Konsultacje rozporządzenie w sprawie dokumentacji toku studiów

[homo novus]

Projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji toku studiów -
http://legislacja.rcl.gov.pl/docs//506/12288309/12370921/12370922/dokument236563.pdf
http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12288309/katalog/12370921#12370921

Skracanie okresu przechowywania to ogólny trend - teczki studenckie 15 lat,  myślę natomiast że chyba można by sobie odpuścić przechowywanie prac w formie papierowej

[nikodem.b]

A dlaczego aż tak długo? Dlaczego nie 10, albo 5 lat, a może - idąc za światłym stwierdzeniem z innego wątku: "co stoi na przeszkodzie, aby w momencie zakończenia studiów  każdy dostawał swoją teczkę osobową do ręki".

Jak czytamy, po zakończeniu studiów Uczelnia może, zgodnie z ust.4 paragrafu 4 projektu rozporządzenia przekazać teczki studentów firmie przechowalniczej (sic!). Ciekawe jak ten zapis ma się do art. 5 unza i jakie może rodzić komplikacje, np. w przypadku konieczności wydania zaświadczenia z akt osobowych byłego studenta. Z kolei, wedle paragrafu 22, archiwa państwowe uszczęśliwiono przejęciem en masse dokumentacji przebiegu studiów w przypadku likwidacji uczelni. Warto też zwrócić uwagę, że digitalizacja teczek osobowych studentów ma charakter fakultatywny.

A co po upływie owych 15 lat? Uczelnia w myśl projektowanych przepisów nie musi już przechowywać teczek studentów. Zatem, jeśli jest to uczelnia publiczna, zwraca się do właściwego archiwum państwowego o zgodę na brakowanie (jeśli za te ok. 20 lat będzie jeszcze coś takiego funkcjonowało). I teraz archiwum państwowe ma ból głowy ? jeśli odmówi wydania zgody, będzie zobowiązane do przejęcia akt do swojego zasobu, jeśli wyda zgodę może okazać się, że zezwoliło na zniszczenie akt jakiegoś drugiego Einsteina. 

[Jarek]

Nikodemie, z tego co zrozumiałem z projektu, to wydaje mi się, że w ogóle akta studentów mają trafiać niby od ap po 15 latach, nie tylko w przypadku likwidacji, więc nie będzie żadnego brakowania. Ale chyba tylko  czort albo autor wie o co w tym paragrafie 4 i paragrafie 22 (nomen omen) chodzi ...

[homo novus]

Ciekawe, o ile faktycznie taka była intencja autora - to jak się ma to do statusu archiwów uczelnianych, jako archiwów z powierzonym zasobem? 

[Marcin Kapała]

Mnie też zastanawia ta niekonsekwencja projektu.
§ 4 punkt 4

Uczelnia może przekazać do przechowania teczki akt osobowych studentów podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, o której mowa w art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 359 i 978).

§ 22 punkt 1

Dokumentację przebiegu studiów przekazuje się do właściwego miejscowo archiwum państwowego niezwłocznie po zakończeniu kształcenia przez uczelnię oraz po upływie terminu, o którym mowa w § 4 ust. 2.

Sama ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym w art. 192a przewiduje natomiast, że

W przypadku likwidacji uczelni jej likwidator przekazuje dokumentację przebiegu studiów do właściwego miejscowo archiwum państwowego. Koszty przechowywania dokumentacji pokrywa się z majątku likwidowanej uczelni.

Rozumiem, że projektowane rozporządzenie ma umożliwić outsourcing. Jest to jednak rozwiązanie tylko dla uczelni prywatnych. Jak zauważył Nikodem - "jak zapis § 4 punkt 4 ma się do art. 5 unza". Mamy tutaj ewidentną kolizję aktów prawnych uniemożliwiającą stosowanie paragrafu 4.4 przez uczelnie publiczne. Chyba, że posłużymy się w interpretacji przepisów autonomią uczelni zapisaną w art. 70 Konstytucji i art. 4 Prawa o szkolnictwie wyższym . Brak konsekwencji może również doprowadzić do rozproszenia zasobu uczelni. Do czasu likwidacji szkoły akta studenckie będzie można przekazywać na przechowanie prywatnym przechowawcom, natomiast po likwidacji obligatoryjnie mają być przekazane do ap.

