Likwidacja jednostki organizacyjnej

[szycha]

Witam,
czy ktoś z koleżanek lub kolegów doświadczył likwidacji jednostki podporządkowanej? U nas urząd likwiduje jedną ze swoich jednostek, więc będziemy przejmować ich dokumentację ze składnicy. Jak to się u was odbywało? Sporządzaliście protokoły przekazania? Macie może jakieś wzory tychże protokołów, którymi moglibyście się podzielić? Jakieś uwagi? Dobre rady?

[EwelinaP]

My przejmowaliśmy kilka lat temu dokumentację jednostki podległej. Szczęście w nieszczęściu, że zdążyłam pojechać na kontrolę do tej jednostki. To był po prostu obraz nędzy i rozpaczy. Przeszkoliłam pracowników, jak mają przygotować dokumentację, jak stworzyć spisy (w gruncie rzeczy wyglądały jak spisy z-o, tylko z odpowiednimi nagłówkami). Osobno oczywiście spisy akt osobowych. Niestety nie był mnie przy przejęciu, bo byłam na dłuższym zwolnieniu. Rzucili mi wszystko na podłogę i tak leżało, dopóki nie wróciłam do pracy. Dlatego moja rada jest taka - trzeba kontrolować cały proces od a do z. Pracownik nadzoru z ap polecił mi także, abym stworzyła osobny wykaz spisów z-o dla zlikwidowanych jednostek. W praktyce wygląda to tak, że do numeru spisu dodaję literę "L" (od likwidacji  ). To chyba tyle.

[Foka]

Odświeżam temat.

Jakie dokładnie przepisy mówią o tym, że jednostka zlikwidowana powinna sporządzić spisy zdawczo-odbiorcze przekazywanej dokumentacji? Czy są jakieś wzory takich spisów?

Będę bardzo wdzięczna za pomoc, ponieważ sprawa jest pilna

Pozdrawiam

[Rovan]

Art. 6 UNZA żeby daleko nie szukać:

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

Przykładowe formularze spisów z/o znajdziesz na stronie kazdego AP:
https://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/formularz%20nr%202.doc

Oczywiście poza spisami jednostka powinna mieć równiez wykaz spisów.
https://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/formularz%20nr%207.doc

[paco1987]

Rozumiem, że zlikwidowane gimnazjum musi przekazać do AP dokumentację archiwalną, a do gminy jako organu prowadzącego dokumentację niearchiwalną.
Wie, ktoś z jakiego przepisu to wynika?

[inka]

Obowiązek przejęcia dokumentacji niearchiwalnej przez gminę, jeśli nie ma następcy prawnego a organem założycielskim lub sprawującym nadzór jest gmina, wynika z art. 5 unza oraz z par. 5 IA z 2011 r. Ale czy na pewno mają kat. A? Z reguły te jednostki nie są pod nadzorem.

[Jarek]

Likwidowane gimnazjum będzie miało jeszcze obowiązek przekazania dokumentacji przebiegu nauczania do organu sprawującego nadzór pedagogiczny.

[Aka]

Czy Waszym zdaniem powstanie nowej jednostki na bazie już istniejącej można podciągnąć pod likwidację? Sytuacja wygląda w ten sposób: z różnych jednostek gminy i wydziałów utworzono nowa jednostkę miejską, która kontynuuje zadania poprzedników. Pracownicy przechodząc do nowej pracy zabrali swoje segregatory z sobą. Niestety nie ma na to żadnych protokołów. W wielu przypadkach nie ma tez już tych pracowników.  Zostały po nich dokumenty w szafach i czy mogę je przejąć do az aktualnej jednostki? Czy to będzie osobny zespół? Czy może spróbować oddać archiwistom jednostek macierzystych, bo te nadal istnieją?