CKM kadencji 2016-2018

[Hanna Staszewska]

Jak pewnie wiecie, rozpoczęła pacę nowa Centralna Komisja Metodyczna, w nowym składzie i pod moim przewodnictwem 
Mamy już pierwsze posiedzenie za sobą, protokół tutaj do poczytania (protokoły będą jawne, działamy przy otwartej kurtynie  https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4402-inauguracyjne-posiedzenie-centralnej-komisji-metodycznej-sprawozdanie

W czasie posiedzenia dokonałam podsumowania działań archiwów w zakresie metodyki archiwalnej w latach 2012-2016. Oceniłam je krytycznie (wielokrotnie dawałam temu wyraz, także na tym forum, szczegóły także w protokole). Nie będę już się nad tym rozwodzić, czasu archiwa zmarnowały dosyć, nadszedł czas pracy
Nowa CKM będzie działac inaczej niż poprzednicy: przede wszystkim sama będzie przygotowywać projekty przepisów, w scisłej współpracy z NDAP i w zgodzie z priorytetami i koncepcją Naczelnego Dyrektora.
Przy założeniu, że do końca 2017 r. ZoSIA ma być wdrożona w całej sieci archiwów państwowych, planujemy przygotować pakiet przepisów, które wejdą w życie 1 stycznia 2018 r.: nowy przepis o inwentarzu archiwalnym, ewidencji i w miarę potrzeb i możliwosci aktualizacje innych przepisów - celem są elektroniczne pomoce archiwalne i elektroniczna ewidencja.
Na razie przygotowalismy nowelizacje (czekają na podpis Naczelnego Dyrektora), mające na celu wyeliminowanie lub ograniczenie wydruków i ich przesyłanie do NDAP już teraz:

- zarządzenie Nr 11 z  dnia 18 września 2013 r. w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych (likwidacja Centralnej Kartoteki Zespołów w NDAP i wyeliminowanie przesyłania kart zespołów do NDAP oraz przez oddziały do centrali dla archiwów, które mają wdrożony system ZoSIA),
- wskazówki w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych, wprowadzonego zarządzeniem Nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z  dnia 19 marca 1960 r. (obowiązkowy wydruk tylko jednego egzemplarza inwentarza dla pracowni naukowej, w uzasadnionych przypadkach dyrektor może zadecydować o większej liczbie),
- decyzja Nr 2 z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz zakresu i trybu ich działania (pomoce archiwalne zatwierdzane przez komisje metodyczne mają być procedowane w postaci .pdf, zarówno na etapie recenzji jak i w trakcie posiedzenia, i w postaci elektronicznej mają być przesyłane do NDAP).

W dalszej części spotkania omawialismy także projekty zarządzeń w sprawie zasad przejmowania i opracowania akt stanu cywilnego w archiwach państwowych oraz
w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych (planowane jest przywrócenie dyrektorom archiwów prawo do zatwierdzania brakowania).
W trakcie dyskusji okazało się, ze bardzo dużo problemów w archiwach generują komisje metodyczne (jak wiecie uważam że należy je zlikwidować, ale wiem, ze archiwa nie są na to gotowe, dla niektórych byłby to szok nie do ogarnięcia, który zachwiałby sensem ich archiwalnego istnienia ), na pewno nastąpi rzeczywiste uproszczenie procedur zatwierdzania pomocy archiwalnych.

[Rafał Rufus Magryś]

Haniu,

Po pierwsze gratulacje - właściwa osoba na właściwym miejscu (wiem, że późno lecz mi jakoś umknęło...
Po drugie - wielki "szacun" w kilku ruchach rozwiązujecie pod Twoim przywództwem te problemy które były w mojej ocenie zmorą apów i to od wielu lat.
Po trzecie - jeśli coś trzeba - wiesz, że zawsze możesz liczyć na wsparcie

Pozdrawiam,

[Bolek]

To brakowanie z własnego zasobu to największa porażka. Kiedyś traciliśmy czas na porządkowanie akt. Wyłączaliśmy kopie, wtórnie,  itp. Aby po latach tracić czas na włączanie tego z powrotem do teczek, lub tworzenia teczek wyłącznie z makulaturą, bo ktoś nie stanął na wysokości zadania.

