Akta osobowe w postaci elektronicznej - konsultacje założeń projektu ustawy

[Hanna Staszewska]

A ja się jeszcze zastanawiam, jak na projekt zareagują firmy przechowujące akta oraz SAP (skurczy im się rynek), a także firmy porządkujące akta (także archwisci, którzy w ten sposób dorabiają).

[Paweł z ...]

Druga sprawa to prowadzenie akt osobowych. Tutaj nie mam większych zastrzeżeń. Projekt zakłada fakultatywnie do wyboru albo formę cyfrową albo tradycyjną. Nie różni się to od rozwiązań przyjętych dla systemów zarządzania dokumentacją. Znajduję również uzasadnienie dla formy mieszanej. Trzeba pamiętać, że dokumentacja osobowa w większości prowadzona jest w formie tradycyjnej. Przy założeniu, że obowiązują dwie alternatywne (wykluczające się) formy przechowywania, każdy pracodawca decydując się na formę cyfrową musiałby zdigitalizować wszystkie dotychczas zgromadzone akta osobowe. Wyobraźmy sobie, że przed takim dylematem staje KGHM albo ORLEN . W mojej opinii forma mieszana jest po prostu niezbędna.

Trochę inaczej rozumiem formę mieszaną. Mieszana jak ja to czytam to taka, że w zależności jak mi wygodnie dokumentuję albo papierowo albo elektronicznie, Czyli nie mam kompletnych akt ani w papierze ani w elektronice. Dlaczego KGHM lub ORLEN miałby digitalizować wszystkie dotychczas zgromadzone akta osobowe? Jak coś to tylko osób nadal pracujących i być może właśnie dla takich gigantów byłoby to opłacalne - wszystko w sieci jednostki dostępne w całości, kadry mogą być komórką rozproszoną a nawet część zadań kadrowych można zlecić na zewnątrz.

[Paweł z ...]

Abstakcją pozostaje dla nie procedura uwerzytelniania "zdigitalizowanej" dokumentacji pieczęcią i podpisem elektronicznym chociaż brzmi ciekawie. Pytanie tylko jak miałao by to funkcjonować od strony technicznej?  Jeśli coś takiego zostało by wprowadzone to może w przypadku dokumentacji w systemach EZD była by szansa na uwierzytelnianie przesyłek wpływającej i brakowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych

Myślę, że to nie jest przyczyną braku przepisów co do brakowania dokumentacji zgromadzonej w składach chronologicznych. Można by rzecz, że i teraz w systemach EZD digitalizowany dokument jest podpisany elektronicznie - wszak wiemy kto skan dodał do systemu i kiedy. Jedyna różnica to taka, że w przypadku pieczęci i podpisu elektronicznego dochodzi nam trzecia strona zaufana.

[Marcin Kapała]

Trochę inaczej rozumiem formę mieszaną. Mieszana jak ja to czytam to taka, że w zależności jak mi wygodnie dokumentuję albo papierowo albo elektronicznie, Czyli nie mam kompletnych akt ani w papierze ani w elektronice. Dlaczego KGHM lub ORLEN miałby digitalizować wszystkie dotychczas zgromadzone akta osobowe? Jak coś to tylko osób nadal pracujących i być może właśnie dla takich gigantów byłoby to opłacalne - wszystko w sieci jednostki dostępne w całości, kadry mogą być komórką rozproszoną a nawet część zadań kadrowych można zlecić na zewnątrz.

W projekcie do założeń możemy przeczytać

Propozycja przewiduje możliwość prowadzenia akt w modelu mieszanym (część akt w postaci elektronicznej, część w postaci papierowej)

Nie wiedzę tu propozycji prowadzenia w modelu mieszanym dokumentów znajdujących się w aktach. Zresztą nie ma o co kruszyć kopii. To zdanie to trochę za mało, żeby móc jednoznacznie powiedzieć co oznacza model mieszany.

