Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych

[Kajka]

Spis MUSI być w postaci elektronicznej czy MOŻE byc w postaci elektronicznej?
W przypadku tej drugiej opcji idę o zakład, że sporo jednostek przekaże nam wydruki. Dlaczego? Bo MOŻE. "A pani Krysia co się zajmuje archiwum u nas w gminie nie ma czasu na przepisywanie tego, co już ręcznie raz napisała!"

Podstawą prawną jest Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r.w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU 2015, poz. 174).
Postać spisu (papierowa czy elektroniczna) nie jest tu określona, jednak w par. 5, ust. 1 czytamy "Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej kierownikiem jednostki (...)" więc zakładam, że jakieś możliwości ustalenia postaci spisu są.
Nie dysponuję tutaj danymi z całego kraju, ale z doświadczenia wiem, że wiele archiwów dysponuje takimi spisami w wersji elektronicznej. A pozostałe? Żyjemy przecież w takich czasach, że większość, jak nie wszystkie jednostki organizacyjne, i tak posiada spisy w wersji elektronicznej (mówię o tych przekazywanych teraz). Czy więc stanowi to aż taki problem aby ustalić z nimi aby przekazywały spisy także w postaci elektronicznej?

Po naszych doświadczeniach z "akcesją" biorąc pod uwagę mnogość formatów i możliwości tworzenia tychże spisów, a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
pozbędę się resztek owłosienia na głowie...

Mniejsza o format, z większości czy jest to .doc czy .xls czy .csv da się coś wydusić, chodziło mi o zawartość merytoryczną spisu, czyli czy pozycja na spisie zgadza się z jednostką archiwalną i jej zawartością...

Jeśli dyrektor archiwum nie jest wstanie poradzić sobie z sekretarką z Urzędu Gminy to chyba coś jest nie tak. Brak spisów elektronicznych to sztuczne tworzenie problemów w AP. Bezpośrednio poznałam dwa archiwa warszawskie i zarówno w APW jak i w AAN stałą praktyką od lat jest przejmowanie wersji elektronicznej spisów. W APW migrację spisów do IZA robi informatyk albo przeszkoleni przez niego  pracownicy opracowania i nie zajmuje to jakoś strasznie dużo czasu. W moim archiwum zakładowym od 6 lat ani jedna teczka nie została przyjęta z komórki organizacyjnej do AZ bez wersji elektronicznej spisu w formie pliku Excel. Nie mamy, żadnej bazy ani aplikacji, ale wersja elektroniczna bardzo ułatwia wyszukiwanie czy też przygotowywanie spisów akt do brakowania.

[Kajka]

Nareszcie jakieś konkretne działania. Mierziło mnie przed laty w archiwum w dziale, w którym pracowałem, że przepisane do Izy inwentarze oraz sporządzone w pdf ie wstępy do nich zalegają na komputerze i nic z tym się dalej nie robi.

Są jeszcze bardzo liczne "robocze" wersje IZY i później nie wiadomo która ewidencja jest aktualna, ale na szczęście wdrożenie ZoSIA wymaga scalenia takich kwiatków i uporządkowania ewidencji. Jak już jest ewidencja w ZoSIA to można ją udostępniać na SWA.

[Kajka]

Powtórzę się - po 10 latach walki z AZ o to, by przekazywali nam spisy "gotowe" do wrzucenia w "Izę" (vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,1469.msg8527.html#msg8527) współczuję tym którzy będą to scalać. Z doświadczenia - pdf z zablokowanym kopiowaniem, jpg wklejony do doca...
Im mniej możliwości zostawimy userom (w tym wypadku AZ), tym lepiej, szybciej, sprawniej załatwimy scalanie tych danych z naszymi bazami. Przerabiałem to na własnej skórze.
Głupio tak się chwalić, ale może by tak na obraz i podobieństwo tego - http://www.rzeszow.ap.gov.pl/az_59/ tylko bardziej dopracowane.

