Archiwum zakładowe a reorganizacja Uczelni

[krzysiekp]

Dobry wieczór
Czy w przypadku likwidacji uczelni i powstaniu innej jako jej nastepcy prawnej, archiwum zakładowe powinno rozpocząć numeracje spisów od poz. nr 1? Jeżeli tak to czy archiwum nowej uczelni moźe przyjąc i opracować do zasobu teczki akt z ostatnich dwóch lat funkcjonowania poprzedniej uczelni. Dodam, że archiwum nowej uczelni to ten sam personel, zasób (obejmującym de facto takze zasób zlikwidowanej uczelni jako zasób historyczny). Jak w tym stanie prawnym postąpic prawidłow aby w przyszło

[krzysiekp]

Jak w tym stanie prawnym postąpić prawidłowo zwłaszcza w kontekscie scalenia lub rozdzielenia poszczególnych zespołów archiwalnych?

[pmm]

Zaskakujące pytanie.
Skoro nowy wytwórca, to nowy zespół. Skoro nowy zespół, to nowe spisy. Skoro nowe spisy, to...

[krzysiekp]

Nowe spisy to nowy rejestr. Czy według nowego rejestru mogę rejestrować spisy z teczkami akt poprzedniego aktotwórcy ?

[Marcin Kapała]

Rozstrzyga to wyraźnie zasada przynależności zespołowej - związek między aktami a tworzącą je kancelarią jest nierozerwalny. Nowa ewidencja będzie dotyczyć dokumentacji wytworzonej przez nowego aktotwórcę, w dotychczasowej ewidencji znajdą się natomiast akta poprzedniego. Może być problem z sukcesją czynną, którą objęte będą akta prowadzone przez obu twórców.

[Jarek]

Krzysiek, mam wrażenie że to trochę niepotrzebny problem. Nie da się go rozwiązać na gruncie przepisów bo nie ma przepisu który by regulował postępowanie z ewidencją archiwum w takiej sytuacji. Na gruncie metodyki archiwalnej też to trudno rozstrzygnąć, bo jesteście archiwum wyodrębnionym, zmienia się wam chyba tylko nazwa i ustawa, reszta pozostaje bez zmian, w przyszłości zapewne pojawią się wątpliwości czy czy to jeden zespół czy dwa, ale moim zdaniem nie warto teraz tego roztrząsać. Praktyczny wymiar prowadzenia archiwum jest taki że ono istniało i nadal będzie istnieć, nie będzie pewnie żadnych "bilansów zamknięcia" i "protokołów przekazania". Zmienią się pieczątki i tabliczki, i pewnie nic ponadto. Archiwum instytucji powinno mieć jednolitą ewidencję, po to by móc zidentyfikować dokumentację, wasze sygnatury nie wiążą się z przynależnością zespołową, tak jak jest w ap (chyba że się mylę). Więc, moim zdaniem, nic nie zmieniajcie, zachowajcie ciągłość ewidencji.

pozdrawiam

[krzysiekp]

Przemyślałem wasze propozycje i faktycznie najlepszym rozwiązaniem będzie stosowanie ciągłości rejestracji spisów akt. Jako archiwum zakładowe uczelni posiadające zasób historyczny nie będziemy dokonywać rozdzielania spisów w zależności od proweniencji jednostek archiwalnych przez co sygnatura archiwum stanowiąca numerus currens przestałaby być unikatowa w zasobie archiwum.

[Marcin Kapała]

Zasada proweniencji jest bardzo istotna w przypadku, który opisujesz. Zresztą jest najważniejszą z zasad, które stosujemy w archiwistyce. Kwestia sygnatur jest drugorzędna, przecież akta zespołów powinny zostać fizycznie rozdzielone. Można również zastosować sygnaturę rozbudowaną o numer zespołu (oczywiście dla nowego aktotwórcy, nikt nie będzie zmieniał dotychczas nadanych sygnatur).  Oczywiście możesz prowadzić rejestr w dalszym ciągu i stosować sygnatury, które będą z niego wynikały. Myślę jednak, że musisz dokonać wówczas wyraźnego rozdzielenia zespołów w samym wykazie.

[Jarek]

Wystarczy w wykazie (i na spisach) umieszczać informację o wytwórcy.

[Marcin Kapała]

Można też zadbać o to, żeby dokumentacja nowego aktotwórcy rozpoczynała się od konkretnego numeru z wykazu spisów zd-od. Dzięki temu zwiększa się czytelność przechowywanego w archiwum zakładowym zasobu (tak myślę).

[Jarek]

Czyli np. przeskok z numeru 876 do 1001? I wykorzystywanie wolnych numerów w miarę dopływów akt starej jednostki? To jest jakiś pomysł ale nie wiem czy da się w tak dużej instytucji oszacować ile może być jeszcze spisów dokumentacji dawnej jednostki. Poza tym wykaz spisów to rodzaj rejestru, zachowanie ciągłości numeracji może dać większy pożytek niż rozdzielanie zespołów. Zresztą, powtórzę, mam wątpliwości czy to rzeczywiście będą dwa zespoły.