[Marcin Kapała]

W trakcie dyskusji okazało się, ze bardzo dużo problemów w archiwach generują komisje metodyczne (jak wiecie uważam że należy je zlikwidować, ale wiem, ze archiwa nie są na to gotowe, dla niektórych byłby to szok nie do ogarnięcia, który zachwiałby sensem ich archiwalnego istnienia ), na pewno nastąpi rzeczywiste uproszczenie procedur zatwierdzania pomocy archiwalnych.

Uproszczenie procedur, i ich racjonalizacja, to dobry kierunek. Mam jednak nadzieje, że alternatywą nie będzie scentralizowanie zadań związanych z zatwierdzaniem metod opracowania zespołów archiwalnych . Obowiązujące przepisy są w tym zakresie bardzo niekonsekwentne. Z jednej strony zatwierdzanie odbywa się wieloetapowo, w procesie tym uczestniczą archiwiści odpowiedzialni za opracowanie zespołów, kierownicy działów opracowania, recenzenci i członkowie komisji. Z drugiej strony cały żmudny proces zatwierdzania można zakwestionować praktycznie jednoosobowo na poziomie NDAP  (§ 6 punkt 2 decyzji NDAP z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania).

[Hanna Staszewska]

Obowiązujące przepisy są w tym zakresie bardzo niekonsekwentne. Z jednej strony zatwierdzanie odbywa się wieloetapowo, w procesie tym uczestniczą archiwiści odpowiedzialni za opracowanie zespołów, kierownicy działów opracowania, recenzenci i członkowie komisji.

No własnie, to jest bardzo skomplikowane i rozdęte do absurdu (na co zwracali uwagę wszyscy członkowie CKM).
Dojrzelismy do tego, żeby wprowadzić rzeczywiste uproszczenia.
Moim zdaniem powinno to wyglądać mniej więcej tak (w bardzo ogólnym zarysie):
1.   Prawidłowosć sporządzonych pomocy archiwalnych zatwierdza dyrektor archiwum państwowego, zwany dalej ?dyrektorem archiwum?.
2.   Pomoce archiwalne, skierowane do oceny dyrektora archiwum, muszą być zaopatrzone w klauzulę kierownika oddziału opracowania lub osoby odpowiedzialnej za opracowanie lub, w przypadku oddziału zamiejscowego, kierownika tegoż, stwierdzającą, iż skontrolował poprawność opracowania pomocy.
3.   W każdym archiwum państwowym dyrektor archiwum powołuje komisję metodyczną,  będącą jego organem opiniodawczo-doradczym w zakresie metodyki archiwalnej.
4.   Komisja metodyczna składa się z 5-7 członków, wśród których dyrektor wyznacza przewodniczącego i sekretarza.
5.   Komisja metodyczna działa na posiedzeniach, na których omawia sprawy wniesione przez dyrektora archiwum.
6.   Przed zatwierdzeniem pomocy archiwalnych zespołów lub zbiorów archiwalnych zakwalifikowanych uprzednio do grupy opracowania A1 i A2 dyrektor zasięga opinii komisji metodycznej.
7.   W uzasadnionych przypadkach dyrektor archiwum może zasięgnąć opinii przy zatwierdzaniu pomocy zespołów lub zbiorów archiwalnych z grupy opracowania A3.
8.   W uzasadnionych przypadkach dyrektor może zasięgnąć opinii eksperta/ekspertów spoza składu komisji metodycznej lub spoza archiwum.
9.   Czynności kontrolno-weryfikacyjne mogą być wykonane w systemie informatycznym.