Myślę, że sama digitalizacja akt osobowych pracowników, którzy są obecnie zatrudnieni w KGHM-ie czy ORLENIA też byłaby problematyczna. Mam wątpliwości czy opłacalne byłoby podjęcie takiego trudu w kontekście dziesięcioletniego przechowywania akt osobowych.

[Marcin Kapała]

A ja się jeszcze zastanawiam, jak na projekt zareagują firmy przechowujące akta oraz SAP (skurczy im się rynek), a także firmy porządkujące akta (także archwisci, którzy w ten sposób dorabiają).

No tak, pewnie znajdą się lobbyści, którzy będą optowali za pozostawieniem obecnego stanu prawnego. Środowisko archiwalne może być też w większości przeciwne takim rozwiązaniom. Wiem jednak, że część prywatnych przechowawców woli skupić się na outsourcingu niż brać akta o tak długim okresie przechowywania. Jestem ciekaw jak się to wszystko skończy. Sprawa pewnie też trafi do Pani - projekt został przesłany do konsultacji międzyresortowych, co jest oczywiste również do Wicepremiera RM - Ministra KiDN. W AP też pewnie będziemy musieli się nad tym pochylić

[Jarek]

W tym projekcie założeń powinno się znaleźć wyraźne i precyzyjne wskazanie możliwości wykorzystywania wszelkiej dokumentacji osobowej i płacowej (zwłaszcza akt osobowych) jako materiałów o wartości historycznej, bez względu na ich postać, czas powstania etc. Pytanie czy chcemy żeby archiwa państwowe po staremu udawały że selekcjonują akta osobowe czy też szukamy nowego rozwiązania przy okazji zmian legislacyjnych i przy pomocy "elektronizacji", które to rozwiązanie pozwoliłoby archiwom zachować więcej. Lenin już dawno umarł, w archiwach mniej nie znaczy lepiej. Najlepiej byłoby brać wszystko jak leci, ale się nie da. Wiec może dałoby się chociaż wszystko zeskanować? Może zatem warto też objąć zmianami także dawniejszą dokumentację dotyczącą zatrudnienia? Dla niemałej części akt osobowych upłynęło już 50 lat od ustania zatrudnienia.
Załóżmy że moja państwowa jednostka chce się pozbyć akt osobowych po 50 latach od ustania zatrudnienia. Miejscowe ap dostaje skany 1500 papierowych akt osobowych, nie chcą albo nie mogą przejąć całego papieru więc wybierają sobie z tego 150 sztuk akt i je biorą do przechowywania, ale biorą też skany wszystkiego. My kasujemy pozostałe 1350 sztuk akt papierowych.
W przypadku zatrudnienia po 1998 roku, w sferze państwowego zasobu, moim zdaniem brakowanie akt papierowych mogłoby być zawsze warunkowane ich zeskanowaniem a akta elektroniczne powinny trafiać do ap (ADE).
Co do sprzeciwu środowisk archiwalnych - archiwa państwowe przez pseudowartościowanie akt osobowych będą miały po zmianach cholernie duży problem, bo skróci im się perspektywa oceny z 50 lat do 10 lat, więc w przypadku akt papierowych pozostaną przy metodach leninowskich  (jak wiadomo obecnie materiały archiwalne to stare akta których nie jest dużo - teraz nie będą już tak stare, więc jedynie nie będzie mogło ich być dużo). Tylko skanowanie całości może zniwelować szkody wyrządzane przez idiotyczną praktykę selekcji akt osobowych.
Do tego pomysłu trzeba rzecz jasna podejść ostrożnie, pytanie co z niepaństwowym zasobem (czyli wszystkimi prywatnymi pracodawcami), czy można im proponować warunkowanie brakowania akt papierowych skanowaniem oraz co będzie się działo z aktami elektronicznymi po 10 latach, czy przejmą to ap, a jeśli tak to na jakich zasadach.

