Kwalifikacja składów chronologicznych

[Marcin Kapała]

Dokumenty elektroniczne z systemów EZD powinny być przekazane po 10 latach do archiwum państwowego wskazanego przez NDAP (ADE). Razem z dokumentacją narastającą w EZD gromadzone są składy chronologiczne. Teoretycznie zgodnie z przepisami rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej... materiały archiwalne w postaci elektronicznej powinny zostać przekazane do archiwów państwowych wraz z ich odpowiednikami ze składów chronologicznych. Zastanawiam się nad zasadnością takiego rozwiązania.

[Paweł z ...]

Rozumiem, że chodzi o paragraf 44 instrukcji archiwalnej. Ewidentnie mowa o dokumentacji ze składów które w pełni nie zeskanowano. Takie dokumenty stanowią część akt spraw a więc mogą być materiałami archiwalnymi. Co do zasadności przekazania nie mam wątpliwości, jednak zastanawiam się  czy nie można by przed przekazaniem "doskanować" te dokumenty i do archiwum państwowego przekazać już w jednolitej postaci elektronicznej. Pewnie poza nielicznymi wyjątkami od strony technicznej pewnie będzie to możliwe.

[Marcin Kapała]

Przepisy mówią o składach chronologicznych dla dokumentów z pełnym odwzorowaniem i odwzorowaniem niepełnym. § 44 rozporządzenia już takiego rozróżnienia nie przewiduje. Skąd taka pewność, że paragraf dotyczy dokumentów bez pełnego odwzorowania. Nie ma w przepisach zapisu, który pozwala przekazywać na brakowanie odpowiedniki materiałów archiwalnych ze składów chronologicznych, dla których dokonano pełnego odwzorowania. Brakowanie dokumentów ze składów chronologicznych, zgodnie z instrukcją archiwalną, powiązane jest ściśle z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w postaci elektronicznej.

§ 41. W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

[Paweł z ...]

Pewność jest oczywiście subiektywna  Analizując ten paragraf w kontekście zasad i logiki całości przepisów dot. systemu EZD wprowadzonych rozporządzeniem z 2011 roku taka interpretacja jest w mojej ocenie najbardziej trafna. Zdaję sobie sprawę z ułomności tej interpretacji, ponieważ cały  system pod względem przepisów jest niedomknięty, bo:

Nie ma w przepisach zapisu, który pozwala przekazywać na brakowanie odpowiedniki materiałów archiwalnych ze składów chronologicznych, dla których dokonano pełnego odwzorowania.

To prawda niestety.  Nie ma nawet w wykazach akt hasła dot. składów chronologicznych.
Zastanawiam się co w § 44 oznacza użyty termin ?odpowiedniki?. Wg. słownika internetowego SJP to: ?coś odpowiadające czemuś innemu ze względu na podobne cechy?. W przypadku pełnego odwzorowania związek między papierem a skanem nie ogranicza się tylko do jakiejś cechy ale jest głębszy bo zakłada identyczność treściową. Czy wobec tego powinniśmy rozciągać § 44 na wszystkie składy?
Przywołany § 41 owszem wiąże brakowanie dokumentacji ze składów z brakowaniem dokumentów elektronicznych z EZD, ale uwaga w przypadku składów informatycznych nośników danych dotyczy to tylko składów niepełnych?! W § 38 instrukcji kancelaryjnej czytamy:

2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

A więc nie w każdym przypadku brakowanie jest  tak ściśle powiązane!

Porzucając aktualne paragrafy wolę zastanowić się nad tym czy przy systemie EZD papier ze składów powinien być przekazywany do archiwów państwowych?
W przypadku w pełni zeskanowanych dokumentów nie widzę najmniejszego sensu. Po co archiwum państwowym ta sama informacja tylko w dwóch postaciach? Czy archiwa mają tyle środków finansowych? Przecież generalnie chodzi o zachowanie dla przyszłych pokoleń informacji a czy to będzie na papierze czy w formie skanu to chyba rzecz drugorzędna.

W Przykładowej  instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w podmiocie działającym w systemie EZD (stan na 31.12.2013) opublikowanej na stronie oficjalnej NDAP https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne  odnośny paragraf brzmi:

§ 43.
W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne
w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego
w systemie EZD, lub ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, oraz sporządza się ich spisy.

