Internetowe Forum Archiwalne > System informacji o zasobie archiwów państwowych
Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Marek Gieroń:
--- Cytat: Maciej Zdunek w Sierpień 30, 2016, ---Podstawą prawną jest Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r.w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU 2015, poz. 174).
Postać spisu (papierowa czy elektroniczna) nie jest tu określona, jednak w par. 5, ust. 1 czytamy "Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej kierownikiem jednostki (...)" więc zakładam, że jakieś możliwości ustalenia postaci spisu są.
Nie dysponuję tutaj danymi z całego kraju, ale z doświadczenia wiem, że wiele archiwów dysponuje takimi spisami w wersji elektronicznej. A pozostałe? Żyjemy przecież w takich czasach, że większość, jak nie wszystkie jednostki organizacyjne, i tak posiada spisy w wersji elektronicznej (mówię o tych przekazywanych teraz). Czy więc stanowi to aż taki problem aby ustalić z nimi aby przekazywały spisy także w postaci elektronicznej?
Mniejsza o format, z większości czy jest to .doc czy .xls czy .csv da się coś wydusić, chodziło mi o zawartość merytoryczną spisu, czyli czy pozycja na spisie zgadza się z jednostką archiwalną i jej zawartością... ;)
--- Koniec cytatu ---
Powtórzę się - po 10 latach walki z AZ o to, by przekazywali nam spisy "gotowe" do wrzucenia w "Izę" (vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,1469.msg8527.html#msg8527) współczuję tym którzy będą to scalać. Z doświadczenia - pdf z zablokowanym kopiowaniem, jpg wklejony do doca...
Im mniej możliwości zostawimy userom (w tym wypadku AZ), tym lepiej, szybciej, sprawniej załatwimy scalanie tych danych z naszymi bazami. Przerabiałem to na własnej skórze.
Głupio tak się chwalić, ale może by tak na obraz i podobieństwo tego - http://www.rzeszow.ap.gov.pl/az_59/ tylko bardziej dopracowane.
Michał Kaca:
--- Cytat: Marek Gieroń w Sierpień 30, 2016, ---Powtórzę się - po 10 latach walki z AZ o to, by przekazywali nam spisy "gotowe" do wrzucenia w "Izę" (vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,1469.msg8527.html#msg8527) współczuję tym którzy będą to scalać. Z doświadczenia - pdf z zablokowanym kopiowaniem, jpg wklejony do doca...
Im mniej możliwości zostawimy userom (w tym wypadku AZ), tym lepiej, szybciej, sprawniej załatwimy scalanie tych danych z naszymi bazami. Przerabiałem to na własnej skórze.
Głupio tak się chwalić, ale może by tak na obraz i podobieństwo tego - http://www.rzeszow.ap.gov.pl/az_59/ tylko bardziej dopracowane.
--- Koniec cytatu ---
Pozwolę sobie zasugerować dwa rozwiązania problemu:
1. Kompleksowe - stworzenie aplikacji bazodanowej (prostej w obsłudze, działającej 'lokalnie') dla archiwów zakładowych, która, poza ewidencją, umożliwiałaby m.in. automatyczne generowanie spisów dla Archiwów Państwowych.
2. Zgodnie z propozycją Pana Marka - aplikacja generująca spisy (np. CSV) z 'różnych' plików źródłowych (taki spis b. łatwo można później importować do ZoSIA).
Marek Gieroń:
--- Cytat: Michał Kaca w Sierpień 31, 2016, ---Pozwolę sobie zasugerować dwa rozwiązania problemu:
1. Kompleksowe - stworzenie aplikacji bazodanowej (prostej w obsłudze, działającej 'lokalnie') dla archiwów zakładowych, która, poza ewidencją, umożliwiałaby m.in. automatyczne generowanie spisów dla Archiwów Państwowych.
--- Koniec cytatu ---
<doświadczenia własne>
1. Informatyk, kolega pani Krysi "usprawni" działanie tej aplikacji i przestanie generować...
2. "a na moim komputerze to nie działa i nie wiem dlaczego, a informatyk powiedział, że się na tym nie zna i żeby zadzwonić do was..."
3. "Dyrektor zabronił instalowania czegokolwiek, nawet naszejklasy!"
</doświadczenia własne>
Pierwsze wersje naszej Akcesji tez działały lokalnie w AZ, po doświadczeniach jw. zakończyliśmy tą aplikacje na fazie testowej.
--- Cytat: Michał Kaca w Sierpień 31, 2016, ---2. Zgodnie z propozycją Pana Marka - aplikacja generująca spisy (np. CSV) z 'różnych' plików źródłowych (taki spis b. łatwo można później importować do ZoSIA).
--- Koniec cytatu ---
Obawiałbym się tych "różnych" spisów. Im mniejsza możliwość manewru userów tym lepiej. Początkowo w "Akcesji" tez daliśmy dużą swobodę licząc na "porządne przygotowanie"... Cóż... errare humanum est... Ograniczyliśmy pole manewru, pola wyboru bez możliwości własnej inwencji i skończyły się "dziwne" spisy i jeszcze dziwniejsze pytania przez telefon.
"Akcesja" działa maksymalnie prosto - baza danych opakowana w php na której AZ się loguje, wprowadza dane i dzwoni do nas po "akceptację". Akceptacja polega na tym, że kierownik opracowania przegląda te wprowadzone dane w poszukiwaniu "kwiatków" i wysyła maila "wszystko ok, drukować i przywozić" Akta ze spisem trafiają do magazynu, koleżanka z ewidencji ze spisem w rączce loguje się, 4 kliki i dostaje plik .mdb, sprawdza go dla zasady "ar ju siur?", kolejny klik i dane z pliku kopiują się do naszej Izy. Magazynier jeszcze układa akta na półce, a korzystający już je może zamówić w pracowni.
Bolek:
Nie wiem jak ZOSIA łyka spisy w wersji elektronicznej ale w Izie był problem.
Jak ktoś przekazał spis w exelu to pi doklejeniu potrzebnych kolumn spokojnie w ten sposób inweenaryzowało się przez przenoszenie i wklejanie wraz z seriami i podseriami oraz indeksami i po 200 j.a.
Ale jak były w Wordzie i nawalono spacji i enter ów to już mniej.
Pozdrawiam.
Marek Gieroń:
--- Cytat: Bolek w Sierpień 31, 2016, ---Nie wiem jak ZOSIA łyka spisy w wersji elektronicznej ale w Izie był problem.
--- Koniec cytatu ---
Nie tylko w Izie. Przy przenoszeniu do MySQL wystarczy jeden "niedomknięty" cudzysłów... Dlatego jak najmniej "inwencji własnej", pola "zamknięte" i radykalnie ograniczamy możliwość problemów.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej