projekt EZD RP

[crash0]

uruchomić a wdrożyć = droga daleka
ja nie wieżę w powodzenie tego przedsięwzięcia
zawsze pozostaną szare plamy
niestety. pesymizm narasta

[Paweł z ...]

Pojawiły się kolejne informacje:
https://mc.gov.pl/konsultacje/program-zintegrowanej-informatyzacji-panstwa/ezd-rp-elektroniczne-zarzadzanie-dokumentacja-w-administracji#_ftnref1
"W IV kwartale zostaną dodatkowo opublikowane następujące dokumenty:
    docelowa architektura systemu EZD RP,
    mapa rozwoju EZD RP do roku 2020,
    opis API ? specyfikacja interfejsów komunikacyjnych EZD RP,
    standard EZD oparty na EZD RP, czyli minimalne wymaganie stawiane systemom klasy EZD stosowanym w pozarządowej administracji publicznej, ze szczególnym uwzględnieniem fundamentalnych funkcji systemu, w sposób prawidłowy przygotowując dokumentację do archiwizacji, metody komunikacji oraz migracji danych pomiędzy systemami EZD."

[luke]

Na stronie MC opublikowany został dokument pn. Synteza EZD RP.
Kluczowe wg mnie 3 punkty z tejże syntezy:

12. Zasadność przedsięwzięcia
Fundamentem prawidłowego funkcjonowania e-administracji jest elektronizacja procesów w samych urzędach. Program EZD RP ma dostarczyć rozwiązanie, które podniesie jakość funkcjonowania administracji publicznej, w tym komunikację z obywatelami. System EZD RP będzie zintegrowany z platformą ePUAP i nowotworzonym Portalem Rzeczypospolitej Polskiej, co pozwoli osiągnąć cele interoperacyjności i umożliwi zautomatyzowaną komunikację pomiędzy urzędami oraz ich klientami za pomocą elektronicznych skrzynek podawczych. EZD RP pozwoli urzędnikom korzystać z zasobów informacyjnych Państwa, a obywatelom i innym podmiotom z zasobów gromadzonych w systemach EZD administracji, czyniąc ją transparentną, sprawną i przyjazną obywatelowi, z otwartymi zasobami i automatyzacją dostępu do informacji publicznej.
13. Innowacyjność przedsięwzięcia
Realizowane przedsięwzięcie ma charakter innowacyjny ze względu na formę realizacji projektu:
Uruchomienie Programu EZD RP poprzedza projekt badawczo-rozwojowy (B&R) realizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową w porozumieniu i w ścisłej współpracy z Ministrem Cyfryzacji i Centralnym Ośrodkiem Informatyki, który został uruchomiony pod koniec lipca br.
W ramach projektu B&R zostanie przeprowadzony proces projektowania kompleksowej wizji usługi i produktu EZD RP w metodologii ?Human Center Design by IDEO? wraz z prototypowaniem i testowaniem wypracowanych rozwiązań.
EZD RP będzie wolnym, otwartym narzędziem, które pozwoli Państwu uniezależnić się od konkretnych dostawców oraz w różnych obszarach zwiększy przejrzystość działania Państwa.
...
16. Produkt końcowy
Głównym produktem przedsięwzięcia EZD RP będzie system będący własnością Skarbu Państwa, stanowiący aplikację umożliwiającą dokumentowanie sposobu załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej. System EZD RP będzie uwzględniał kluczowe funkcje i funkcjonalności dostępne aktualnie w systemie eDok, oraz w systemie EZD PUW. Produkt będzie miał architekturę modułową, która będzie umożliwiła jego dalszą rozbudowę.  Wszystkie instytucje będą mogły działać na jednej instancji i jednej bazie danych. Produkt będzie działał w chmurze i umożliwiał samodzielną rejestracją nowych instytucji.
Zgodnie z założeniami ewaluowanego obecnie przez Ministra Cyfryzacji PZIP oraz SIP MC do końca roku, po przeprowadzeniu analiz, badań i warsztatów, opublikowane zostaną kolejne dokumenty uszczegółowiające zakres Programu EZD oraz samego systemu EZD RP.
Obowiązek stosowania systemów klasy EZD i komunikacji elektronicznej w administracji rządowej RP będzie wprowadzony po wstępnych wynikach analizy oraz inwentaryzacji prowadzonych w ramach ww. działań.[/color]

[Kajka]

Uruchomienie Programu EZD RP poprzedza projekt badawczo-rozwojowy (B&R) realizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową w porozumieniu i w ścisłej współpracy z Ministrem Cyfryzacji i Centralnym Ośrodkiem Informatyki, który został uruchomiony pod koniec lipca br.
W ramach projektu B&R zostanie przeprowadzony proces projektowania kompleksowej wizji usługi i produktu EZD RP w metodologii ?Human Center Design by IDEO? wraz z prototypowaniem i testowaniem wypracowanych rozwiązań.

Projekt badawczo - rozwojowy pod auspicjami NASK??? Nie brzmi to dobrze, chociaż może efekty ich prac będą lepsze niż w przypadku prototypu ADE 

Obowiązek stosowania systemów klasy EZD i komunikacji elektronicznej w administracji rządowej RP będzie wprowadzony po wstępnych wynikach analizy oraz inwentaryzacji prowadzonych w ramach ww. działań.

Chyba MC wycofuje się z obowiązku stosowania EZD. Czyli znów będziemy mieli dowolność  trochę w papierze trochę elektronicznie.
Tylko, że albo się na coś decydujemy i robimy wdrożenie albo nie, "Trochę być w ciąży się nie da" 

[Robert2000]

Co do obowiązku stosowania EZD RP w administracji publicznej - bardzo dobrze, że MC wycofuje się rakiem. Są urzędy, które posiadają bardzo dobre systemy EZD, i tak powinno pozostać.

[crash0]

Według słów Pani Ewy Perłakowskiej, na ostatniej konferencji w Poznaniu (sprawozdanie w podforum Promocja i edukacja), ponoć EZD RP jest 'projektowany' bez udziału archiwów, ale czy także bez archiwistów? Jeśli to prawda to może warto interweniować?

[Kajka]

13. Innowacyjność przedsięwzięcia
Realizowane przedsięwzięcie ma charakter innowacyjny ze względu na formę realizacji projektu:
Uruchomienie Programu EZD RP poprzedza projekt badawczo-rozwojowy (B&R) realizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową w porozumieniu i w ścisłej współpracy z Ministrem Cyfryzacji i Centralnym Ośrodkiem Informatyki

To są informacje powszechnie znane już od kilku miesięcy. Jeśli o "innowacyjność" ma zadbać NASK to dla mnie to nie brzmi dobrze 
Może warto przypomnieć że już kiedyś NASK pracował nad systemem Archiwum Dokumentu Elektronicznego i jakie są tego efekty wszyscy wiemy.
PS. NASK nie ma najlepszej opinii w środowisku informatyków programistów :-P

[Kajka]

Może NASK jako, że już pracował nad rozwiązaniami dotyczącymi dokumentacji elektronicznej został uznany za ekspertów w tym zakresie.
http://www.synat.pl/nask
A opinię archiwistów uznano z zbyteczną.

[Kajka]

"DAWNO DAWNO TEMU..." czyli bajka o informatyzacji w archiwach. Wystrczy wpisać w google: archiwum dokumentu elektronicznego NASK i wyskoczą prezentacje Kazimierza Schmidta z przed 10 (DZIESIĘCIU!!!) lat. Zachęcam do lektury aby ocenić co się od tego czasu zmieniło a w jakich aspektach temat nie drgnął ani o minimetr.
https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:q3H1_u9WgcEJ:https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/Dokumenty_elektroniczne_w_podmiotach_publicznych.pps+&cd=1&hl=pl&ct=clnk&gl=pl

http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:DcgqHUO6lrEJ:www.bialystok.uw.gov.pl/NR/rdonlyres/6FFACC44-159F-4B97-8073-D32B083CEB24/0/KazimierzSchmidt.ppt+&cd=5&hl=pl&ct=clnk&gl=pl

[luke]

08 grudnia 2016 roku odbyła się publiczna prezentacja założeń projektu w siedzibie Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej Instytut Badawczy.
W załączniku zamieszczam protokół z prezentacji publicznej ?aplikacje.gov.pl ? platforma EZD?.

16 stycznia br. projekt będzie omawiany na Komitecie Rady Ministrów ds. Cyfryzacji. Na stronie KRMC http://krmc.mc.gov.pl/krm/materialy-na-posiedzeni/materialy-na-posiedzeni/3374,Ministerstwo-Cyfryzacji.html można się zapoznać z materiałami na posiedzenie, tj.:
opisem założeń projektu
uwagami z konsultacji dokumentu, m.in. NDAP, MSWiA, MF, GIODO, etc.