[Robert2000]

A czy wersja elektroniczna materiałów archiwalnych według polskiego prawa spełnia wszystkie kryteria wersji papierowej, zwłaszcza że ma trafiać do AP już po 10 latach?

[Marcin Kapała]

Moje wątpliwości związane ze składami chronologicznymi dotyczą statusu prawnego odwzorowań cyfrowych. Definicja odwzorowania zawarta w rozporządzeniu niestety nie jest spójna, to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną... - jest dokumentem, czy kopią dokumentu? Wykładnia sądów, w tym SN, dotycząca kopii jest natomiast następująca - odwzorowanie oryginału nie jest dowodem, jeśli nie zostało poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną. Nie jestem fanem składów chronologicznych, ale czy w tym kontekście możemy pozwolić sobie na rezygnację z pierwowzorów?

[Jarek]

Obecny kształt przepisów czyni taką rezygnację co najmniej wątpliwą. Tryb brakowania składów powinno określić rozporządzenie ale tu już od razu jest wątpliwość które. Więc chyba najlepsza byłaby zmiana ustawy, z wyraźnym wskazaniem odrębności klasyfikowania składów i może nawet z ewentualną delegacją do wydania odrębnego rozporządzenia dot. postępowania ze składami.

[Paweł z ...]

Tak status prawny odwzorowań cyfrowych jest niejasny, bo przepisu brak. A gdzie brak przepisu jednoznacznego używanie mają prawnicy. Co do wykładni sądów, to chyba sprawa nie jest jednoznaczna. W Kodeksie postępowania cywilnego jest taki:

Art. 308. § 1. Sąd może dopuścić dowód z filmu, telewizji, fotokopii, fotografii, planów, rysunków oraz płyt lub taśm dźwiękowych i innych przyrządów utrwalających albo przenoszących obrazy lub dźwięki.

Tu artykuł prawny na te tematy: http://www.serwisprawa.pl/artykuly,10294,26610,kserokopia-moze-byc-dowodem-w-sprawie-cywilnej
Pewnie gdyby przepis określał, że można z systemu EZD ?wyciągnąć? skan wraz z metadanymi i że wtedy może on być potwierdzony podpisem elektronicznym przez pracownika podmiotu, to pewnie zyskał by nawet status dokumentu urzędowego!
Od strony praktycznej -  każdy ?skan? w systemie jest bardziej wiarygodny niż oryginał w składzie lub w aktach papierowych. Łatwiej podmienić papier niż skan w EZD. Wydaje mi się, że główne ograniczenie skanu to, że nie może służyć do badania grafologicznego podpisu. Ale ile jest takich spraw by po latach strona postępowania podnosiła, że to nie jej podpis? Czy dla tych nielicznych spraw warto ponosić koszty przechowywania podwojonej informacji?
Zawsze zastanawia mnie i trochę bawi, gdy słyszę jak prawnicy oburzają się na propozycję niszczenia oryginałów w składach, bo to papier a nie dostrzegają, że niszczą oryginały gdy otrzymują dokument elektroniczny lub np. mail. Bo co nakazują przepisy kancelaryjne? Drukujemy maila lub dokument elektroniczny, jeśli jest podpisany elektronicznie robimy adnotacje o ważności podpisu i w spokoju ducha odkładamy do akt papierowych. Co się dzieje z oryginałem? Ano nic, w zapomnieniu z czasem zaginie w elektronicznym hadesie naszego komputera  Nie słyszałem prawnika, by rozpaczał nad losem oryginału elektronicznego dokumentu.

Jarku czy do brakowania składów potrzeba aż zmiany ustawy? Przecież bodaj art. 5 wskazuje, że dokumentację niearchiwalną brakuje się za zgodą dyrektora ap, gdy upłyną okresy przechowywania określone w wykazach akt a dokumentacja nie jest przydatna jednostce. Gdyby był wyraźny przepis, że odwzorowanie cyfrowe ?wyciągnięte? z EZD ma wartość dowodową a w wykazach akt dodano by składy chronologiczne z pełnym odwzorowaniem np. z kat. B5 lub B10, czy to by nie wystarczyło?

