Ekspertyza archiwalna

[natalia90]

Witam,
jakie są normatywy określające procedurę ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez archiwa państwowe w jednostkach organizacyjnych? Czy są jakieś wytyczne NDAP? Jak wygląda protokół ekspertyzy? Czy istnieje jakiś ogólnie stosowany wzór?

[Bolek]

Jeśli masz akta które z wykazu akt albo w wyniku przekwalifikowania mają kat. BE to możeesz skorzystanić z wzoru wniosku, który jest podany tutaj na forum.
Jeśli natomiast masz akta co do, których masz wątpliwości to zwracasz się z wnioskiem o  opinię. Wymagania co do takiego wniosku opisane są w rozporządzeniu.

[natalia90]

Trochę nie o to mi chodzi  Bardziej mi zależy na procedurze ekspertyzy ze strony Sekcji Nadzoru Archiwum Państwowego. Czyli normatywy - jakieś wytyczne NDAP, wzór - protokołu, a nie wniosku 

[Marcin Kapała]

Poruszyłaś ciekawy problem. Prawdopodobnie nie ma żadnej specjalnej procedury dotyczącej ekspertyzy archiwalnej. Przeglądałem przepisy NDAP ale nic nie znalazłem, poza lakonicznymi stwierdzeniami, że ustalenia ekspertyzy należy ująć w krótkiej notatce służbowej. Istotne jest również poinformowanie jednostki organizacyjnej, której akta podlegały ocenie, o wynikach ekspertyzy - jakie akta zostają przekwalifikowane, a jakie mogą zostać przeznaczone na zniszczenie.

[Bolek]

Przed objęciem jakiejś jednostki nadzorem, też przeprowadza się u niej ekspertyzę. To jest akurat opisane na stronie NDAP.

[Bolek]

Poruszyłaś ciekawy problem. Prawdopodobnie nie ma żadnej specjalnej procedury dotyczącej ekspertyzy archiwalnej. Przeglądałem przepisy NDAP ale nic nie znalazłem, poza lakonicznymi stwierdzeniami, że ustalenia ekspertyzy należy ująć w krótkiej notatce służbowej. Istotne jest również poinformowanie jednostki organizacyjnej, której akta podlegały ocenie, o wynikach ekspertyzy - jakie akta zostają przekwalifikowane, a jakie mogą zostać przeznaczone na zniszczenie.

A to należy omówić na KAODzie.
Tylko po co?

[Kajka]

Ekspertyza archiwalna to bardzo ważki problem. Przyznam, że moje niezrozumienie budzi sytuacja gdy w przypadku akt zakwalifikowanych na podstawie JRWA do konkretnego hasła klasyfikacyjnego (gdzie przyporządkowanie do konkretnej klasy nie budzi wątpliwości, a kategoria archiwalna jest wyraźnie określona jako B5 lub B10, a nie BE). Gdy instytucja przeprowadziła ocenę wartości dokumentacji przez komisję ds. brakowania, i nagle archiwum państwowe zarządza ekspertyzę (i uznaje dokumenty z kategorię A, chociaż wykaz akt stanowi inaczej, lub nakazuje zatrzymać dokumentację przez kolejnych kilka lat). W przypadku gdy archiwum zakładowe nie zgadza się z wnioskami archiwisty, to nie ma żadnej możliwości odwołania (jeśli przepisy stanowią coś innego to niech ktoś mnie poprawi). Myślę, że warto by było doprecyzować i ujednolicić procedury przeprowadzania ekspertyz i dać instytucjom możliwość odwołania np do NDAP lub CKAOD.

[Robert2000]

Ekspertyzę archiwalną przeprowadza jednostka nadrzędna, którą jest archiwum państwowe z profesjonalną i doświadczoną kadrą archiwalną. Skoro tacy archiwiści uznają, że jakieś akta powinny być kategorią "A", to ja bym tego nie podważał. Choć procedurę odwołania od takiej decyzji pewnie można by wprowadzić.

[Marcin Kapała]

Problem jest chyba bardziej skomplikowany. Zmiana kwalifikacji może np. dotyczyć akt, w przypadku których nastąpiła błędna klasyfikacja, a co za tym idzie błędna kwalifikacja. Myślę, że procedura odwoławcza podważa prawo archiwów państwowych do kształtowania zasobu archiwalnego. Wprowadzenie takiej procedury oznaczałoby przeniesienie ciężaru wartościowania na sądy administracyjne, konieczna byłaby też zmiana w unza albo przynajmniej w rozporządzeniu w sprawie klasyfikowania... . Wewnętrzne przepisy NDAP nie rozwiążą problemu odwołania, ponieważ procedura brakowania określona jest w przepisach powszechnie obowiązujących. Być może konieczna jest większa transparentność podejmowanych przez ap decyzji, żeby nie pojawiały się wątpliwości związane ze zmianą kwalifikacji.

[AndrzejK]

Nie chce zakładać nowego tematu a potrzebuję Państwa pomocy.

W jaki sposób powinna wyglądać ekspertyza przeprowadzona przez Archiwum Państwowe?

Pytam ponieważ dostałem odpowiedź z AP, że w celu wykonania ekspertyzy przy każdej pozycji spisu mam podać byłą i obecna kategorie archiwalna oraz szczegółowy opis zawartości teczki.

[Bolek]

Zadzwoń do AP i porozmawiaj z osobą prowadzącą twoją sprawę, co chce konkretnie aby było zawarte w twojej odpowiedzi.

[AndrzejK]

Tak jak napisałem wyżej, przy każdej pozycji spisu (sic!) szczegółowe informację o zawartości teczki - na chłopski rozum chce bym otworzył każdą teczkę i opisał możliwie najszerzej jej zawartość. Ponadto bym przy każdej pozycji podał kategorię archiwalną jaka obowiązywała w momencie wytworzenia dokumentacji oraz do jakiej kategorii danego typu dokumentacja jest obecnie przypisana. Pozycji mam ponad trzysta...

[Filip Kwiatek]

Czy to raczej kontroler z AP nie powinien w czasie ekspertyzy zajrzeć do teczki i ocenić po jej zawartości właściwą kwalifikację?

[AndrzejK]

Delikatnie mówiąc też mi się tak wydaje. Nie chcę rzucać jakiś oskarżeń ale wygląda mi to działanie, które ma na celu wymuszenie przez AP wykonanie przeze mnie pracy, którą powinien wykonać pracownik Archiwum Państwowego. Dlatego napisałem tutaj by zapoznać się z Państwa opiniami i uzyskać ewentualną pomoc do kogo się zwrócić by AP jednak pofatygowało się do przyjścia w celu dokonania ekspertyzy. W piśmie od AP jest informacja, że uzupełniony przeze mnie spis będzie podstawą przeprowadzanie ekspertyzy archiwalnej....

[Filip Kwiatek]

Nie wiemy jak wygląda obecna postać spisu i opisanych teczek. Być może jest on bardzo ogólny i AP potrzebuje więcej informacji. Wciąż zdarzają się przypadki, źle wykonanych spisów czy opisanych teczek. Nie sugeruję tego akurat u Ciebie, ale takie sytuacje też się zdarzają.