To oczywiscie ogólny zarys, ale w tym kierunku powinnismy zmierzać.
Pozdrawiam

[AndrzejChoniawko]

Rozumiem, że znika instytucja recenzentów. Tak czy inaczej wielkiej rewolucji, jaką byłoby wprowadzenie jednoosobowej odpowiedzialności przełożonych osób opracowujących dany zespół, tu raczej nie widzę.  Nadanie dyrektorom rangi ostatecznej wyroczni metodycznej grozi obniżeniem i tak nie najwyższego  jakościowo poziomu opracowania zasobu polskich archiwów państwowych. Jaki dyrektor w pogoni za metrami stanowiącymi podstawowe kryterium wydajności pracy archiwów państwowych będzie rzucał kłody pod nogi kierowanej przez siebie placówce  i mnożąc zastrzeżenia hamująco wpływał na mierzony liczbowymi kryteriami stan opracowania zasobu. Przede wszystkim do składu komisji metodycznych obligatoryjnie powoływałbym  legitymującego się znaczącym doświadczeniem w korzystaniu ze źródeł archiwalnych,  w tym także w archiwach zagranicznych przedstawiciela  miejscowego środowiska historycznego.  Opinie takich osób powinny być traktowane priorytetowo. Oczywiście nie mógłby to być równocześnie pracownik danego archiwum państwowego, bądź osoba którą z pracownikami tegoż archiwum łączy nadmierna zażyłość.  Dodałbym wymóg, aby wzorem CKM protokoły KM były  dostępne w internecie.

[Hanna Staszewska]

To nie jest oficjalny projekt CKM, tylko moja propozycja.

Rozumiem, że znika instytucja recenzentów.

Uważam, że powinni zniknąć jako reguła, w przypadkach skomplikowanych czy nietypowych dyrektor mógłby powolać recenzenta czy eksperta dodatkowo.

Tak czy inaczej wielkiej rewolucji, jaką byłoby wprowadzenie jednoosobowej odpowiedzialności przełożonych osób opracowujących dany zespół, tu raczej nie widzę.

Ale odpowiedzialnosć kierowników już jest, tylko nikt tego nie egzekwuje, bo z przestrzeganiem przepisów archiwa mają problem (a NDAP tego nie pilnował). Przypominam zapis z przepisów o inwentarzu z 1960 r. (Wytyczne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 19 marca 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych): "Pod ostatnią pozycją inwentarzową należy wpisać ogólną ilość pozycji, miejscowość, datę sporządzenia inwentarza oraz umieścić oryginalny podpis archiwisty, który inwentarz sporządził, jak również kierownika oddziału, który skontrolował sposób opracowania zespołu (zbioru) i przyjął inwentarz".
Mamy więc zalecenie, aby kierownik podpisał skontrolowanie inwentarza, tylko nikt tego nie egzekwuje. Trzeba to więc przypomniec i egzekwowac.
A nakazanie kierownikom skontrolowanie prawidłowisci opracowania przed przedstawieniem inwentarza dyrektorowi to jest wlasnie obarczenie ich odpowiedzialnoscią za opracowanie.  No i nie zapominajmy o autorach inwentarzy, oni za nie odpowiadają w pierwszej kolejnosci.

Nadanie dyrektorom rangi ostatecznej wyroczni metodycznej grozi obniżeniem i tak nie najwyższego  jakościowo poziomu opracowania zasobu polskich archiwów państwowych. Jaki dyrektor w pogoni za metrami stanowiącymi podstawowe kryterium wydajności pracy archiwów państwowych będzie rzucał kłody pod nogi kierowanej przez siebie placówce  i mnożąc zastrzeżenia hamująco wpływał na mierzony liczbowymi kryteriami stan opracowania zasobu.

Dyrektor odpowiada za całokształt dzialanosci archiwum oprócz opracowania, gdzie decyduje komisja. To dziwaczna aberracja, z którą należy skonczyć. Tak uważam.
A pogoń za metrami to kolejna aberracja, ale czy rzeczywiscie istnieje? Smiem podejrzewać, że siłą rozpędu czy przyzwyczajenia archiwa na koniec roku zatwierdzają masowo inwentarze gminnych rad narodowych itp. bo "trzeba wykazać metry". Naprawdę? A od tych metrów co zależy? Pensje zatrudnionych tam archiwistów? Premie? Stanowiska kierowników opracowania są zagrożone? Stanowiska dyrektorów? Zważywszy na to, jak długo dyrektorują dyrektorzy archiwów, które nie są liderami opracowania, to nie wierzę, że te metry mają jakies znaczenie...