[Marcin Kapała]

Myślę, że sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. Skan oczywiście może być dowodem w każdej sprawie. Reguluje to między innymi właśnie art. 308 kc. Nie będzie to jednak dowód z dokumentu. Chyba nie muszę dodawać, że dowód z dokumentu jest zawsze bardziej wiarygodny. Formie pierwotnej, w której sporządzony został dokument urzędowy/prywatny, przysługuje domniemanie autentyczności. Jeżeli chcemy zastąpić pierwowzór kopią/odwzorowaniem konieczne jest uwierzytelnienie.

Być może do brakowania składów chronologicznych nie jest potrzebna zmiana ustawy, ale art. 5 unza też nam takiego prawa nie daje. To sprawa jest klasyfikowana i kwalifikowana, a wszystkie dokumenty, które się na nią składają posiadają taką samą kategorię archiwalną. Dotyczy to również dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych. Dyrektor ap wydając zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej stwierdza natomiast, że dokumentacja przeznaczona do zniszczenia nie stanowi materiałów archiwalnych. Na gruncie obowiązującego prawa, bez zmiany przepisów, trudno mi sobie wyobrazić świadomą rezygnację ze składów chronologicznych.

[Paweł z ...]

Być może do brakowania składów chronologicznych nie jest potrzebna zmiana ustawy, ale art. 5 unza też nam takiego prawa nie daje. To sprawa jest klasyfikowana i kwalifikowana, a wszystkie dokumenty, które się na nią składają posiadają taką samą kategorię archiwalną. Dotyczy to również dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych. Dyrektor ap wydając zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej stwierdza natomiast, że dokumentacja przeznaczona do zniszczenia nie stanowi materiałów archiwalnych. Na gruncie obowiązującego prawa, bez zmiany przepisów, trudno mi sobie wyobrazić świadomą rezygnację ze składów chronologicznych.

Prawdę powiedziawszy nie rozumiem co ma do tego dokumentacja spraw? Na podstawie wykazów akt klasyfikujemy i kwalifikujemy zarówno dokumentację spraw jak i dokumentację nie tworzącą akta spraw. Art. 5 unza dotyczy chyba obu tych grup?
Czy składy chronologiczne  powinny mieć hasło w wykazach akt? Skład informatycznych nośników danych wgranych całkowicie do EZD ma kwalifikację Bc w przepisie instrukcji kancelaryjnej, to może i składy mogą mieć kwalifikację określoną tylko przepisem?

[Marcin Kapała]

Prawdę powiedziawszy nie rozumiem co ma do tego dokumentacja spraw? Na podstawie wykazów akt klasyfikujemy i kwalifikujemy zarówno dokumentację spraw jak i dokumentację nie tworzącą akta spraw. Art. 5 unza dotyczy chyba obu tych grup?

Dokumenty ze składów chronologicznych będą miały inną kwalifikację archiwalną niż sprawy, z którymi są powiązane? Dokumentacja ze składów chronologicznych nie tworząca akt spraw będzie miała inną kwalifikację niż ta, która wynika z jrwa?

Czy składy chronologiczne  powinny mieć hasło w wykazach akt? Skład informatycznych nośników danych wgranych całkowicie do EZD ma kwalifikację Bc w przepisie instrukcji kancelaryjnej, to może i składy mogą mieć kwalifikację określoną tylko przepisem?

To, co piszesz może być propozycją zmiany prawa ale nie ma nic wspólnego ze stosowaniem prawa obowiązującego. To nie jest nawet interpretacja per analogiam, ponieważ w instrukcji kancelaryjnej są paragrafy, które wykluczają taką wykładnie, m.in. cytowane wcześniej paragrafy 41 i 44 rozporządzenia. W przypadku składu chronologicznego sytuacja jest mimo wszystko trochę inna niż w przypadku składu informatycznych nośników danych. Status danych wgranych do EZD z nośnika nie zostaje zmieniony, ponieważ dane nie są związane z nośnikiem. Natomiast pierwowzór dokumentacji papierowej jest związany nierozerwalnie z formą, w jakiej został sporządzony.

[Paweł z ...]