Pozwolę sobie zasugerować dwa rozwiązania problemu:

1. Kompleksowe - stworzenie aplikacji bazodanowej (prostej w obsłudze, działającej 'lokalnie') dla archiwów zakładowych, która, poza ewidencją, umożliwiałaby m.in. automatyczne generowanie spisów dla Archiwów Państwowych.

2. Zgodnie z propozycją Pana Marka - aplikacja generująca spisy (np. CSV) z 'różnych' plików źródłowych (taki spis b. łatwo można później importować do ZoSIA).

Jak słyszę napiszmy przydatną aplikację to zaczynam się bać.
Nie lubię sztucznego tworzenia problemów i piętrzenia przeszkód tam gdzie tak naprawdę ich nie ma. W moim odczuciu nie ma co komplikować tematu, wystarczy prosty plik wzorcowy  (taki sam dla wszystkich AP) w exel lub csv i obowiązek przekazywania do AP równocześnie ze spisami papierowymi. Tylko aby taki obowiązek nałożyć trzeba by było zmienić rozporządzenie http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20150001743 bo było ono tworzone w ekspresowym tempie i trochę "na kolanie" nie uregulowano pewnych zagadnień.

[Kajka]

Rzeczywiście, nawet najlepiej napisana aplikacja z bardzo dobrą instrukcją nie wykluczy całkowicie tego rodzaju problemów.
Optymalne byłoby wsparcie/rozwój aplikacji przez NDAP (NAC?) z jakąś formą wsparcia technicznego (może nawet lokalne 'centra kompetencji' w Archiwach Państwowych).

Pozwolę sobie się nie zgodzić, to nie jest optymalne rozwiązanie. Mało tego - praktycznie niemożliwe do zrealizowania. Dlaczego? Bo w statystycznym AP jest 1 (słownie: jeden) informatyk. Dowalmy mu jeszcze jazdy w odwiedziny do pani Krysi. Kto zapłaci za delegacje?
 

Wiem że PUW planował zrobienie w EZD dodatkowego modułu wspomagającego tworzenie spisów zd - odb i obsługę archiwum zakładowego. W kontekście planów utworzenia EZD RP nie wiadomo kiedy i czy w ogóle ten pomysł zostanie zrealizowany. Tylko aby korzystać z takiej funkcjonalności to wszystkie AP musiały by mieć wdrożone EZD, żeby się komunikować w systemie Myślę, że więcej korzyści mogła by przynieść współpraca z twórcami systemu EZD RP stworzenie produktu który spełniał by oczekiwania archiwistów.

Racja. W. w. aplikacja ograniczałaby możliwość 'manewru' ale, w tym przypadku, miałem raczej na myśli 'różne' pliki już istniejące w AZ bądź AP ('tabelki', .doc, .csv, tworzone w Wordzie, Excellu,  programie Open Office), które mogłyby posłużyć jako źródło do generowania spisów w odpowiednim formacie (łącznie z automatyczną walidacją zawartości).

Wystarczy jasne określenie dopuszczalnych formatów (Excel, csv itp)

Pliki już istniejące w AP - Izy, Mapy, Scrinium i inne cuda to problem AP i pewnie się z nim zmierzymy w nieodległej przyszłości - http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=3139.0;attach=1514, chodzi mi raczej o to, co będzie jak już nasze "szufladki z inwentarzami" upchamy na dyski. AZ nadal będą przekazywać spisy w najróżniejszych formatach mniej lub bardziej "importowalnych" i jeśli już teraz nie zdecydujemy, jak to rozwiązać, to ewidencji w wersji elektronicznej nie będziemy mieli nigdy. Nawet jeśli AP wyśle do NDAP radosny meldunek "Panie Dyrektorze melduję wykonanie zadania" to hipotetycznie dzień później to samo AP dostanie nabytek 50 mb. z ewidencją w postaci jpg wklejonego do doca.

Poziom dyskusji w tym zakresie przypomina mi rozważania dotyczące dokumentacji elektronicznej z przed paru lat i pytania "Czy skany to dokumenty elektroniczne?"

