie mają odwzorowania w CEIDG - BE10 czy A?
Ostatnie - teczki 4 i 5 mogę już zarchiwizować czy czekać aż zamkną działalność? Już nic tam nie wpinam, a wszelkie akcje na danej działalności są odwzorowane w systemie.

[szycha]

Z tego co ja się dowiedziałem od pracowników, którzy u nas prowadzili gminną ewidencję dział. gosp., a teraz centralną to do CEIDG wprowadzano jedynie ostatni wpis o zmianie działalności gospodarczej danego przedsiębiorcy (pytanie czy tak też robiono w innych urzędach?). Zatem mimo, że ktoś prowadził kiedyś działalność i został przeniesiony do CEIDG to w CEIDG nie ma pełnej informacji o prowadzonej przez niego działalności wraz ze zmianami, których dokonywał przed wejściem CEIDG.
Dla tego też ja robię tak. Jak ktoś prowadził działalność przed wejściem w życie "centralnej" ma u mnie kat. A.

[archiwistka90]

Ok, rozumiem, wiem, że był tylko ostatni wprowadzony. Rozróżniłam dlatego w moim poście dwa rodzaje teczek - takie, w których jest tylko wpis i ten wpis został przeniesiony do CEIDG i takie, które mają poza wpisem także zmiany, zawieszenia itp, których na pewno w CEIDG nie ma.
Nie wiem tylko, czy ma sens dzielenie tego na B10 i A czy może lepiej i rozsądniej jest od razu wszystko zrobić na kat. A i tyle?

[szycha]

1. Teczki stare, działalność zamknięta, nie została przeniesiona nigdy do CEIDG
3. Teczki stare, działalność zamknięta, wprowadzona do CEIDG, w teczce znajdują się również zawieszenia i zmiany, które nie mają odwzorowania w CEIDG
5. Teczki działalności założonych przed wejściem w życie CEIDG, nadal aktywne, w teczce znajdują się również zawieszenia i zmiany, które nie mają odwzorowania w CEIDG

Dla tych dałbym "A"

2. Teczki stare, działalność zamknięta, była wprowadzona do CEIDG, w teczce znajduje się tylko wpis
4. Teczki działalności założonych przed wejściem w życie CEIDG, nadal aktywne, w teczce znajduje się tylko wpis

Dla tych dałbym "B-10"

O BE-10 nie ma jrwa dla tej klasy więc takiej opcji nie biorę pod uwagę, a w razie wątpliwości co do kat. zawsze można zwrócić się do AP

Ostatnie - teczki 4 i 5 mogę już zarchiwizować czy czekać aż zamkną działalność? Już nic tam nie wpinam, a wszelkie akcje na danej działalności są odwzorowane w systemie.

Ja gminną ewidencję uważam za zamkniętą, wprawdzie osoby prowadzą działalność ale całą obsługę przedsiębiorców przejęła CEIDG. U mnie wydział przygotowuję gminną ewidencję do zdania do archiwum.

[archiwistka90]

Dzięki za podpowiedź, właściwie tak też sądziłam, ale szczerze zastanawiam się czy nie zrobić wszystkiego na "A". Trochę zabawy jest z rozdzielaniem teczek na posiadające inne informacje poza wpisem.

A co sądzisz o ich układzie? Archiwizować każdą teczkę osobno czy np. ułożyć alfabetycznie i z kilku teczek zrobić tom? One są bardzo cieniutkie, niektóre mają w sobie 2-3 kartki, szkoda mi czasu i teczek na robienie każdej z osobna

[szycha]

U mnie jest taka sytuacja. Przed wprowadzeniem gminnej ewidencji działalności gospodarczej w 1989 r. również prowadzono "jakąś" ewidencję, tylko że tamtych czas wydawano decyzje na wykonywanie rzemiosła. Teczki te są już jakiś czas w archiwum. W wydziale były prowadzone tak, że każdy rzemieślnik miał swoją teczkę, tak też zostało zdane do archiwum więc tego nie ruszałem. Tym samym mam w archiwum około 900 teczek rzemieślników (nieraz tylko z kilkoma dokumentami). Kiedy w 1989 r. wprowadzono gminne ewidencje rzemieślnicy, którzy nadal prowadzili działalność gosp. zostali wpisani do gminnej ewidencji a ich stare teczki zamknięto.
Ewidencję gminną od 1989 prowadzono w taki sposób, że przedsiębiorców wpinano do segregatorów. np. w segregatorze nr 1 były osoby zarejestrowane w gminnej ewidencji od nr 1 do nr 25. Ile razy delikwent by nie przychodził to wydawano mu nowe zaświadczenie o zmianie wpisu i dopinano do segregatora, pod numer w którym został wpisany po raz pierwszy. I tak w jednym miejscu, w segregatorze mamy kilku przedsiębiorców oraz wszystkie zmiany które były wprowadzane do 2011 r.
Na upartego można by tych przedsiębiorców rozdzielić i każdego wpiąć do osobnej teczki ale oprócz tych, którzy przez lata prowadzili swoją działalność gospodarczą, jest spora grupa takich którzy prowadzili ją bardzo krótko przez co wytworzyli np. tylko 2 dokumenty (wniosek+zaświadczenie). Przedsiębiorców w gminnej ewidencji mieliśmy ok. 16 tys. aby tego nie dzielić ustaliłem z AP, że zdamy to do az w taki sposób, że w jednej teczce będą np. wszystkie dokumenty przedsiębiorców wpisanych do ewidencji pod numerem od 1 do 20 i tak dalej. Do gminnej ewidencji działalności gosp. mamy rejestr przedsiębiorców więc jest to pewną pomocą. Można by się pokusić o przygotowanie inwentarza alfabetycznego. Być może jak trafi się jakiś stażysta, to taki inwentarz powstanie