Przede wszystkim do składu komisji metodycznych obligatoryjnie powoływałbym  legitymującego się znaczącym doświadczeniem w korzystaniu ze źródeł archiwalnych,  w tym także w archiwach zagranicznych przedstawiciela  miejscowego środowiska historycznego.  Opinie takich osób powinny być traktowane priorytetowo. Oczywiście nie mógłby to być równocześnie pracownik danego archiwum państwowego, bądź osoba którą z pracownikami tegoż archiwum łączy nadmierna zażyłość.

Już to widzę
Użytkownicy boją się często napisać skargę oficjalną na działalnosc archiwum, a Pan proponuje, żeby przyszli na komisję metodyczną i otwarcie krytykowali nasze metody opracowania.
Poza tym, pomijając te względy myslę, że trudno byłoby nam znalezc chętnych do takiego eksperymentu z prostej przyczyny: nie wierzę, że komus ze srodowiska naukowego chciałoby się podjąć tak trud.

Dodałbym wymóg, aby wzorem CKM protokoły KM były  dostępne w internecie.

Pełna zgoda.
Pozdrawiam

[AndrzejChoniawko]

W świetle powyższego i nie tylko, funkcjonowanie polskich archiwów państwowych ponad ustrojami mogłoby dostarczyć wdzięcznego materiału do interdyscyplinarnej rozprawy pod tytułem "Między państwową indolencją a prywatnym konformizmem. Studium pewnego nieodosobnionego przypadku?.

[AndrzejChoniawko]

Znak zapytania przez pomyłkę zastąpił zamykający cudzysłów. Przepraszam.

[Marcin Kapała]

Dyrektor ap odpowiada za działalność archiwum, nie widzę powodów, żeby nie miał również odpowiadać za jakość opracowania zasobu archiwalnego. Zmiana przepisów niekoniecznie musi wpłynąć na poziom opracowania archiwalnego w polskich archiwach, na pewno nie będzie on gorszy niż dotychczas. Kompetencje kierowników działów opracowania powinny być wystarczającą rękojmią (kto, jak nie oni powinien się na tym znać). Dyrektorzy ap, a pewnie i kierownicy działów opracowania, mogli rzucić się w pogoń za metrami, ponieważ czuli/czują się zwolnieni z dbania o należytą staranność opracowania. Odpowiedzialność komisji metodycznych jest natomiast iluzoryczna, taki urok organów kolegialnych. Uczestnictwo dla większości członków tych gremiów ma charakter prestiżowy, mogą więc nieświadomie zamieniać posiedzenia komisji metodycznych w dyskusje akademickie (wariant pozytywny) albo, jak mawiał profesor Stanisławski w dyskusję o wyższości świąt bożego narodzenia nad świętami wielkiej nocy (wariant negatywny), zamiast obiektywnie ocenić prawidłowość metodyczną przedstawianych zespołów (to zdanie jest uogólnieniem). Myślę więc, że kompetencje komisji metodycznych powinny w tym zakresie ograniczyć się do opiniowania trudnych z metodycznego punktu widzenia zespołów archiwalnych.

[crash0]

(...). bo "trzeba wykazać metry". Naprawdę? A od tych metrów co zależy? Pensje zatrudnionych tam archiwistów? Premie? Stanowiska kierowników opracowania są zagrożone? Stanowiska dyrektorów?

Dla nich mają takie, że - nie wiedząc czemu - jest im to potrzebne do sprawozdań tabelaryczno-statystyczno-opisowych. Ot, lepiej wykazać się na tym gruncie, niż nie wykazywać niczego, aby nie było sugestii, że cały rok nic nie robiono. Stąd zatem takie a nie inne działania.

Dodałbym wymóg, aby wzorem CKM protokoły KM były  dostępne w internecie.

Pełna zgoda.

Czy NDAP wie kto jest przewodniczącym i sekretarzem w każdej komisji? Może warto jakoś przypomnieć o obowiązku przesyłania takich protokołów. A w toku zmian na stronie www wydzieli się osobną strukturę na takie zestawienia i pliki .pdf?