  Uważam, ze wprowadzenie JEDNEJ ogólnie dostępnej bazy dla AZ (do obsługi niezbędny jest internet i dowolna przeglądarka) z której lokalni administratorzy mogliby kilkoma kliknięciami zaimportować dane wprowadzone przez AZ do Zosi czy czegokolwiek innego jest najtańszym (żadnych problemów z instalacjami, "centrami kompetencyjnymi", delegacjami) i globalnym (wszystkie dane w jednym miejscu, wszystkie spisy identyczne, żadnych problemów z importem) rozwiązaniem. Możemy się bawić w "protezy", aplikacje importujące z fyfnastu formatów - tylko po co, skoro można to załatwić raz, a dobrze.
Administratorów lokalnych jest (strzelam) 33, Archiwistów zakładowych jest (sprawdziłem w KN-1) 10319. kto ten tłum przeszkoli? Syzyfowa praca dodając do tego rotację kadr.

Nie róbmy z ludzi idiotów. Zakładamy, że pracownicy administracji znają przynajmniej podstawy MS Office
Przy pierwszej archiwizacji w EZD przeszkoliliśmy zasobami kadrowymi dwóch osób 2,5 tys osób w ciągu trzech miesięcy, dwa razy w tygodniu w grupach 50 os. Więc się da! Rotacja kadr w ZA nie jest chyba większa niż w AZ

[Jarek]

Nie mieszałbym EZD do tej dyskusji. Zarządzanie tradycyjnym zasobem az przy pomocy jakiegoś modułu EZD to tylko ewentualna dodatkowa "funkcjonalność" programu, a EZD RP to w ogóle śpiew przyszłości. Nie ma przy tym też znaczenia czy wszystkie ap będą miały EZD czy nie. Bo o integracji systemów takich jak EZD i ZoSIA czy NIKA można myśleć dopiero za jakiś czas, jeśli w ogóle, nie jestem w stanie teraz tego ocenić.

Jak słyszę napiszmy przydatną aplikację to zaczynam się bać.
Nie lubię sztucznego tworzenia problemów i piętrzenia przeszkód tam gdzie tak naprawdę ich nie ma. W moim odczuciu nie ma co komplikować tematu, wystarczy prosty plik wzorcowy  (taki sam dla wszystkich AP) w exel lub csv i obowiązek przekazywania do AP równocześnie ze spisami papierowymi. Tylko aby taki obowiązek nałożyć trzeba by było zmienić rozporządzenie http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20150001743 bo było ono tworzone w ekspresowym tempie i trochę "na kolanie" nie uregulowano pewnych zagadnień.

Tyle że w tym przypadku aplikacja już właściwie jest, są też konkretne doświadczenia. Moim zdaniem pomysł z plikiem wzorcowym jest też wart rozpatrzenia, więc może warto eksperymentalnie udostępnić gdzieś możliwość korzystania z takich plików, jako alternatywę dla aplikacji. Może jedno z tych rozwiązań się sprawdzi a drugie nie, albo obydwa trzeba stosować równolegle. W archiwistyce prawie nie wykorzystuje się praktycznych doświadczeń, testowania i eksperymentów*, może warto z takiej możliwości (choćby w ograniczonym zakresie) tym razem skorzystać. Bo w samej dyskusji raczej nie będziemy w stanie wskazać jedynie słusznego rozwiązania.

pozdrawiam

Jarek

* w zakresie archiwistyki eksperymentalnej czy doświadczalnej warto sięgnąć do tekstu: http://www.home.umk.pl/~akz/AKZ_06_Monika_Colbecka_Badanie_systemu_informacji_archiwalnej_AP_w_Toruniu.pdf . W omawianym przez nas przypadku to raczej proste testowanie a nie badanie naukowe będzie miało realną wartość, ale warto zwrócić na ten aspekt uwagę. Pani Monika Cołbecka kontynuuje prace w tym zakresie i polecam śledzenie jej efektów w postaci kolejnych publikacji.

