Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych

[Ewap]

Możliwości wyszukiwawcze ZoSIA są zdecydowanie większe niż ewidencji papierowej, chociaż są tacy którzy myślą inaczej 

Każdy system informatyczny jest lepszy niż papier i nie musi się nazywać ZoSIA. Nie wiem czy rzeczywiście jest ktoś kto myśli inaczej.... bo to chyba niemożliwe... Czasami systemy mają źle skonstruowane wyszukiwarki lub nie ma kontroli nad jakością danych więc mogą być trudności wyszukiwawcze. Wtedy to rzeczywiście jest woda na młyn papierolubnym...

[Ewap]

Skoro była na zjeździe IFAR, to znaczy że interesuje się problematyką archiwalną. Nie jest więc "zwykłym" obywatelem...

[zo_non.sense]

Skoro była na zjeździe IFAR, to znaczy że interesuje się problematyką archiwalną. Nie jest więc "zwykłym" obywatelem...

A co stoi na przeszkodzie bycia zainteresowanym archiwistyką, niejako zawodowo i jednocześnie bycia użytkownikiem archiwów państwowych? To, że ktoś jest archiwistą zakładowym - to dla przykładu i użytkownikiem jednego, dwóch czy kilkunastu Archiwów  nie czyni go nadzwyczajnym obywatelem W myśl ustawy nam obecnie obowiązującej prawo do korzystania z archiwów ma KAŻDY i tak samo każdy może zgłosić swoje niezadowolenie do NDAP w związku z utrudnieniami, ograniczeniami etc.

Poza tym, mam nieodparte wrażenie, że NDAP dopiero w ostatnich latach przyjęła tendencję archiwów otwartych i w tę stronę konsekwentnie zmierza. Zatem to, że Hanna Staszewska zwróciła uwagę, że prace nad retro-konwersją nie mogą być powodem do ograniczania dostępu użytkownikom do zasobu archiwalnego - wszystkim, bez dzielenia na zwykłych i innych, poczytuję akurat bardzo in plus...

I żeby nie było, konstruktywna krytyka jest zawsze mile widziana. Z naciskiem na konstruktywna...

[Bolek]

Retrokonwersią ma jedną poważną wadę. Wymusza przesygnowanie akt zespołów.

[Kajka]

Wcale nie wymusza, można kolejne spisy zdawczo odbiorcze dodawać jako odrębne serie, tylko trzeba ustawić w ZoSIA aby numeracja w obrębie serii zaczynała się od 1. Chociaż fakt, sygnatura ciągła jest zalecana ale nie ma literalnego obowiązku jej stosowania

[Bolek]

Tak. Można jak Ci NAC da taką możliwość. Życzę powodzenia w starania się o to.

[Maciej Zdunek]

Można wprowadzać sygnatury tekstowe oraz powtarzalne w obrębie zespołu (np. w każdej serii od 1), jednak tak jak już wspomniałem w tej sprawie trzeba kontaktować się z NAC. Niestety, w tej sprawie kontaktuje się wiele archiwów i utworzył się zator. Ponieważ powoduje to dodatkowe obciążenie dla NAC, a jednocześnie przede wszystkim jest niedogodne dla użytkowników, którzy muszą czekać Komitet Sterujący ZoSIA podjął decyzję o przygotowaniu w trybie pilnym funkcjonalności umożliwiającej samodzielną zmianę tych atrybutów w ZoSIA.
Tymczasem sugeruję skupić się, jeśli to możliwe, na tych zespołach, które posiadają sygnatury liczbowe.

[jacek_k]

Proszę o wybaczenie za ogólne pytanie (jestem li tylko archiwistą zakładowym):

ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna?

Mówiąc inaczej - ZoSIA przyczyniłą się do zmian w metodyce archiwalnej archiwów państwowych, czy jej powstanie wynikało z potrzeby zmian w tej metodyce/dostosowania praktyki do zasad metodyki (wiem, źle to brzmi)?

Pytam z czystej ciekawości.

[Bolek]

Jak wspomniał tutaj Maciek stworzył się zator. Machnąłem na to już ręką. Po wprowadzeniu danego spisu robię w exelu konkordancję sygnatur na czas przejściowy do przesygnowania zespołu. Obawiam się tylko jednego, że ktoś uzna taki sposób za pełne opracowanie akt sespołu

[Bolek]

Cd.....
Bez zaglądania do teczek. Kilka lat temu przerabiałem coś takiego "nie opracowujemy akt zespołu, tylko inwentaryzujemy". I później masowo przepychano takie zespoły przez komisję.