[Marcin Kapała]

Każda metoda, która może prowadzić do wymiernej poprawy jakości metod opracowania archiwalnego, będzie skazana na porażkę. Nie łudźmy się, działania tego typu muszą wydłużyć czas związany z ostatecznym zatwierdzeniem opracowania archiwalnego, chociażby pomysł Pana Andrzeja:

Przede wszystkim do składu komisji metodycznych obligatoryjnie powoływałbym  legitymującego się znaczącym doświadczeniem w korzystaniu ze źródeł archiwalnych,  w tym także w archiwach zagranicznych przedstawiciela  miejscowego środowiska historycznego.  Opinie takich osób powinny być traktowane priorytetowo. Oczywiście nie mógłby to być równocześnie pracownik danego archiwum państwowego, bądź osoba którą z pracownikami tegoż archiwum łączy nadmierna zażyłość. 

Podobnie byłoby, gdybyśmy chcieli wprowadzić zasadę, że komisje metodyczne mogą opiniować jedynie zespoły archiwalne opracowane poza archiwum/archiwami, w ramach których działają lub stworzyć listę niezależnych recenzentów powoływanych przez Naczelnego Dyrektora albo CKM. Niestety żyjmy w świecie zdominowanym przez statystykę, a jak pisał George Orwell, normalność nie jest kwestią statystyki. Jeżeli nie możemy działać normalnie, stwórzmy przepisy, które w sposób optymalny pogodzą statystykę z akceptowalnym poziomem opracowania. Wydaje mi się, że najbardziej istotna w tym kontekście jest odpowiedzialność osób kierujących ap oraz osób nadzorujących opracowanie.

[crash0]

Zakładka O nas -> Ciała kolegialne -> Centralna Komisja Metodyczna na stronie NDAP zyska nowy wygląd.
https://www.archiwa.gov.pl/pl/o-nas/cia%C5%82a-kolegialne/centralna-komisja-metodyczna

Trwają prace, które zmierzają do tego, aby publikować każdorazowo protokół z posiedzenia CKM obecnej kadencji wraz z harmonogramem (programem) najbliższego spotkania.

[Hanna Staszewska]

 3 listopada odbyło się II posiedzenie Centralnej Komisji Metodycznej. W trakcie obrad zakończono prace nad projektem zarządzenia w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych, w którym uproszczono dotychczasową procedurę poprzez przywrócenie dyrektorom archiwów prawa do zatwierdzania wartościowania (projekt zostanie rozesłany archiwom do opiniowania oraz zawisnie na stronie www.archiwa.gov.pl ).

Następnie omówiono projekt zarządzenia w sprawie zasad przejmowania i opracowania akt stanu cywilnego w archiwach państwowych ? prace będą kontynuowane na kolejnym posiedzeniu.

Przedstawiono także projekt  dot. postępowania z materiałami audiowizualnymi oraz założenia do nowego przepisu o opracowaniu fotografii (obydwa powstały w NAC). Będą one procedowane przez Centralną Komisję Metodyczną w toku dalszych jej prac.

Ponadto, zgodnie z planem i w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowym przystąpiono do działań, które docelowo mają uporządkować metodykę archiwalną w archiwach, wprowadzić pomoce elektroniczne i uprościć procedury postępowania. W tym celu  w ramach CKM powołano pięć grup roboczych, które mają opracować projekty przepisów w sprawie:
- ewidencji zasobu,
- inwentaryzacji materiałów archiwalnych,
- inwentarza archiwalnego,
- komisji metodycznych (idziemy w kierunku komisji jako ciala doradczego, a nie zatwierdzającego, Komisja w w każdym archiwum)
- zatwierdzania opracowania (zatwierdza dyrektor po akceptacji kierownika, dyrektor może zasięgnąć opinii komisji metodycznej).
Równolegle w Departamencie Archiwistyki NDAP prowadzony będzie przegląd obowiązujących przepisów z wytypowaniem tych, które można uchylić lub trzeba będzie znowelizować.
Prace mamy tak rozplanowane, żeby w kwietniu mieć gotowe projekty i wtedy nastąpi opiniowanie, konsultowanie itp. (mam nadzieję, że także na IFARze .
Trzymajcie kciuki, będę nadawać z frontu metodycznego

Pozdrawiam

[Bolek]

Przydało by się uprościć zasady działania Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji bo teraz jest to ciało hamujące niektóre w archiwach.