Ekspertyza archiwalna

[Bolek]

300 teczek. Nie dziwię się pracownikowi AP. Jeśli były by to teczki jednorodne dotyczące tego samego rodzaju spraw to nie jest problem przeprowadzenia ekspertyzy. Natomiast jeśli każda teczka dotyczy czegoś innego to 1 dzień to za mało. Oczywiście zależy to także od pracownika AP ile czasu poświęca na każda teczkę, czy ma ze sobą komputer czy pisze notatkę ręcznie, czy jednostka jest daleko (czas dojazdu i powrotu), itp.
Swego czasu przed zmianą przepisów CAW (przynajmniej ja spotkałem się z czymś takim) przy wydaniu zgody na brakowanie wymagał czegoś takiego. Czasami wystarczyło przesłać skserowane spisy spraw (w OC były one prowadzone dość szczegółowo-praktycznie każde pismo było wpisane). Ale ile brakowało się akt za zgodą CAW a ile AP?

[Ewap]

To może wróćmy do podstaw, czyli co to jest ekspertyza archiwalna, a jest to sprawdzenie przez pracownika archiwum państwowego zawartości teczek pod kątem jej prawidłowej kwalifikacji.
Jeżeli potrzebne są nasze sugestie to czy możliwe byłoby załączenie tego spisu? Wtedy łatwiej byłoby ocenić, czy spełnia on wymaga rozporządzenia z 2015 r., które mówi jak mają być opisane teczki przeznaczone do brakowania (ekspertyzy).
Kolejne kwestia, to czy jest to dokumentacja kwalifikowana do kategorii BE, że potrzebna jest ekspertyza?

Odnosząc się do postu Bolka

Swego czasu przed zmianą przepisów CAW (przynajmniej ja spotkałem się z czymś takim) przy wydaniu zgody na brakowanie wymagał czegoś takiego. Czasami wystarczyło przesłać skserowane spisy spraw (w OC były one prowadzone dość szczegółowo-praktycznie każde pismo było wpisane). Ale ile brakowało się akt za zgodą CAW a ile AP?

to lepiej nie mieszać tu przepisów rozporządzenia, które dotyczyło dokumentacji w sprawach obronności i bezpieczeństwa państwa, bo z tych przepisów wynikało oczekiwanie szczegółowych opisów tego co jest w teczce, by CAW nie musiał objeżdżać całej Polski na ekspertyzach... Tu mamy zupełnie inne przepisy i zasady.
By ocenić, czy rzeczywiście archiwum państwowe nie poszło za daleko dobrze byłoby zapoznać się z tym spisem.

A jeżeli chodzi o odwołanie, to pytanie, czy dostaliście pisemną odpowiedź czy tylko ustne wskazówki? Jeżeli pisemną to przez kogo podpisaną i jakiej treści? To pomoże w ustaleniu co zrobić dalej

[Ewap]

Tak jak napisałem wyżej, przy każdej pozycji spisu (sic!) szczegółowe informację o zawartości teczki - na chłopski rozum chce bym otworzył każdą teczkę i opisał możliwie najszerzej jej zawartość. Ponadto bym przy każdej pozycji podał kategorię archiwalną jaka obowiązywała w momencie wytworzenia dokumentacji oraz do jakiej kategorii danego typu dokumentacja jest obecnie przypisana. Pozycji mam ponad trzysta...

Dopiero teraz doczytałam wcześniejsze posty i wynika z nich, że było pismo z Archiwum. Czy możliwe jest przytoczenie jego treści?
Co do oczekiwań archiwum odnośnie podawania kategorii przy każdej pozycji spisu kto są one bezpodstawne. Z par. 9 rozporządzenia z 2015 r. wynika, że podstawę kwalifikacji podaje się w treści wniosku i to tam pisze się czy kwalifikację weryfikowano czy nie, jeżeli był taki obowiązek. Pytanie czyja dokumentacja jest brakowana? Nie wszyscy bowiem mają obowiązek weryfikacji kwalifikacji archiwalnej.
Jeżeli archiwum wymaga za dużo, to można zwrócić się z pismem do tego archiwum o zweryfikowanie oczekiwań i wskazać przepisy, które mówią co innego. Jak podtrzyma stanowisko, to wtedy pozostaje NDAP, jako organ sprawujący nadzór nad brakowaniem

[Bolek]

Może archiwum chodzi o to, że wnioskodawca nie wyszczególnił czy brakuje B, BE lub Bc. I wszystko ma na jednym spisie.

[Marcin Kapała]

Nie chce zakładać nowego tematu a potrzebuję Państwa pomocy.

W jaki sposób powinna wyglądać ekspertyza przeprowadzona przez Archiwum Państwowe?

Pytam ponieważ dostałem odpowiedź z AP, że w celu wykonania ekspertyzy przy każdej pozycji spisu mam podać byłą i obecna kategorie archiwalna oraz szczegółowy opis zawartości teczki.

Wydaje mi się, że AP ma w tym przypadku dosyć duże pole manewru. Mamy bowiem w rozporządzeniu w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej § 11, w którym możemy przeczytać, że

Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi wątpliwości, przedstawiając zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją.

Ponadto spis brakowanej dokumentacji zawiera pole uwagi, w którym informacja o zawartości jednostek może zostać uszczegółowiona (§ 9.4 punkt 5 podpunkt g). Żądanie tego typu informacji przez AP, tak to rozumiem, ma ułatwić przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej.

[Bilfrost]

Odnośnie ekspertyz archiwalnych - zawsze śmieszyło mnie to słowo, zważywszy na fakt, że aby przeprowadzić ekspertyzę należy być, jak sama nazwa wskazuje, ekspertem. Niestety, w archiwach państwowych, zwłaszcza w oddziałach nadzoru/kształtowania zasobu nie ma wielu osób, których kompetencje intelektualne pozwalałyby na rzetelną ocenę wartości historycznej dokumentacji. Dlatego poziom merytoryczny ekspertyz jest na ogół kiepski, a w połączeniu z brakiem wytycznych dotyczących sposobu ich przeprowadzania i sporządzania notatek, ekspertyzy przeprowadzane są często "na odwal".

[paco1987]

Martwi mnie jak to wygląda, gdy dana zawartość teczki pasuje do więcej niż 1 hasła z JRWA. Np modernizacja oświetlenia drogowego. Na podstawie jrwa z 2004 pasuje do hasło o zamówieniach publicznych i jednocześnie do oświetlenia ulicznego. Wytwórca dokumentów już nie ma pracuje, zatem nie wiem kogo zapytać. Nie wiem jak doprecyzować tytuł teczki, żeby nie budził wątpliwości AP. Ma ktoś pomysł?

[Grzesiek]

Podpowiedzią jest zawartość - dokumentacja postępowań publicznych jest bardzo charakterystyczna - protokoły z przebiegu postępowania, ogłoszenia, oferty, SIWZ, Opis przedmiotu postępowania, oświadczenia członków komisji itp.
Istotne jest często kto to wytwarzał - jak np. Dział Zamówień Publicznych to łatwiej zdecydować
Wreszcie istotne jest jaki masz wybór kategorii jeśli masz dwie możliwości ale obie mają np. kat. B5 - to ryzyko pomyłki nie jest istotne - jeśli jednak możesz wybierać między zamówieniem na oświetlenie na ulicy X, a koncepcją rozwoju sieci oświetlenia w całym mieście to wybieraj z namysłem .