[Hanna Staszewska]

O zgrozo
Zatwierdzała komisja, czyli nikt tak naprawdę, odpowiedzialnosc jest rozmyta....
To jest jeden z moich argumentów przeciwko zatwierdzaniu inwentarzy przez komisje metodyczne.
W procedowanych obecnie przez CKM projektach przepisów zatwierdzać inwentarze będzie dyrektor (będzie oczywiscie mógł zasięgnąć opinii komisji metodycznej), ale przedtem taką pomoc archiwalną będzie musiał podpisać kierownik opracowania, wyraźnie deklarując, że sprawdził i zaakceptował prawidłowosc opracowania. Myslicie, że w ciemno podpisze własnym nazwiskiem "niepewny" inwentarz?

[Ewap]

O zgrozo
Zatwierdzała komisja, czyli nikt tak naprawdę, odpowiedzialnosc jest rozmyta....
To jest jeden z moich argumentów przeciwko zatwierdzaniu inwentarzy przez komisje metodyczne.
W procedowanych obecnie przez CKM projektach przepisów zatwierdzać inwentarze będzie dyrektor (będzie oczywiscie mógł zasięgnąć opinii komisji metodycznej), ale przedtem taką pomoc archiwalną będzie musiał podpisać kierownik opracowania, wyraźnie deklarując, że sprawdził i zaakceptował prawidłowosc opracowania. Myslicie, że w ciemno podpisze własnym nazwiskiem "niepewny" inwentarz?

Przykro mi Pani Hanno, ale kompletnie się z Panią nie zgadzam! Nie będę się teraz rozwodzić nad tym, że komisje metodyczne jako organy doradcze i opiniodawcze nie mogły niczego zatwierdzać... O to spór się toczył w NDAP już w latach 2008-2010... No ale taka była tradycja więc tak zostało. To są formalizmy.
Pytanie tylko, po co wydłużać całą procedurę (a przecież ich Pani tak nie cierpi bo wszystko spowalniają) i zawracać głowę dyrektorom i jeszcze ich urabiać w odpowiedzialność za zatwierdzenie opracowanego zespołu/zbioru. Przecież niektórzy z dyrektorów archiwów nigdy nie pracowali w archiwach. Niektórzy zajmowali się nadzorem archiwalnym albo nawet promocją!
A co gdy dyrektor nie zatwierdzi opracowania zespołu? Komisja metodyczna powie że opiniuje pozytywnie. A on dalej - że nie!!! Co wtedy? Kto napisze do Naczelnego? Przecież z większości regulaminów wynika, że to dyrektorzy archiwów podpisują pisma do Naczelnego 
A co gdy nie zatwierdzi, komisja metodyczna zaopiniuje negatywnie, a on ZATWIERDZI?

A co będzie gdy kierownik ds. opracowania pracuje dopiero od miesiąca i kompletnie się na tym nie zna. Taką praktykę już znamy. W Naczelnej Dyrekcji - może z wyjątkiem Dep. Archiwistyki - sprawami istotnymi w skali kraju w dziedzinie archiwalnej kierują ludzie kompletnie spoza środowiska archiwalnego, chyba nawet (o ile internet nie kłamie) bez wykształcenia humanistycznego. Może się tak zdarzyć też w archiwach... W końcu ryba zawsze psuje się od głowy....

Uważam więc takie założenia, które Pani proponuje i jak widać po protokołach CKM mocno forsuje, za idealistyczne.
Może za opracowanie powinien odpowiadać ten kto opracowuje? Może warto pomyśleć o recenzentach własnych i zewnętrznych? Może warto zaufać komisjom metodycznym i ustalić kryteria które muszą spełniać pracownicy archiwów by w tych komisjach być? Może warto publikować te recenzje oraz sam inwentarz i pozostawić na miesiąc do zgłaszania uwag i opinii? Może warto postawić na samokontrolę? Może warto zatroszczyć się o kształcenie kadr i nagradzanie tych którzy robią to i robią to dobrze! Może warto wykorzystać doświadczenia z obron prac dyplomowych lub doktoratów? W końcu nie mówi o jakiejś tam podstawowej ewidencji, ale o opracowaniu naukowym!
Przecież polityka archiwalna, zawarta w strategii archiwów państwowych, już spowodowała drastyczny spadek na tym polu. Wszyscy tylko przepisują ewidencję i przepisują. Raz bo ewidencja skarbowa a raz bo retrokonwersja... I tak bez końca...

[Maciej Zdunek]

ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna?

Mówiąc inaczej - ZoSIA przyczyniłą się do zmian w metodyce archiwalnej archiwów państwowych, czy jej powstanie wynikało z potrzeby zmian w tej metodyce/dostosowania praktyki do zasad metodyki (wiem, źle to brzmi)?