[Jarek]

Aha, też mam takie doświadczenie, że panie i panowie (o różnych imionach) wstawiają do gotowych formularzy a to spacje, a to entery, a to bóg wie co jeszcze (żeby ładnie wyglądało na wydruku), co potem nijak nie nadaje się do jakiejkolwiek konwersji. Zresztą, zaraz - przecież wiele ap publikuje na swoich stronach takie pliki wzorcowe - służące jednak przede wszystkim do generowania wydruków - na ile często spisy elektroniczne tworzone na bazie tych wzorów trafiają do ap i na ile nadają się do jakiejkolwiek konwersji i importu?
Zakładam też że pracownikowi az będzie wszystko jedno czy wklepuje dane do excela czy do dedykowanej aplikacji. Co do programów dotyczących zarządzania zasobem papierowym az nie mam doświadczenia, ale myślę że największy problem to "przerobienie" zapisów z ewidencji zasobu az na zapisy spisu dla ap (różny zakres danych).

[Paweł z ...]

Cytat: Marcin Buczek w Wrzesień 06, 2016,

    Retrokonwersja wszelkich pomocy ewidencyjnych ok cieszy a co natomiast z takimi przypadkami akta sądowe XX w. które nie są udostępniane na  SwA a są w ZoSIA jak je udostępniać gronu zainteresowanych. Przypadek drugi przemigrowane spisy z-o do ZoSIA z jednostkami zablokowanym udostępnianiem szerokiemu gronu udostępniamy w pracowni nadal w papierze
Dlaczego nie w Zosi, skoro dane tam są? Po co papierowe inwentarze, rewersy? Nie można udostępnić Zosi dla korzystających w pracowni? On-line tniemy całe zespoły z danymi osobowymi, ale w pracowniach powinny być dostępne w sieci lokalnej. Powtórzę pytanie które już kiedyś zadałem - PO CO NAM ZOSIA? Dla "frajdy" oddziału opracowania? Żeby mogli serie, pod-serie i pod,pod,pod-serie tworzyć?

Może mi ktoś wytłumaczyć dlaczego on-line archiwum będzie cięło zespoły z danymi osobowymi, choć papierowo w pracowni to samo bez cenzury będzie udostępniane? Rozumiem, że jeżeli prawo nie pozwala udostępniać to nie udostępniamy niezależnie czy on-line czy w pracowni. Różnicowanie prawa dostępu w zależności od tego czy pojawię się fizycznie czy wirtualnie to prawie dyskryminacja . Wszak może być ewidencja niedostępna on-line dla anonimowego użytkownika i taka dostępna po zidentyfikowaniu użytkownika i uzyskaniu odpowiednich zgód.

[Bolek]

Ba pamiętam jak u nas w archiwum przepisywano fiszki inwentarza kartkowego dotyczącego akt miast a pisane neogotykiem. Jazda była niezła a błędów co niemiara jak pracownik nie znał niemieckiego.
Z czasem to poprawiono ale pierwsze efekty były ciekawe.

[Maciej Zdunek]

Dla zainteresowanych tematem: załączam pismo Naczelnego Dyrektora wysłane w temacie retrokonwersji 9 listopada b.r.
Jeśli są jakieś pytania chętnie odpowiem.

[Kajka]

Taka mała wrzutka dot. tego jak to robili inni czyli retrokonwersja w Bibliotece Narodowej.
Należy zwrócić uwagę, że cały proces został rozpoczęty dziesięć lat temu, więc archiwa są daleko w tyle
Chociaż chętnie bym się dowiedziała ile osób było zaangażowanych i jak przedstawiają się proporcje pomiędzy budżetem przeznaczonym na retrokonwersję w przypadku BN i AP
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:2wco0qUmyZ0J:bn.org.pl/download/document/1237463222.doc+&cd=2&hl=pl&ct=clnk&gl=pl

[Bolek]

Mam może lamerskie pytanie. Jak jest z wpisywaniem do Zosi spisów o numeracji zaczynającej się kilka razy od 1. Da się to zrobić, czy wymagane jest przesygnowanie teczek? Takie pytanie w związku z retrokonwersią.