W innym wątku rozmawialiśmy kiedyś o liczbie potencjalnych użytkowników EZD:
W protokole z prezentacji posłużono się takimi danymi:

grupy docelowe projektu oraz przedstawił liczbę potencjalnych użytkowników:
? urzędnicy administracji państwowej, 479 500 potencjalnych użytkowników
? urzędnicy administracji samorządowej, 230 940 potencjalnych użytkowników

Rocznie administracja państwowa w Polsce przyjmuje i wysyła około 13 milionów dokumentów.
Jedynie 9% dokumentów przychodzących i 13 % wychodzących miało postać elektroniczną.
Tylko 32% urzędów administracji rządowej korzysta z Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją jako podstawowego trybu działania.

głównymi powodami niekorzystania z systemu EZD są:
? brak funduszy na wdrożenie systemu,
? nie jest to sprawa priorytetowa dla kierownictwa urzędu,
? obawa przed wprowadzeniem zaawansowanych rozwiązań informatycznych.
Systemy klasy EZD w administracji publicznej są różne, nieustandaryzowane, desktopowe, wiekowe, niejednolite, niezintegrowane.

i tak dalej, zachęcam do lektury, zwłaszcza opisu założeń projektu.

[luke]

Według słów Pani Ewy Perłakowskiej, na ostatniej konferencji w Poznaniu (sprawozdanie w podforum Promocja i edukacja), ponoć EZD RP jest 'projektowany' bez udziału archiwów, ale czy także bez archiwistów? Jeśli to prawda to może warto interweniować?

Skoro NDAP zgłosiła uwagi do projektu to chyba jednak z udziałem archiwów i pracujących w nich archiwstów 

[Jarek]

Zadania, o których mowa powyżej, mogą być realizowane w ramach elektronicznego
zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych,
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia
dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.
Nie istnieje na poziomie przepisów żaden jednolity standard dotyczący EZD i dzięki
realizacji Projektu taki standard zostanie opracowany.
Zauważyć przy tym należy, że art. 163 Konstytucji RP stanowi, że ?Samorząd terytorialny
wykonuje zadania publiczne niezastrzeżone przez Konstytucję lub ustawy dla organów
innych władz publicznych.?. Tak więc skoro obowiązek prowadzenie EZD wynika, z ustawy
to w tym zakresie gmina (jednostka samorządu terytorialnego) traci uprawnienie do
samodzielnego regulowania tej kwestii i musi się stosować do ustawy i wydanych na jej
podstawie rozporządzeń wykonawczych.

Czy autor/autorzy powyższych stwierdzeń nie słyszeli o rozporządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U.2006, nr 206, poz. 1518)?
Jaki znowu "obowiązek prowadzenia EZD"?

[luke]

Naczelna zgłosiła właśnie taką uwagę, cyt.
W analizie na s. 39 znalazł się zapis: ?Zauważyć przy tym należy, że art. 163 Konstytucji RP stanowi, że ?Samorząd terytorialny wykonuje zadania publiczne niezastrzeżone przez Konstytucję lub ustawy dla organów innych władz publicznych.?. Tak więc skoro obowiązek prowadzenia EZD wynika, z ustawy to w tym zakresie gmina (?)? co nie jest prawdą, bo żadna ustawa nie nakłada obowiązku stosowania EZD.

[Jarek]

No cóż, wygląda chyba na to że jeszcze trochę poużywamy EZD PUW i eDoka.

Z newsletterowych materiałów dotyczących tego projektu:

Zespół projektantów usługi elektronicznego zarządzania dokumentacją rozpoczął prace w lipcu. W ciągu 5 miesięcy rozrysował on schemat obowiązującego obecnie w Polsce systemu obiegu dokumentów analizując obowiązującą instrukcje kancelaryjne, istniejącego opracowania na ten temat i dokumenty pozyskane od Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego i Ministerstwa Cyfryzacji. Mapa procedur była również na bieżąco konsultowana z urzędnikami.

Cały system został następnie podzielony na mniejsze segmenty, które będą po kolei analizowane, projektowane i testowane bezpośrednio z użytkownikami, czyli urzędnikami pracującymi na co dzień w danym obszarze obiegu dokumentacji. Prace nad segmentem kancelarii już trwają.