Pytam z czystej ciekawości.

To bardzo ciekawe ale i trudne pytanie i nie jest łatwo na nie odpowiedzieć. Generalnie można powiedzieć tak: ZoSIA miała być przyczyną rewolucji, ponieważ w zamierzeniu jej twórców, którzy przyczynili się do jej powstania 10 lat temu (czyli przede wszystkim Rafała Magrysia, bez którego nie byłoby to możliwe, a ponadto Nikodema Bończy Tomaszewskiego, Hanny Staszewskiej, Wojciecha Woźniaka, niżej podpisanego i wielu innych osób - ta lista jest naprawdę długa...) jej powstanie i wdrożenie miało być połączone z wdrożeniem całego pakietu nowych przepisów metodycznych (które zespół przygotował), które miały zmodernizować polskie archiwa. Na skutek bierności/oporu ówczesnej NDAP tak się jednak nie stało.
Czy ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna? Chyba jednak ani jedno, ani drugie.

[Ewap]

ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna?

Mówiąc inaczej - ZoSIA przyczyniłą się do zmian w metodyce archiwalnej archiwów państwowych, czy jej powstanie wynikało z potrzeby zmian w tej metodyce/dostosowania praktyki do zasad metodyki (wiem, źle to brzmi)?

Pytam z czystej ciekawości.

To bardzo ciekawe ale i trudne pytanie i nie jest łatwo na nie odpowiedzieć. Generalnie można powiedzieć tak: ZoSIA miała być przyczyną rewolucji, ponieważ w zamierzeniu jej twórców, którzy przyczynili się do jej powstania 10 lat temu (czyli przede wszystkim Rafała Magrysia, bez którego nie byłoby to możliwe, a ponadto Nikodema Bończy Tomaszewskiego, Hanny Staszewskiej, Wojciecha Woźniaka, niżej podpisanego i wielu innych osób - ta lista jest naprawdę długa...) jej powstanie i wdrożenie miało być połączone z wdrożeniem całego pakietu nowych przepisów metodycznych (które zespół przygotował), które miały zmodernizować polskie archiwa. Na skutek bierności/oporu ówczesnej NDAP tak się jednak nie stało.
Czy ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna? Chyba jednak ani jedno, ani drugie.

Niestety Panie Macieju, to jest legenda, którą stworzyło środowisko, które Pan tu przywołał... Mam nadzieję, że większość pamięta, jak wyglądały prace nad ZoSIA (proszę docenić prawidłowy zapis) i jak nie można się było doprosić żadnej dokumentacji, jak miotała się CKM, jak ciężko było dostać dostęp do systemu by go weryfikować, jak wszystkie uwagi spoza ww. środowiska były odrzucane i zbywane... Jak źle wypowiadano się o ludziach piszących na IFAR, że są zacofani, że chcą pracować w bazach akccesowych bo nie chcą takiej ZoSIA, itp. itd.
A może warto udostępnić w trybie informacji publicznej całą dokumentację kontrolną z 2011 r., protokoły CKM z lat wcześniejszych? De facto to wszystkie protokoły z kontroli w archiwach państwowych powinno być w BIP...
Ja pamiętam też początki ZoSIA, gdzie w pierwotnej wersji opierała się na tym tylko co było w IZA, potem dorabiano funkcjonalności odpowiadające SEZAM i KANAPA... I tak jest cały czas.... Ciągła dorabianie i dorabianie, aż się robią zatory. Widać, że od początku szwankowała analityka... a może w ogóle jej nie było.... Może w ogóle nie było żadnego planu i założeń.... tylko hurra optymizm...
Dlatego proponuję powstrzymać się przed pisaniem "bierność/opór", bo od tego jest NDAP by rozważnie i świadomie wprowadzać zmiany w skali ogólnopolskiej....
Poza tym może obecna NDAP jest bierna i oporna.... o czym świadczy brak jakichkolwiek zmian na jej stronie internetowej, pomimo wielu postulatów w tym zakresie.

[Ewap]

Dodatkowo dla mnie to że projekt ZoSIA był nie najlepszy świadczy fakt, że NAC systemu u siebie nie wdrażał przez cały ten czas... Pytanie dlaczego? Ciekawe czy teraz go wdrożył i kiedy to było?

A możemy prosić o udostępnienie całej dokumentacji z 2008 r., w której były te wszystkie projekty zmian metodycznych, które NDAP nie przyjęła? Czy ktoś ma do tego dostęp? Czy to wpłynęło do NDAP? I kto to tam skierował?

Spróbujmy zweryfikować legendę...