[krzysiekp]

Warto kilka kwestii wyja

[krzysiekp]

Warto kilka kwestii wyjaśnić. Zgodnie z ustawa prawo o szkolnictwie wyższym uczelnie posiadają archiwa wiec tylko ta komórka organizacyjna posiada prerogatywę do prowadzenia działalności archiwalnej określonej w art. 23 UNZA (w tym do gromadzenia i przechowywania akt uczelni). Po drugie  archiwa uczelni maja prawo posiadać zasób historyczny co nie jest jest tożsame z powierzeniem zasobu na podstawie zasad określonych w art. 38 UNZA. Nie zmienia to jednak faktu, ze archiwa uczelni kształtują swój zasób zgodnie z zasadami poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu. Proponowane w projekcie zapisy stanowią contra legem współczesnego prawa archiwalnego wiec uważam, ze nie będą stanowić lex specialis.

[Marcin Kapała]

Po drugie  archiwa uczelni maja prawo posiadać zasób historyczny co nie jest jest tożsame z powierzeniem zasobu na podstawie zasad określonych w art. 38 UNZA.

Możesz rozwinąć wypowiedź, którą zacytowałem? Byłem przekonany, że zasób historyczny w archiwach uczelnianych wynika właśnie z powierzenia zasobu. Chętnie dowiem się czegoś więcej. W ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym jest jedynie ogólny zapis, który mówi:

art. 88. 6. Uczelnia prowadzi archiwum. Działalność archiwum regulują przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016).

[Jarek]

Art. 35 ust. 2 ustawy archiwalnej pozwala archiwom zakładowym uczelni posiadać zasób historyczny bez żadnych powierzeń, decyzji etc.

[Marcin Kapała]

Zasób historyczny uczelni jest więc formą powierzenia wynikającą wprost z ustawy, bez wymogów proceduralnych, które towarzyszą art. 38 UNZA.

[Marcin Kapała]

Akta studenckie mają być przechowywane przez 15 lat, a po upływie tego okresu przekazane do ap. Archiwa państwowe gromadzą zasób historyczny, więc rozumiem, że teczki osobowe studentów mają mieć wartość trwałą. Tylko po co uczelnie mają przekazywać część swojego historycznego zasobu do ap? 

[Marcin Kapała]

Kontynuując, jeżeli teczki studenckie mają mieć tylko wartość czasową, po co przekazywać je do ap. W takim wypadku pojawia się jednak inny problemem. Zgodnie z paragrafem dwunastym rozporządzenia:

1. W przypadku utraty oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu, absolwent może wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu tych dokumentów.
2. Uczelnia wystawia duplikat na podstawie dokumentów zawartych w teczce studenta.

W mojej opinie propozycja jest niedopracowana.

[Jarek]

Zasób historyczny uczelni jest więc formą powierzenia wynikającą wprost z ustawy, bez wymogów proceduralnych, które towarzyszą art. 38 UNZA.

No, chyba nie bardzo, to dwa równoważne zapisy i pojęcia ustawowe, lepiej tego w ten sposób nie upraszczać, bo to może przysporzyć tylko kolejnych wątpliwości interpretacyjnych.
Projekt jest ewidentną niedoróbką, wykracza poza delegację ustawową i narusza zapisy unza.

[krzysiekp]

Zgodnie z pro

[krzysiekp]

Rozwinę myśl Jarka.  Archiwa  uczelni zgodnie z art. 35 UNZA mogą jako jedyne archiwa zakładowe przechowywać zasób historyczny. Zasób historyczny zgodnie  z art. 25 UNZA stanowią materiały archiwalne wytworzone przed 1984 r. czyli przed wejściem w życie UNZA w tym również m.a. powstałe w wyniku działalności innej uczelni niż ta, w której funkcjonuje konkretne archiwum zakładowe. Regulacja ta koresponduje wiec z z zasada poszanowania historycznie  ukształtowanego zasobu archiwalnego.
Wyżej wymienione uprawnienia archiwów uczelni nie zwalniają ich jednak od obowiązku przekazywania m.a. do właściwych archiwów państwowych gdyż brak jest w ustawie jakiegokolwiek sformułowania na to wskazującego.
Inna stan prawny występuje w sytuacji powierzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który na wniosek uczelni możne powierzyć na stale lub na czas określony gromadzenie i przechowywanie m.a. określając przy tym warunki takiego powierzenia. Dopiero po otrzymaniu takiej decyzji można uznać, ze dane archiwum za posiadające powierzony zasób archiwalny.
Myślę, ze dostatecznie wyjaśniłem  Twoje  Marcin wątpliwości w tej kwestii.