[homo novus]

Tylko przechowywanie danych cyfrowych też kosztuje i to wcale nie mało (gdzieś mi się obiło o uszy, że nawet więcej niż przechowywanie papieru), do tego koszty skanowania itd....

[Jarek]

ADE i tak będzie bo musi być, o przechowywanie bym się więc aż tak bardzo nie martwił. Skanowanie to koszt ale przechowywanie papieru też, można wybrać jedno lub drugie.
Trzebaby oszacować ile jest akt którym już upłynęło 50 lat przechowywania, jaki byłby koszt skanowania itd.

[Marcin Kapała]

Pytanie czy chcemy żeby archiwa państwowe po staremu udawały że selekcjonują akta osobowe czy też szukamy nowego rozwiązania przy okazji zmian legislacyjnych i przy pomocy "elektronizacji", które to rozwiązanie pozwoliłoby archiwom zachować więcej. Lenin już dawno umarł, w archiwach mniej nie znaczy lepiej. Najlepiej byłoby brać wszystko jak leci, ale się nie da. Wiec może dałoby się chociaż wszystko zeskanować? Może zatem warto też objąć zmianami także dawniejszą dokumentację dotyczącą zatrudnienia? Dla niemałej części akt osobowych upłynęło już 50 lat od ustania zatrudnienia.

Więcej nie znaczy lepiej. Przecież ilość akt osobowych nie stanowi wartości samej w sobie. Metody selekcji są stosowane na całym świecie. W Polsce również ich nie unikniemy. Lenin już dawno umarł?, a mi się wydaje że jest wciąż żywy. To właśnie w systemie przez niego wymyślonym realizowano projekty na miarę możliwości człowieka, jak zawracanie biegu rzek. Digitalizacja całości akt osobowych świetnie się na taki projekt nadaje. Od razu przypomina mi się cytat:

"To jest miś na miarę naszych możliwości. My tym misiem otwieramy oczy niedowiarkom! Mówimy: to jest nasz miś, przez nas zrobiony, i to nie jest nasze ostatnie słowo!"

[Jarek]

Takich oto dożyłem czasów że archiwalni marksiści zarzucają mi zbytni "zapał rewolucyjny" 
Kłopot tylko w tym że tu nie ma żadnej rewolucji. "Świadomość klasowa" (chodzi rzecz jasna o klasy z jrwa) każe niektórym archiwistom państwowym dodawać pseudonaukowe wywody do selekcjonowania dokumentacji masowej, a liczba uznanych kryteriów selekcjonowania sięga zdaje się szesnastu. Jeszcze jedno kryterium i będzie "Siedemnaście mgnień wiosny" (to brakujące kryterium to - materiałów archiwalnych ma być mało). To te kryteria są tym nieszczęsnym "misiem na miarę naszych możliwości".
Nie ilość akt stanowi o ich wartości, tylko akta stanowią wartość samą w sobie, czy to takie trudne do ogarnięcia?" Nowe narzędzia likwidują praźródło selekcji, czemu z tego nie spróbować skorzystać?

Mój koncept z perspektywy ap tak naprawdę niewiele zmienia - pozostałyby takimi skansenami czy rezerwatami selekcjonowania dokumentacji papierowej.
Tego mojego pomysłu nie będzie się dało realizować bez ADE i nie oznacza on przymusu skanowania. Może mieć jednak "skutek uboczny" - wręcz zakonserwuje stan obecny (mało kto zdecyduje się na skanowanie więc nie będzie ani brakowania ani przekazywania do ap).
Zatem daleko posunięta ostrożność jak najbardziej wskazana. I być może błędem byłoby wprowadzanie zmian dla dawnej dokumentacji równolegle z rozwiązaniami proponowanymi dla akt teraźniejszych. Ale można przy tej okazji o tym dyskutować.