Porzućmy dywagacje prawnicze, bo to na razie ślepa uliczka przy tych niekompletnych przepisach.
Dyskusja chyba miała kierować się w stronę teorii archiwalnej a nie przepisów:

Teoretycznie zgodnie z przepisami rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej... materiały archiwalne w postaci elektronicznej powinny zostać przekazane do archiwów państwowych wraz z ich odpowiednikami ze składów chronologicznych. Zastanawiam się nad zasadnością takiego rozwiązania.

Przyznaję nieopatrznie wykoleiłem ją na tory prawne. Mea culpa. Odpowiadając więc na zagadnienie z pierwszego postu:
Moim zdaniem z punktu widzenia racjonalności działania,  ekonomii najprostsze i najrozsądniejsze wyjście to klasyfikowanie i kwalifikowanie składów chronologicznych dokumentów w pełni odwzorowanych odrębnie od spraw i skanów EZD  z którymi są powiązane. Powinno się je brakować a nie przekazywać do archiwów państwowych. Przekazanie do ap to zduplikowanie tej samej treści w tym samym zespole archiwalnym.

[Robert2000]

Nie zgadzam się. moim zdaniem, składy chronologiczne w ogóle nie powinny mieć jednej kwalifikacji i klasyfikacji, a poszczególne dokumenty wchodzące i wychodzące powinny tworzyć całość z wersją elektroniczną w EZD i mieć taką samą kategorię archiwalną i symbol klasyfikacyjny. Skoro - według przepisów - brakowanie w EZD ma odbywać się wraz z brakowaniem odpowiedników w składzie chronologicznym, to raczej te przepisy zmierzają w tym kierunku. Poza tym, cały czas pozostaje status prawny oryginałów papierowych. Zmieńmy najpierw i dostosujmy prawo do systemów EZD, wtedy będzie można pozbywać się wszystkich papierów.

[Kajka]

Nie zgadzam się. moim zdaniem, składy chronologiczne w ogóle nie powinny mieć jednej kwalifikacji i klasyfikacji, a poszczególne dokumenty wchodzące i wychodzące powinny tworzyć całość z wersją elektroniczną w EZD i mieć taką samą kategorię archiwalną i symbol klasyfikacyjny. Skoro - według przepisów - brakowanie w EZD ma odbywać się wraz z brakowaniem odpowiedników w składzie chronologicznym, to raczej te przepisy zmierzają w tym kierunku. Poza tym, cały czas pozostaje status prawny oryginałów papierowych. Zmieńmy najpierw i dostosujmy prawo do systemów EZD, wtedy będzie można pozbywać się wszystkich papierów.

Zgadzam się z zupełności 

[Kajka]

Porzućmy dywagacje prawnicze, bo to na razie ślepa uliczka przy tych niekompletnych przepisach.
Dyskusja chyba miała kierować się w stronę teorii archiwalnej a nie przepisów:

Teoretycznie zgodnie z przepisami rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej... materiały archiwalne w postaci elektronicznej powinny zostać przekazane do archiwów państwowych wraz z ich odpowiednikami ze składów chronologicznych. Zastanawiam się nad zasadnością takiego rozwiązania.

Przyznaję nieopatrznie wykoleiłem ją na tory prawne. Mea culpa. Odpowiadając więc na zagadnienie z pierwszego postu:
Moim zdaniem z punktu widzenia racjonalności działania,  ekonomii najprostsze i najrozsądniejsze wyjście to klasyfikowanie i kwalifikowanie składów chronologicznych dokumentów w pełni odwzorowanych odrębnie od spraw i skanów EZD  z którymi są powiązane. Powinno się je brakować a nie przekazywać do archiwów państwowych. Przekazanie do ap to zduplikowanie tej samej treści w tym samym zespole archiwalnym.

Idąc tym tokiem rozumowania można by było wybrakować wszystkie zeskanowane ASC ;-)
Zgadzam się, że obowiązujące przepisy są nieprecyzyjne i nie nadążają za aktualnymi problemami, stanowią jednak punkt odniesienia i regulują sposób postępowania. Nie można mówić e nie będziemy przestrzegać przepisów bo są głupie, jeśli tak jest faktycznie to trzeba je zmienić. Mam nadzieję, że nasza dyskusja zostanie uwzględniona jako głos w dyskusji dotyczącej nowelizacji przepisów.
Hanna Staszewska ;-)