Odbywają się one zgodnie z metodologią Google Design Sprint, czyli intensywnych, trwających od 3 do 5 dni warsztatów, podczas których zespół projektantów na bieżąco wraz z testerami (urzędnikami znającymi dobrze procedury i praktyki) szczegółowo mapuje dany proces. W tym konkretnym przypadku w listopadzie badacze z Laboratorium EE wraz z urzędnikami z Ministerstwa Cyfryzacji, Urzędu Patentowego i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów przez 3 dni rozpracowywali specyfikę działania kancelarii. Na bieżąco określano momenty i procedury spowalniające prace, słabości i mocne strony istniejącej procedury. Stworzono również prototyp rozwiązania.

Przeprowadzone badania pokazały, że najistotniejszym problemem jest kwestia meta danych. Mimo, że wszystkie urzędy obowiązuje rozporządzenie w tej sprawie, w szczegółach sposób opisywania dokumentów się różni. Najważniejszym wyzwaniem badawczym jest więc obecnie odpowiedzenie na pytanie, czy różnica ta wynika z luki prawnej czy z różnicy w potrzebach poszczególnych urzędów.

O ile mnie pamięć nie myli, to wszystkie materiały niezbędne do tego "wyzwania badawczego" są dostępne na stronie NDAP, jeden tylko tekst wisi na stronie MC. Że jest jeszcze jedno rozporządzenie już wiedzą. Ciekawe, czy uda się im wiekopomnie odkryć resztę materiałów.

ps. W załączeniu dwa obrazki z prac zespołu, może im się jakaś karteczka odkleiła? 

[Kajka]

No cóż, wygląda chyba na to że jeszcze trochę poużywamy EZD PUW i eDoka.

Z newsletterowych materiałów dotyczących tego projektu:

Zespół projektantów usługi elektronicznego zarządzania dokumentacją rozpoczął prace w lipcu. W ciągu 5 miesięcy rozrysował on schemat obowiązującego obecnie w Polsce systemu obiegu dokumentów analizując obowiązującą instrukcje kancelaryjne, istniejącego opracowania na ten temat i dokumenty pozyskane od Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego i Ministerstwa Cyfryzacji. Mapa procedur była również na bieżąco konsultowana z urzędnikami.

Cały system został następnie podzielony na mniejsze segmenty, które będą po kolei analizowane, projektowane i testowane bezpośrednio z użytkownikami, czyli urzędnikami pracującymi na co dzień w danym obszarze obiegu dokumentacji. Prace nad segmentem kancelarii już trwają.

Odbywają się one zgodnie z metodologią Google Design Sprint, czyli intensywnych, trwających od 3 do 5 dni warsztatów, podczas których zespół projektantów na bieżąco wraz z testerami (urzędnikami znającymi dobrze procedury i praktyki) szczegółowo mapuje dany proces. W tym konkretnym przypadku w listopadzie badacze z Laboratorium EE wraz z urzędnikami z Ministerstwa Cyfryzacji, Urzędu Patentowego i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów przez 3 dni rozpracowywali specyfikę działania kancelarii. Na bieżąco określano momenty i procedury spowalniające prace, słabości i mocne strony istniejącej procedury. Stworzono również prototyp rozwiązania.

Przeprowadzone badania pokazały, że najistotniejszym problemem jest kwestia meta danych. Mimo, że wszystkie urzędy obowiązuje rozporządzenie w tej sprawie, w szczegółach sposób opisywania dokumentów się różni. Najważniejszym wyzwaniem badawczym jest więc obecnie odpowiedzenie na pytanie, czy różnica ta wynika z luki prawnej czy z różnicy w potrzebach poszczególnych urzędów.

O ile mnie pamięć nie myli, to wszystkie materiały niezbędne do tego "wyzwania badawczego" są dostępne na stronie NDAP, jeden tylko tekst wisi na stronie MC. Że jest jeszcze jedno rozporządzenie już wiedzą. Ciekawe, czy uda się im wiekopomnie odkryć resztę materiałów.

ps. W załączeniu dwa obrazki z prac zespołu, może im się jakaś karteczka odkleiła? 

Aż chce się powiedzieć, "a nie mówiłam?" Problem metadanych e kontekście dokumentacji elektronicznej i systemów EZD był odmieniany przez wszystkie przypadki na ostatnim zjeździe IFAR. Możemy mieć satysfakcję, że to co dostrzegli archiwiści zakładowi pracujący w systemie EZD PUW potwierdził wielce szanowny zespół projektowy.