[Marcin Kapała]

Jeżeli w czyimś myśleniu zasadza się błędna logika, a tak jest zazwyczaj u zapalonych rewolucjonistów, to tak, jest to trudne do ogarnięcia. Akta nie mogą stanowić wartości samej w sobie. Kwestionowanie wartościowania dokumentacji podważa sens archiwalnych regulacji prawnych funkcjonujących w Polsce. Narodowy zasób archiwalny, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tworzy jedynie dokumentacja posiadająca wartość historyczną.

Sam pomysł skanowania całości akt osobowych zakrawa na "utopię" i jest wątpliwy nie tylko z archiwalnego punktu widzenia. Projekt założeń do projektu ustawy zakłada ułatwienia dla przedsiębiorców w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Propozycja skanowania akt osobowych z powodu rzekomej ich wartości historycznej podważa sans całej koncepcji.

Nawet wśród rewolucjonistów zdarzają się błędy i wypaczenia
Z rewolucyjnym pozdrowieniem
Archiwalny marksista-leninista Marcin Kapała

[Jarek]

Akta nie mogą stanowić wartości samej w sobie. Kwestionowanie wartościowania dokumentacji podważa sens archiwalnych regulacji prawnych funkcjonujących w Polsce. Narodowy zasób archiwalny, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tworzy jedynie dokumentacja posiadająca wartość historyczną.

Akta nie mogą stanowić wartości samej w sobie? A co na to historycy? A kto niby nadaje wartość tym aktom - archiwiści? Archiwista ma oceniać wartość źródła zamiast historyka? Historyk jest pośrednikiem między przeszłością a odbiorcą informacji o tej przeszłości, archiwista miał dotąd być pomocnikiem historyka, dla niego zabezpieczając i udostępniając źródła. Czasem też go w tym pośrednictwie zastępować - gdy odbiorca zamiast do efektów pracy historyka potrzebuje sięgnąć wprost do konkretnego dokumentu. Archiwista nie ma tworzyć źródeł historycznych (selekcjonując je wg własnego widzimisię), tylko zachować jak najwięcej.
Nowe narzędzia - te wszystkie dokumenty elektroniczne, internety i digitalizacje - zmniejszają rolę pośredników, dotyczy to zarówno historyków jak i archiwistów, tak jest i tak będzie, widzimy to przede wszystkim w zakresie dostępności archiwaliów.
Ale zmienia się też to co nazywamy wartościowaniem i kształtowaniem zasobu, w konsekwencji tracą też sens niektóre zasady tzw. opracowania.
Jeśli chodzi o podważanie sensu archiwalnych regulacji prawnych obowiązujących w Polsce to przede wszystkim należy zacząć od ustawowej definicji materiałów archiwalnych bo ona wypaczyła teorię archiwalną. Bo to zwykłe nieporozumienie jest. Sięgnij do PSA z 1974 r., zobacz co tam oznaczają materiały archiwalne. Brzmienie zapisów unza w oryginalnym brzmieniu z 1983 r. nie ma w tym kontekście żadnego sensu, bo "dokumentacja niearchiwalna" to jest twór pozasłownikowy, czyli nie wiadomo co. W konsekwencji, jak zakładasz nowy wątek na forum, dotyczący zmiany kwalifikacji akt osobowych z B50 na B10, to nie jestem pewien, czy chodzi o zmianę kwalifikacji, czy też tylko o skrócenie okresu przechowywania akt przeznaczonych do czasowego przechowywania.

Mój pomysł skanowania papierowych akt osobowych jest luźny, teoretyczny i dyskusyjny. Natomiast jego wadą na pewno nie jest założenie, że wszystkie akta osobowe mają wartość historyczną. Bo ją mają, i zawsze będę się o to kłócił.
Wyłącznie kwestie pozaarchiwalne są w stanie to zniweczyć.
W miarę śledzenia dyskusji nt. projektu założeń nabieram przekonania, że nie warto włączać tego pomysłu skanowania dawnych akt do obecnego planowanych konkretnych zmian legislacyjnych.

