Prześledziłam ten wątek, bo bardzo interesuje mnie kwestia tzw. spraw hybrydowych, czyli takich w których znajdują się dokumenty papierowe z różnych względów nieodwzorowane cyfrowo a do których część dokumentów została wytworzona w postaci elektronicznej i znajduje się w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Czy polskie prawo (nie tylko archiwalne) zabrania takiego dokumentowania realizowanych spraw? Czy przy założeniu, że w systemie zostaną zrobione powiązania z dokumentem papierowym znajdującym się w teczce a w teczce będą odesłania do dokumentów elektronicznych, będzie możliwość prowadzenia straw hybrydowych i składania ich do archiwum zakładowego / brakowania w komórkach?
Z ciekawości przeczytałam odpowiedzi Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz NDAP i zwróciłam uwagę, że oba organy wyrażają wątpliwości co do ewentualnej takiej formy lub proponuje odstąpienie od możliwości prowadzenia dokumentacji osobowej w modelu mieszanym. W zasadzie nie wiadomo o jaki model mieszany chodzi projektodawcy - czy ma być dopuszczalna forma - jak to nazwałam - "spraw hybrydowych" czy model polegający na tym, że jedną teczkę osobową prowadzi się w postaci papierowej a drugą w postaci elektronicznej. Jednakże w odpowiedziach obu organów nie ma żadnej podstawy prawnej, która by zabroniła takich praktyk.
Nadmienię, że znany mi jest zapis ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mówiący o tym, że "organ X" ma obowiązek przechowywania nadsyłanych i gromadzonych dokumentów w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Znany mi jest również zapis ze standardu porządkowania materiałów archiwalnych, który brzmi: " Standard porządkowania materiałów archiwalnych obejmuje (...) ułożenie materiałów archiwalnych aktowych w obrębie jednostek archiwalnych w kolejności wynikającej ze spisu spraw, przy czym pierwsza sprawa powinna zostać umieszczona na górze teczki. Dokumenty w obrębie danej sprawy układa się chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę".
Czy możecie mi pomóc w znalezieniu zapisów, które jednoznacznie by mówiły "tak można" tak nie można"?
I drugie pytanie mam o skład chronologiczny. Jakie warunki należy stworzyć, by móc rozmawiać o brakowaniu składu chronologicznego bezpośrednio w kancelarii. Pamiętajmy, że kancelaria nie jest komórką merytoryczną dla tych dokumentów i również o tym, że w składzie chronologicznym znajdują się dokumenty, których odwzorowania wchodzą do spraw o różnych kategoriach archiwalnych (również A).