[Marcin Buczek]

Nie ma z tym problemów w ZoSiA oczywiście że Seria nr 1 sygn. 1, 2, 3, ... n; Seria 2 nr 2 sygn. 1 , 2 , 3 ....n. Co więcej W ZoSIA możemy wprowadzać sygnatury tekstowe dzięki czemu nie ma potrzeby przesygnowywania już istniejących spisów czy inwentarzy. Co prawda koledzy z NAC zawsze kręcą nosem na tekstowe ale nie ma problemu trzeba im wtedy zgłosić w jakich zespołach będą takie sygnatury a oni ustawiają taką możliwość. Oczywiście wszyscy dążymy do ideału czyli sygnatury ciągłej.

[Maciej Zdunek]

Koledzy z NAC nie kręcą nosem, tylko podkreślają przewagę sygnatury normalnej (liczbowej) nad inną (tekstową, czy nieunikalną w obrębie zespołu).

Poza tym wszystko co napisał Marcin to prawda: sygnatura w ZoSIA może być dowolna, tylko trzeba pamiętać, że w systemie dla każdego zespołu, który już jest założony domy

[Maciej Zdunek]

[Ech... nie mogę się przyzwyczaić do tego nowego mechanizmu forum... Alt+S zamiast wstawić "s z kreską" zapisuje posta. A jak później wchodzę do jego edycji i po dłuższej edycji próbuję zapisać widzę komunikat, że przekroczyłem czas edycji posta  ]

No dobra to jeszcze raz:
Koledzy z NAC nie kręcą nosem, tylko podkreślają przewagę sygnatury normalnej (liczbowej) nad inną (tekstową, czyli z różnymi dodatkami literowymi i nie tylko lub sygnaturą nieunikalną w obrębie zespołu, czyli wtedy kiedy w zespole mamy np. trzynaście sygnatur "1" jak tutaj: http://szukajwarchiwach.pl/35/22/0/?jump=1#tabJednostki).

Poza tym wszystko co napisał Marcin to prawda: sygnatura w ZoSIA może być dowolna, tylko trzeba pamiętać, że w systemie dla każdego zespołu, który już jest założony domyślną sygnaturą jest sygnatura liczbowa. Samodzielnie można konfigurować sygnaturę w momencie dodawania nowego zespołu do systemu.
Jeśli natomiast zespół już jest dodany do systemu - wtedy trzeba to zgłosić do NAC, aby zmienili atrybut sygnatury na pożądany. W zgłoszeniu do NAC trzeba oczywiście podać numer zespołu oraz pożądany sposób wypełniania pola z sygnaturą:
"tekstowy" - dla sygnatur typu 1a, XII/1a, I/1, 34/2
"sygnatury unikane w obrębie serii" - jeśli w każdej serii lub podserii mają się powtarzać te same sygnatury.
Najlepiej byłoby aby wytypować większą partię zespołów i wtedy wysłać zgłoszenie do NAC, a nie rozdrabniać tego na pojedyncze zespoły, bo wtedy realizacja takiego zgłoszenia może być uciążliwa.

[Bolek]

Nie ma z tym problemów w ZoSiA oczywiście że Seria nr 1 sygn. 1, 2, 3, ... n; Seria 2 nr 2 sygn. 1 , 2 , 3 ....n. Co więcej W ZoSIA możemy wprowadzać sygnatury tekstowe dzięki czemu nie ma potrzeby przesygnowywania już istniejących spisów czy inwentarzy. [...]

Ok zrobiłem jak tutaj napisane ale ZOSiA wyrzuca mi komunikat przy imporcie., że sygnatura taka już w zespole istnieje. Jak to obejść?
Tez muszę o zgłaszać do NAC-u?