[Hanna Staszewska]

Akta nie mogą stanowić wartości samej w sobie? A co na to historycy? A kto niby nadaje wartość tym aktom - archiwiści?

Wielokrotnie zastanawiałam się, skąd wiadomo, że te materiały są archiwalne, a inne nie. I zawsze mi wychodzi, że zależy to od archiwisty, często także od jego widzimisię. Niestety...
Stąd tak różna liczba jednostek pod nadzorem w poszczególnych archiwach (dokumentacja pewnych urzędów jest archiwalna tylko dla niektórych archiwów) itd.
A z drugiej strony tylko 5-10% naszych zasobów jest wykorzystywana (wiem, może być wykorzystana poźniej i to nie może byc argument).
Ale mam wrażenie, że cos robimy źle...

[Robert2000]

Można, oczywiście, wypracowywać różne kryteria dla akt osobowych jako materiałów archiwalnych, ale wszystkich przypadków nie da się w nich ująć. Więc w jakimś stopniu (pewnie najlepiej by było, żeby jednak jak najmniejszym) to będzie widzimisię archiwisty. Tam, gdzie funkcjonuje nadzór archiwalny, można takie wybory zweryfikować. Tylko, jeśli archiwista podejdzie do kryterium materiału archiwalnego zbyt rygorystycznie, to pewne akta osobowe, które powinny dostać kategorię "A", mogą trafić na przemiał. Bo czy nadzór wszystko wyłapie? Czy będzie dokładnie i rzetelnie sprawdzał każdą teczkę akt osobowych? Wątpię.
W naszym archiwum wyodrębnionym, gdzie nie funkcjonuje nadzór archiwalny MSWiA i gdzie brak jest profesjonalnego personelu archiwalnego, problem ten wygląda bardzo kiepsko, ale cóż ... Takie życie.

[Marcin Kapała]

Wprowadzenie terminów materiał archiwalny i dokumentacja niearchiwalna to próba przełożenia na język prawny tego, co w archiwistyce funkcjonowało już od bardzo dawna. Można dyskutować nad trafnością ustawowych definicji, w szczególności biorąc pod uwagę potoczne rozumienie materiału archiwalnego, czy to jednak coś zmienia w kwestiach wartościowania/kształtowania/selekcjonowania dokumentacji. W pismach NDAP z lat pięćdziesiątych możemy przeczytać, że akta spraw zakończonych należy podzielić na akta mające znaczenie trwałe: kategoria A i na akta mające znaczenie czasowe: kategoria B. To nic innego, jak selekcja dokumentacji i dzisiejszy podział na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

Myślę, że wartościowanie dokumentacji jest koniecznością i cyfryzacja nic tutaj nie zmieni. Masowa produkcja aktowa jest faktem, a nie jakimś archiwalnym fetyszem. Używając języka ekonomicznego - utracona w wyniku selekcji dokumentacja stanowi koszt alternatywny zachowanej dokumentacji o wartości trwałej. Rozumiem, że istnieje pokusa przechowywania dużej ilości danych w formie cyfrowej, przecież fizycznie ich nie widać, nie zajmują miejsca w magazynach, a powierzchnie dyskowe to dla wielu czysta abstrakcja. Obawiam się jednak, że postępując w ten sposób zagubimy istotne informacje w masie bezwartościowej dokumentacji. Już dzisiaj wielu użytkowników na to narzeka, i tutaj się zgadzam, chyba coś robimy źle. Możemy próbować zmieniać kryteria selekcji, jednak subiektywnego myślenia w pełni nie wyeliminujemy. Na końcu jest człowiek, archiwista z całą swoją wiedzą i doświadczeniem, który decyduje o wartości dokumentacji,  nie nazywajmy jego subiektywnego myślenia pseudowartościwaniem. W przypadku akt osobowych kryteria mogą być jednak w dużym stopniu obiektywne, ponieważ tutaj istotni są ludzie i pamięć o nich, a nie wartość akt samych w sobie.